13.Значення і види контролю виконання документів

Контроль по суті — це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи або відділу) або спеціально уповноважена особа. Відповідальність за правильне й своєчасне вирішення питань, відбитих у документах, несуть керівники структурних підрозділів і співробітники, яким доручене виконання документа. Виконавець, як правило, вказується в резолюції керівника на документі або визначається відповідно до розподілу обов'язків в організації (фірмі). Якщо в резолюції керівника зазначено декілька виконавців, відповідальною за виконання документа й відповідно організуючою його виконання є особа, зазначена в резолюції першою.

Контроль виконання містить у собі кілька послідовних етапів:

• постановку документів на контроль;

• перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;

• попередню перевірку й регулювання ходу виконання; о облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.

Контроль виконання, як правило, ведеться на декількох рівнях:

• формалізований контроль своєчасного виконання;

• контроль відповідності форми створюваних документів їхньому змісту;

• контроль відповідності застосовуваних уніфікованих форм і бланків діючим нормативам і зразкам;

• контроль відповідності рівня й форми посвідчення кожного документа, відповідності підписів їхнім розшифровкам;

• контроль відповідності всіх екземплярів на ідентичність; о контроль, що включає аналіз суті й повноти виконання доручень, завдань, відповідей на запити.

Контроль входить в обов'язкові посадові обов'язки не тільки керівників всіх рангів, але й, при великому обсязі контрольних документів, спеціального контрольного підрозділу.

Основними завданнями підрозділу (групи) контролю виконання є:

о відстеження ходу й фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають досить важливе значення, зафіксованих вказівок керівництва;

о узагальнення відомостей, одержуваних в ході відстеження процесу й результатів виконання, і доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;

о вироблення пропозицій по прискоренню документопотоків і зміцненню виконавської дисципліни.

Основними видами контролю є поточний і попереджувальний контроль.

Під поточним контролем розуміють щоденну підготовку відомостей про документи, строк виконання яких минає сьогодні. Поточний контроль здійснюється шляхом щоденної перевірки ходу виконання документа й нагадування виконавцеві про витікання строку виконання й необхідності завершення роботи над документом. Відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня, виявляють і становлять список документів, строк виконання яких минає сьогодні.

Поточний контроль допомагає скласти план роботи на день. Він відразу показує, які справи повинні бути завершені сьогодні (вирішення питання на засіданні, підписання документа, відправлення факсу й т.д.). Тому контроль за строками виконання документів - це функція, що передбачається обов'язково в посадовій інструкції секретаря керівника. Щодня виявляючи документи, строк виконання яких минає, секретар з'ясовує можливість своєчасного вирішення питання, а у випадку зриву строків - доповідає про це керівникові.

У ході попереджувального контролю складаються зведення й попереджаються виконавці по документах, строк виконання яких минає через 2— З дні. Співробітник має ще час для вирішення питання.

Дуже важлива форма проведення контролю. Тільки орієнтація контролю на допомогу співробітникам в організації їхньої роботи, а не на виявлення недоліків, прагнення допомогти, нагадати, а не викрити можуть забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.

Систематична перевірка виконання, уміло й коректно проведена співробітником, що тактовно нагадує, що документ потрібний у строк, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання фірми й т.д., підкреслює необхідність даного працівника і його роботи.

До підсумкового контролю відносять аналітичну роботу з узагальнення виконавської дисципліни й результатів роботи співробітників підрозділу або організації в цілому. Підсумковий контроль проводиться співробітниками (службою), відповідальними за контроль виконання, або секретарем фірми із заданою періодичністю (щотижня, щомісяця, щокварталу). Фактично він являє собою аналітичне узагальнення документообігу, виконавської дисципліни в організації (фірмі) і її структурних підрозділах, дає уявлення про роботу організації в цілому. Результати наступного контролю знаходять висвітлення в підсумкових кількісних і облікових зведеннях стану виконання завдань, тобто контрольованих документів. Підсумковий контроль в обов'язковому сполученні з попереджувальним контролем є засобом забезпечення вирішення виробничих і комерційних завдань і в той же час стимулюючим фактором підвищення дисципліни службовців.

Формою контролю є періодичне складання узагальнюючої звітності по документах організації (фірми). Це дозволяє керівництву знати, чим займається той або інший співробітник (підрозділ) і як складаються справи по конкретному напрямку діяльності.