11.2. Документационное обеспечение управления

Основные задачи, организация, нормативная и правовая база документационного обеспечения

Важность документационного обеспечения управления и управленческой деятельности подтверждена созданием Государственной системой документационного управления (ГСДОУ), призванной обеспечить должную эффективность управления организациями, а также правовую защищенность действующих организационных структур.

Успешное управление таможенной деятельностью предполагает наличие необходимой информации о целях, задачах, состоянии и обеспечении ресурсами, а также об условиях, влияющих на возможность выполнения задач и достижение целей. При этом информация имеет широкий спектр как по важности, объему, так и необходимости ее документирования, т.е. закрепление информации на материальном носителе (бумаге, магнитной ленте и т.д.). Поэтому документационное обеспечение как наиболее важный вид информационного обеспечения управленческой деятельности с одной стороны позволяет документально закреплять соответствующую информацию, с другой стороны своевременно и полно обеспечивать информацией работу органов управления необходимой информацией.

Содержание документационного обеспечения управленческой деятельности определяется решаемыми при организации и осуществлении задачами, а также соответствующими мероприятиями в процессе деятельности органов управления.

Основными задачами документационного обеспечения управленческой деятельности согласно его предназначению и целям являются:

• документальное закрепление управленческой информации, подлежащей учету и хранению;

• предоставление органам управления необходимой информации согласно их функциям и задачам;

• организация и осуществления движения документов (документооборота) в управленческом процессе.

Применительно к этим основным задачам, а также к другим задачам, возникающим при осуществлении документационного обеспечения управленческой деятельности, выполняется комплекс следующих мероприятий:

• разработка документов, закрепляющих управленческую информацию;

• рассылка документов в таможенные органы и организации и их учет;

• доведение документов до органов управления и должностных лиц;

• продвижение документов по инстанциям и исполнителям;

• контроль исполнения документов;

• хранение документов как текущее (оперативное) в течение их производства, так и архивное.

Документационное обеспечение управленческой деятельности должно организовываться и осуществляться на основе принципов управленческой деятельности, трансформируемых с учетом целей, задач и специфики документационного обеспечения этой деятельности. Оно должно стоится на общих принципах: на принципе обеспечения его оперативности и своевременности при одновременном соблюдении принципа адекватности и достоверности документируемой информации; принципе оптимальности (рациональности) документированной информации. Все вместе эти принципы определяют основу документационного обеспечения управленческой деятельности.

Несколько иную область управленческой деятельности, а именно работу с документами, определяют принцип стандартизации и унификации документированной информации и принцип ее учета и сохранности.

Перечисленные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности не исчерпывают всей их совокупности, кроме них выделяют и другие, специальные принципы документационного обеспечения управленческой деятельности, например, принцип построения информационно-справочной работы в организации, организации регистрации документов и др. В своей совокупности эти принципы определяют, каким образом осуществлять документационное обеспечение управленческой деятельности, чтобы достигались его цели и выполнялись его задачи; их выполнение на практике позволяет судить о качественной стороне документационного обеспечения. На основе этих принципов сформулированы основные требования к организации и осуществлению документационного обеспечения.

Из принципа оперативности и своевременности документационного обеспечения вытекает требование оперативности разработки соответствующих документов и своевременности обеспечения ими органов управления. Однако этого недостаточно, так как принцип адекватности достоверности документационной информации определяет такое требование к документационному обеспечению, согласно которому документы должны содержать только ту информацию, для закрепления которой предназначен тот или иной документ, и эта информация в достаточной мере должна отвечать действительности, т.е. быть достоверной.

На принципе оптимальности (рациональности) документирования информации основывается требование того, что документированию должна подлежать информация, необходимая и достаточная для обеспечения управления в конкретных условиях, отвечающих характеру деятельности организации и ее органов управления.

Организация документационного обеспечения управленческой деятельности как функции строится в рамках Государственной системы документационного обеспечения управления и не основе ее положений, устанавливающих цель, правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления и требования, с учетом которых оно должно осуществляться, состав управленческих документов, правила унификации и стандартизации документов и их оформления, а также организацию работы с документами при их разработке, в процессе их движения и заканчивая подготовкой к передаче в архив.

