8. Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе хозяйственной деятельности у предприятий возникает потребность в расчетах наличными деньгами, для чего персоналу выдают авансом наличные деньги, которые называют подотчетными суммами. Такие средства выдают только на строго определенные цели – на хозяйственные расходы, служебные командировки и на расходы, которые не могут быть оплачены из кассы или со счетов в банке.

Аванс под отчет могут получить только лица, указанные в специальном списке, который утверждается руководителем предприятия. Кроме того, подотчетная сумма может быть выдана работнику только при условии, что у него нет задолженности по предыдущей подотчетной сумме. В сроки, определяемые учетной политикой организации, подотчетное лицо обязано отчитаться за расходование полученных средств.

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем, т.е. и лица, с которыми работодателем заключены договоры гражданско-правового характера, если судом установлено, что этим договором фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем. Поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Направление работников в командировку осуществляется по приказу или распоряжению руководителя и оформляется выдачей командировочного удостоверения. Командировочное удостоверение может не выписываться, если командированный должен вернуться в день отъезда.

Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне убытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки делаются в каждом пункте. Отметки заверяются той печатью, которой обычно пользуется предприятие для засвидетельствования подписи должностных лиц, некоторые предприятия изготовляют специальные печати или штампы для отметок в командировочных удостоверениях. Срок командировки не ограничен.

Днем отъезда считается день отправления поезда, самолета, другого транспортного средства.

Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс в пределах сумм, которые необходимы на оплату проезда, расходов по найму жилья и суточных. Соответствующий расчет делают на обороте расходного кассового ордера.

В течение 3 дней по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и других фактических расходах на поездку.

Если работник по каким-либо причинам не может представить документы на проезд, ему может быть компенсированы расходы по минимальной стоимости проезда.

Расходы на проезд возмещаются командированному лицу в полном размере, включая расходы на предварительное приобретение билетов, оплату постельных принадлежностей.

К бухгалтерскому учету принимаются все суммы, подтвержденные соответствующими документами. Однако при расчете налога на прибыль расходами признаются суммы суточных в сумме не более 700 руб., расходы по найму жилья при отсутствии оправдательных документов – 12 руб.

Нормативы таких расходов периодически меняются по решению правительства. Расходы сверх установленных нормативов не относят на уменьшение налогооблагаемой прибыли.

При выдаче аванса на командировку делают бухгалтерскую запись:

Дт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт сч. 50 «Касса».

По возвращению из командировки по авансовому отчету производят списание подотчетных сумм по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на те счета, с которыми связана командировка:

- 07 «Оборудование к установке» – в случае приобретения оборудования;

- 08 «Вложения во внеоборотные активы» – по расходам на капитальное строительство и приобретение основных средств;

- 10 «Материалы» – по расходам на приобретение материалов;

- 20 «Основное производство» – по расходам соответствующих основных производств;

- 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» – на расходы общепроизводственного и общехозяйственного характера;

- 28 «Брак в производстве» – по расходам на исправление брака;

- 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» – по расходам ЖКХ, детских дошкольных учреждений и т.п.;

- 43 «Готовая продукция» – по расходам на приобретение готовой продукции;

- 44 «Расходы на продажи» – по затратам на реализацию продукции, товаров, работ, услуг.

Налог на добавленную стоимость по приобретенным за счет подотчетных сумм материальным ценностям, а также проездным билетам и оплате за гостиницу списывают:

Дт сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Чаще всего командировочные расходы списывают в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

В случае оправданного перерасхода командировочных расходов сумма перерасхода возмещается из кассы по дебету сч. 71 и кредиту сч. 50 «Касса». Если командированному лицу перечисляют деньги платежным поручением с банковского счета, то делают записи по дебету сч. 71 и кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», расходы по пересылке осуществляются за счет работодателя.

Неиспользованные подотчетные суммы подлежат возврату в кассу:

Дт сч. 50 «Касса»

Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если подотчетное лицо в положенные сроки не гасит задолженность, бухгалтерской справкой она может быть удержана из оплаты труда:

Дт сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,

или отнесена на счет недостач и потерь:

Дт сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

После получения объяснительной записки о причинах недостачи подотчетной суммы и согласия погасить недостачу, указанная сумма списывается на счет прочих расчетов с персоналом:

Дт сч. 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Не реальная к возмещению задолженность подотчетных лиц списывается по решению суда или по приказу руководителя:

Дт сч. 91-2 «Прочие расходы»

Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При направлении работника в командировку за пределы территории РФ командировочное удостоверение не оформляется, за исключением командировок в страны СНГ при условии, что в документах для въезда в эти страны и выезда из них пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы;

• установлен открытый перечень расходов, возмещаемых при загранкомандировках, в него включены сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта, расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

• установлено, что при следовании работника с территории России дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при обратном следовании дата пересечения российской госграницы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

На счет расчетов с подотчетными лицами относят также денежную выручку, полученную продавцами в ларьках, магазинах и на рынках от продажи сельскохозяйственной продукции. Выданную для продажи продукцию списывают по учетным ценам на основании лимитно - заборных карт, накладных внутрихозяйственного назначения на счет продаж:

Дт сч. 90 «Продажи»

Кт сч. 43 «Готовая продукция», 10 «Материалы»,

а предстоящую выручку ценам реализации относят под отчет продавцу:

Дт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт сч. 90 «Продажи».

Сданную выручку приходуют:

Дт сч. 50 «Касса»

Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На этот же счет относят задолженность зав. столовой за проданные блюда, стоимость которых по ценам продажи списывают:

Дт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт сч. 90 «Продажи».

После сдачи выручки в кассу. Подотчетная сумма списывается:

Дт сч. «Касса»

Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» относят расходы на служебные перемещения руководителей и специалистов организации. Суммы расходов списывают на общехозяйственные расходы с одновременным возмещением понесенных расходов перемещаемому лицу:

Дт сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт сч. 50 «Касса».

Через подотчетных лиц могут быть оплачены расходы по предотвращению или ликвидации чрезвычайных ситуаций:

Дт сч. 91-2 «Прочие расходы»

Кт сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Синтетический учет по счету 71 при ручном ведении учета ведут в журнале-ордере № 7 и Главной книге. В том же журнале-ордере ведут и аналитический учет по расчетам с каждым подотчетным лицом.

Записи в журнал-ордер делают на основании кассовых ордеров, авансовых отчетов, расчетно-платежных ведомостей, бухгалтерских справок и листков-расшифровок. Этот регистр может использоваться в течение квартала, полугодия, года. В конце месяца по каждому подотчетному лицу выводят остаток по расчетам, на последней странице делают записи по расшифровке расходов на командировки и другие нужды за истекший месяц.