27…Основні правила організації документообігу в установі

Документообіг - складний технологічний процес, що характеризується різними параметрами, пов'язаними з процесами документування і зі всією діяльністю організації.

Організація документообігу включає всі операції по прийому, передачі, складання, узгодження, оформлення, засвідчення і відправки документів.

Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки до підшивки в справу, і час, який витрачається на проходження документів з цього маршрутом.

Головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш коротким і прямим маршрутом з найменшими витратами часу.

При організації руху документів необхідно виконання наступних правил:

• максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій по обробці документів і управлінських ланок, не обумовлених діловою необхідністю);

• виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування та узгодження та тощо);

• максимальне однаковість у порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.

Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій, ефективного використання коштів оргтехніки і персоналу.

Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:

• прямоточності напрямки документопотоків, виключення дублюючих і повторних операцій за підготовки та обробки документів;

• ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаження спеціалістів апарату управління, так і служби діловодства.

Розроблена чітка система послідовних операцій з документами: 1)Приймання вхідних документів; 2)Попередній розгляд документів; 3)Реєстрація документів; 4)Подання на розгляд керівнику; 5)Прийняття рішення керівником та направлення його для виконання; 6)Контроль виконання документів; 7)Формування документів у справі; 8) Використання документів у довідеово-інформаційній роботі; 9)Визначення термінів зберігання документів: * передання в архів; *подальше використання; *знищення документів.

Вимоги до раціоналізації організації документообігу: 1) Прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до утримувача; 2)Виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділ або виконавця;3) Дотримання принципу паралельності – у разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.

Реєстрація документів - це запис необхідних відомостей про документи з позначкою на них індексу та дати реєстрації. Мета реєстрації - забезпечення обліку, контролю за виконанням та оперативності пошуку документів.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ має бути зареєстрований лише раз.

Всі документи залежно від призначення поділяються на вихідні (якщо скеровані до іншої організації), вхідні (якщо надходять з інших установ) та внутрішні (якщо підготовляються, оформляються та використовуються чи виконуються в межах організації).

Обов’язковими реквізитами реєстрації є:

назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; дата надходження документа в організацію; заголовок або стислий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

відповідальний виконавець; термін виконання;

позначка про виконання.

Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.

При формуванні справ слід дотримуватись таких вимог:

• документи різних термінів зберігання формуються в різні справи;

• статут організації та інші установчі документи формуються в окрему папку;

• контракти організації поділяються на дві групи, що зберігаються в різних справах (перша група - комерційні контракти; друга - трудові контракти з працівниками);

• накази щодо виробничої діяльності формуються окремо від наказів по особовому складу;

• особові справи, особові картки формуються за алфавітом прізвищ співробітників організації;

• документи обмеженого доступу з грифом «KT» або «Конфіденційно» формуються окремо від решти документів.