Рассматривая организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в функциональном аспекте, необходимо выделить следующие ее составляющие, являющиеся прерогативой соответствующих высших и вышестоящих организаций:

• упорядочение создания документов с установлением соответствующих полномочий организаций различного уровня;

• систематизацию документов и их унификацию;

• установление и закрепление единых форм документов и единых требований к их реквизитам;

• организацию экспедиции документов с целью своевременной их доставки по назначению.

Кроме того, организация документационного обеспечения управленческой деятельности в каждой организации, независимо от ее уровня, предполагает:

• упорядочение обработки поступающих или создаваемых в организации документов и их движения до завершения исполнения или сдаче в дело;

• создание информационно-поисковой системы по документам организации;

• организацию контроля исполнения документов;

• организацию подготовки документов к передаче в архив;

• совершенствование работы с документами, в том числе путем применения средств механизации и автоматизации.

Структурную организацию документационного обеспечения управленческой деятельности отражает так называемая служба документационного обеспечения управления, представляемая в таможенных органах соответствующими структурами, выполняющими функции этого вида информационного обеспечения.

Нормативно-правовую базу делопроизводства создает и закрепляет совокупность нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок и правила создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также структуру, функции, штаты, техническое обеспечение службы делопроизводства и некоторые аспекты ее работы. Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

• законодательные акты Российской Федерации, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, а также правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

• государственные стандарты на документацию, определяющие унифицированные системы документации;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• государственную систему документационного обеспечения управления, определяющую основные требования к документам и службам документационного обеспечения; технической информационной совместимости; качеству деятельности, работ, услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии; единству измерений; экономии всех видов ресурсов.

Основная цель ГС ДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий для сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Основные положения охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы ДОУ. Раздел «Документирование управленческой деятельности» содержит положения, определяющие состав управленческих документов, основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации документов, оформления реквизитов, а также общие требования к составлению текстов документов. Раздел «Организация работы с документами» устанавливает принципы и порядок организации документооборота учреждения, построения документов к передаче в архив на хранение.

Руководство отделом документационного обеспечения

Начальник отдела документационного обеспечения осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате таможенного органа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива.

Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника таможенного органа. Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику таможенного органа. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:

• положением о таможенном органе и отделе документационного обеспечения;

• приказами, распоряжениями, инструкциями ФТС России и таможенного органа;

• типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

• должностной инструкцией.

Начальник отдела взаимодействует:

• с руководителями структурных подразделений таможенного органа и подведомственных ему таможенных органов по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству таможенного органа документов, использования служебной информации;

• с юридическим отделом по вопросам подготовки пректов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;

• со службой материально-технического обеспечения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

• с региональным отделом ГНИВЦ по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

Управленческие решения начальника отдела документационного обеспечения

Начальник отдела имеет право:

• контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;

• возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

• осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах;

• подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела;

• вносить руководству таможенного органа предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа, подведомственных таможенных органах;

• давать указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела;

• требовать своевременного и качественного их выполнения;

• вносить руководству таможенного органа представления о назначении сотрудников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

Начальник отдела несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую его работы, своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства таможенного органа.

Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном органе, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения.

Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:

• обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;

• обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа;

• обеспечивать организацию контроля своевременного исполнения документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

• обеспечить соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

• осуществлять контроль организации документационного обеспечения и методического руководства работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органов;

• обеспечить единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;

• принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

• разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства в таможенном органе и организовать разработку сводной номенклатуры дел таможенного органа;

• осуществлять контроль деятельности архива таможенного органа;

• участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа;

• организовывать регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган;

• принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации;

• планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа;

• разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела.

В случае проведения межведомственного совещания копии протокола направляются в соответствующие федеральные органы исполнительной власти и организации, а также в заинтересованные структурные подразделения.

Копии протокола совещаний у руководителя (заместителя руководителя) ФТС России рассылаются исполнителям ( в том числе заинтересованным федеральным органам исполнительной власти), а также другим руководителям структурных подразделений и должностным лицам.

