Раздел 2. Кадровая документация и организация кадрового делопроизводства

Тема 2.1. Кадровая документация

Студент должен знать требования, предъявляемые к кадровой документации, уметь оформлять все виды кадровой документации.

Кадровая документация (документация по личному составу) – это широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы: организационно-распорядительные документы, персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические.

План изучения темы

Номер контрольного вопроса	Контрольные вопросы
38	Понятие и классификация кадровой документации
39	Организационные документы кадровой службы
40	Документы по подбору и расстановке личного состава
41	Порядок составления и оформления приказов по личному составу
42	Учетные документы, их характеристика
43	Личные документы работников предприятия. Трудовая книжка.
44	Порядок учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Дубликат трудовой книжки.
45	Документация по воинскому учету и бронированию.
46	Номенклатура дел и их оформление
47	Хранение и использование кадровых документов

Методические указания

При изучении данной темы следует учесть, что в состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор;

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

- личная карточка (форма № Т-2);

- учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма № Т-8);

- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);

- личные заявления работников предприятия;

- графики отпусков;

- акты;

- докладные записки, а также другие документы.

Классифицировать документы можно по различным основаниям. Например, по срокам их действия; по органам, их издавшим; по кругу регулируемых вопросов; по категориям лиц, на которых они распространяются. Кадровую документацию принято классифицировать по кругу вопросов ею регулируемых. Так, на предприятии, учреждении существуют следующие группы документов по работе с кадрами.

1. Организационные документы кадровой службы:

а) Положение о персонале предприятия. В нем отражаются вопросы организации работы предприятия, оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации и т. п. Положение о персонале предприятия обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается директором предприятия.

б) Структура и штатная численность. В этом документе определяются все структурные подразделения предприятия, должности, требующиеся в каждом подразделении, и количество работников.

в) Штатное расписание. Этот документ распределяет численный и должностной состав предприятия с указанием месячного фонда заработной платы.

г) Должностная инструкция – это документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. Этот документ разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается руководителем предприятия. При ознакомлении с инструкцией работник ставит свою подпись и дату. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.