4. Управління за відхиленнями

Іще одним прийомом діяльності є управління за відхиленнями.

Управління за відхиленнями - це система діяльності, заснована на виявленні і доведенні до відома керівника тільки тієї інформації, яка обов'язково вимагає його особистої уваги. Для цього відповідно вся інформація поділяється на дві частини: питання, якими може займатися тільки керівник, і питання, з якими може справитися і підлеглий.

В основі управління за відхиленнями лежить система нормативів стандартів діяльності фірми, що складаються відповідно до реальних умов і прогнозу на майбутнє. На їхній базі формуються критерії і відхилення від планів (нормативів, стандартів), що допускаються і якими варто керуватися при прийнятті рішень.

Постійне спостереження за поточним станом справ дозволяє виявити відхилення від норми стандартів і на основі зіставлення з фактичним становищем прийняти рішення про необхідні дії для відновлення контролю над подіями чи коректуванню самих нор­мативів у зв'язку зі зміною обстановки.

Відхилення в процесі досягнення намічених цілей можуть виникати:

• внаслідок невизначеності майбутнього і виникнення ситуацій, які просто важко собі уявити;

• через ігнорування можливості настання тих чи інших подій, про які добре відомо;

• через помилки виконавців, викликані як їхньою некомпетентністю (відсутністю необхідних знань, досвіду чи втомою), так і несумлінністю, злочинною недбалістю і т.п.;

• через зовнішні причини, що не залежать від виконавців.

Для адекватної реакції на відхилення їх необхідно "розсортувати" за термінами, ресурсами, кількісними і якісними характе­ристиками. При цьому керівник може почати наступні види ко­ригувальних дій:

• залишити все, як є, якщо відхилення не грозять катастрофічними наслідками, можливо, все втрясеться саме собою;

• доручити підлеглим зайнятися виправленням становища в оперативному порядку, якщо ситуація не дуже серйозна;

• самому прийняти важливе управлінське рішення, засноване на глибокому аналізі причин і наслідків.

Застосування методу управління за відхиленнями, як і за контрольними точками, дозволяє керівникам зосередитися на деяких найбільш важливих проблемах, не розтрачувати даремно свої си­ли і здібності, не бути "прив'язаним" до свого робочого місця. Воно скорочує кількість прийнятих рішень, підвищує їхню обґрунтованість, дозволяє відвернути помилки, що мали місце в минулому. Цей метод дає можливість ефективно використовувати найбільш кваліфіковані кадри й уникати незапланованих ситуацій і дій.

управління за відхиленнями ґрунтується на ряді принципів, які необхідно враховувати при впровадженні цього методу в практику:

• виробленні довгострокової стратегії, що базується не на "життєвій мудрості" менеджера, а на документально підтверджених фактах й умінні відрізнити головне від другорядного;

• звільненні від забобонів і делегуванні підлеглим значної частини повноважень;

• прагненні керівника до співробітництва з підлеглими;

• використанні управління за відхиленнями для постійного підвищення кваліфікації підлеглих.