Контроль исполнения поручений, содержащихся в протоколе оперативного совещания у руководителя ФТС России, осуществляется структурным подразделением, ответственным за проведение совещания, или секретариатом заместителя руководителя ФТС России.

Работа с обращениями граждан и организаций в ФТС России, контроль за исполнением поручений

Акты ФТС России, а также резолюции (поручения) руководителя (заместителя руководителя) ФТС России по рассмотренным документам оформляются и рассылаются Управлением делами исполнителям.

Управление делами ФТС России обеспечивает регистрацию, принимает организационные решения по порядку выполнения поручения в день его поступления вне зависимости от порядка поступления в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

Головной исполнитель подготавливает проект документа с учетом представленных соисполнителями предложений в соответствии с инструкцией по делопроизводству и представляет его в установленном порядке на подпись Руководству ФТС России.

ФТС России исполняет поручения Президента РФ, Председателя Правительства РФ, заместителей Председателя Правительства РФ и руководства Аппарата Правительства РФ, в том числе содержащиеся в актах и протоколах заседаний и совещаний, а также по исполнению запросов депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ, обращений граждан, относящихся к ее компетенции.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители ФТС России и структурных подразделений.

Контроль сроков исполнения поручений осуществляют Управление делами и отделы документационного обеспечения (ответственные за делопроизводство) структурных подразделений ФТС России.

Контроль рассмотрения поступивших в ФТС России документов прекращается на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке ответа заявителя.

В ФТС России рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан и организаций (далее – обращения граждан), а также ходатайства а их поддержку по вопросам сфер деятельности, порядка исполнения государственных функций и оказания государственных услуг, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

При необходимости орган государственной власти, член Совета Федерации или депутат Государственной Думы, направившие обращение гражданина, а также ходатайствующая организация информируются о результатах рассмотрения обращения.

Руководитель ФТС России обеспечивает учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан и организаций.

Руководители структурных подразделений ФТС России по итогам анализа обращений подготавливает предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области нормативного регулирования.

Управление делами осуществляет регистрацию, контроль исполнения, обобщает результаты рассмотрения обращений граждан.

ФТС России исполняет поручения Президента РФ, Председателя Правительства РФ, заместителей Председателя Правительства РФ и руководства Аппарата Правительства РФ, а также поручения, содержащиеся в актах и протоколах заседаний и совещаний, а также по исполнению запросов депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ, обращений граждан, относящихся к ее компетенции.

Руководитель ФТС России, на которого возлагается исполнение поручений, несет персональную ответственность за качество и своевременность представления материалов для доклада Президенту РФ, Председателю Правительства РФ и Заместителю Правительства.

В соответствии с Регламентом Правительства, утвержденного постановлением Правительства РФ от 01.06.2004 г. № 260 «О регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации поручения, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

В случае доработки ФТС России рассмотренных на заседании Правительства проектов актов такая доработка осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства в срок до 10 дней, если в поручении специально не установлен иной срок.

Если срок исполнения поручения не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители ФТС России и структурных подразделений.

Контроль сроков исполнения поручений осуществляют Управление делами и отделы документационного обеспечения (ответственные за делопроизводство) структурных подразделений ФТС России.

В случае если ФТС России является головным исполнителем поручения, Управление делами прекращает контроль на основании:

• исполнения поручений;

• принятия (утверждения) соответствующего акта, разработка которого поручалась ФТС России (на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений);

• информации, поступившей из Администрации Президента РФ или Аппарата Правительства РФ, о соответствующем решении, принятом Президентом РФ (в отношении поручений Президента РФ), Председателем Правительства, Заместителем Председателя Правительства, Руководителем Аппарата Правительства РФ (в отношении поручений Председателя Правительства или Заместителя Председателя Правительства);

• соответствующей резолюции заместителя руководителя ФТС России (в отношении поручений заместителя руководителя ФТС РФ);

Контроль рассмотрения поступивших в ФТС России документов прекращается на основании документированной информации соответствующих структурных подразделений о направлении в установленном порядке ответа заявителям.

Управление делами ежедневно представляет руководителю ФТС РФ, заместителям руководителя ФТС РФ и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем ФТС России.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители ФТС РФ и структурных подразделений.

