4.Формирование проектной группы и определение ее полномочий и обязанностей

Структура команды внедрения.

Внедрение системы осуществляет команда, в которую входят:

- Координационный комитет;

- Руководитель группы внедрения(руководитель проекта);

- Группа проекта.

Все они должны согласовать друг с другом свои действия, что позволит получить в итоге хорошо сбалансированный проект.

Функции координационного комитета:

1) Определение целей и путей развития проекта;

2) Контроль соответствия развития проектов запланированным срокам;

3) Утверждение необходимости в дополнительном выделении ресурсов (внутренние или внешние) под проект;

4) Использование своего влияния в целях устранения различных препятствий на пути развития проекта.

Руководитель проектной группы. Как правило, руководителем назначается технический директор и на срок осуществления проекта он освобождается от своих прямых обязанностей.

Требования к руководителю проекта:

1) 100% рабочего времени уделять руководству проекта;

2) Быть сотрудником компании, а не нанятым специально под проект;

3) Являться представителем операционного подразделения, глубоко вовлеченного во вседневную деятельность компании;

4) Быть самым лучшим из всех возможных кандидатов;

5) Являться сотрудником на предприятии длительное время;

6) Быть хорошим руководителем и уважаемым человеком.

Обязанности руководителя проекта:

- ведение проекта;

- создание сплочённой и работоспособной рабочей группы;

- устранение препятствий для реализации проекта

- повышение эффективности функционирования группы;

- создание и корректировка графика внедрения;

- сопоставление и дальнейшая корректировка бюджета проекта;

-представление корректировок бюджета и графика внедрения перед координационным комитетом и группой внедрения;

- помощь в определении требований и проблем процессов внедрения.

Проектная группа (группа внедрения).

Члены группы внедрения должны:

1) Решать, что наиболее приемлемо для данного предприятия и предлагать соответствующие корректировки бизнес-процессу предприятия;

2) Понимать слабые и сильные стороны их подразделения, с точки зрения персонала, и процессов при разработке процедур в своей функциональной области;

3) Иметь полномочия для изменения текущих процедур установки или изменения сферы ответственности подразделения.

Обязанности членов группы внедрения:

1) Брать полную ответственность за свою функциональную область;

2) Посещать все собрания, связанные с внедрением и принимать в них активное участие;

3) Понимать цели и способы их достижения в рамках своей функциональной области;

4) Разработать детальные процедуры на основе знаний, полученных в процессе обучения и на этапе тестирования;

5) Определить программные продукты, которые не поставляются вместе с системой, но применение которых необходимо в их функциональной области, а также все возможные изменения, которые могут понадобиться вносить в способы управления предприятием;

6) Участвовать в переносе данных в систему, а также быть ответственным за их достоверность в рамках своей функциональной области;

7) После окончания внедрения составить обзорный документ по своим функциям с целью выявления открытых вопросов.