Контроль сроков исполнения поручений осуществляют Управления делами и отделы документационного обеспечения (ответственные за делопроизводство) структурных подразделений ФТС РФ.

Таким образом, четкая организация документооборота, грамотная подготовка, своевременное и качественное исполнение принятых решений – залог высокой эффективности управленческой деятельности, высокого авторитета таможенных структур, доверия к ним со стороны участников ВЭД.

Делопроизводство – это не просто техническая работа по учету, своевременному докладу документов начальнику и их хранению. Это своеобразный процесс производства, система организационного, информационно-аналитического, правового, ретроспективного и прогнозного обеспечения управленческого труда. Невозможно представить руководство таможенными органами без получения, хранения и обработки информации, без подготовки постановлений, приказов и распоряжений, без архива и библиотеки. делопроизводство представляет собой своеобразную систему управленческого организма, оно интегрирует и превращает в единое органическое целое процесс разработки, оформления в соответствии с установленными стандартами, учета прохождения документов и исполнения намеченных поручений, хранения и уничтожения в соответствующие сроки бумаг, а также поисково-справочные, информационно-аналитические работы и отчетные процедуры.

Резюме

Таможенная система во всех ее проявлениях – институт, организация (таможенный орган, структурное подразделение таможенного органа), технология деятельности таможенного органа, таможенные услуги, таможенный персонал – представляет собой сложный объект управления.

Известен достаточно широкий спектр подходов, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления. Таможенный менеджмент в полном объеме опирается на принятую методологию, вариативно используя ее в зависимости от особенностей таможенной системы и характера решаемых проблем.

Применительно к таможенной практике в последние годы все более широкий интерес вызывает процессный, системный, ситуационный и наиболее активно развивающийся в настоящее время целостно-эволюционный (когнитивный) подходы.

Интеграция таких подходов предоставляет самые широкие возможности в решении проблем, возникающих в таможенном деле на любом уровне ее представления: институциональном, организационном, процессном, ресурсном или на уровне предоставляемых услуг – конечном результате деятельности. Роль интегратора выполняет целостно-эволюционный подход. Он объединяет в себе процессный, ситуационный и системный подходы на уровне формирования знаний о таможенных процессах и таможенной организации в целом.

Значительно возрастает роль маркетинга в успехе таможенного администрирования. Знание основ маркетинга и участие в реализации маркетинговых программ в ближайшем будущем должен входить в круг основных обязанностей руководителей всех уровней управления таможенными органами. Каждый руководитель должен вносить свой вклад в создание и обеспечение качества таможенных услуг, эффективно удовлетворяющих реальные и потенциальные потребности государства и участников ВЭД.

Представление государственных услуг в процессе таможенного администрирования должно основываться на нормах и принципах международных таможенных конвенций и соглашений, на международных стандартах качества (по типу стандартов ИСО 9000), а также на вовлечении участников ВЭД в процесс подготовки законодательных и нормативно-правовых актов. Информационное обеспечение управления рассматривается как связь информации с системами управления и управленческим процессом деятельности таможенных органов.

Вопросы для самопроверки

1. Укажите законы, принципы и методы управления.

2. Что представляют собой методологические подходы к управлению таможенной деятельностью?

3. Что представляет собой целостно-эволюционный подход к управлению таможенной деятельностью?

4. Что такое оперативно-тактическое и стратегического управление организационно-функциональной структурой таможенных органов?

5. Что представляет собой стратегическое управления таможенными органами?

6. Укажите обязанности, правомочия и ответственность таможенных органов.

7. Что такое «Стандартизация в обеспечении качества таможенных услуг. Метрологическое обеспечение»?

8. Что представляют собой Международные стандарты ИСО серии 9000 «Системы менеджмента эффективностью деятельности таможенных органов?

9. Укажите основные риски в управлении деятельности таможенного органа.

10. Что такое управление таможенной деятельностью на основе контролинга?

11. Укажите социально-психологические аспекты управленческой деятельности.

12. Что представляют собой Информационно-техническое и документационное обеспечение управления таможенной деятельности?