7.2. Формирование организационно-функциональной структуры таможенного органа

При анализе эффективности организационной структуры оцениваются следующие параметры:

• вертикальная целостность организационной структуры;

• соответствие функциональной и организационной структуры;

• иерархичность структурных подразделений:

• ограниченность числа подчиненных структурных подразделений;

• отсутствие двойной подчиненности;

• функциональная направленность;

• соответствие сложившейся практике;

• равномерность распределения загруженности;

• оптимальность взаимодействий;

• минимальное время транзакций.

Данные параметры являются основой оперативности и результативности деятельности, а также качества управления на разных уровнях таможенных органов.

Для оценки эффективности организационной и функциональной структуры в состав анкеты могут быть включены группы вопросов, представленные в табл. 7.2.1.

Эффективная функциональная структура таможенных органов должна предусматривать качественное исполнение всех возложенных на таможенные органы функций с наименьшими затратами.

Таблица 7.2.1.

Оценка эффективности организационной и функциональной структуры путем интервьюирования

№ п/п	Вопросы интервью	Опенка эффективности организационной и функциональной структуры
1	Специфика целей и задач структурного подразделения, а также выполняемых им функций, отсутствие дублирования функций	Соответствие организационно-функциональной структуры
2	Степень соответствия (с точки зрения респондента) реально выполняющихся функций положению о структурном подразделении: какие функции необходимо исключить из положения, переформулировать, передать другому подразделению либо уровню таможенных органов	Преемственность функций, отсутствие дублирования функций. «не-функций», агрегированных и однотипных функций
3	Наиболее «проблемные» процедуры (действия) структурного подразделения: трудоемких, требующих взаимодействия с внешними структурами и др.	Оптимальность взаимодействий, минимальное время транзакций, выполнение функции в рамках компетенции
4	Дополнительные полномочия, необходимые (с точки зрения респондента) для выполнения поставленных задач	Выполнение функции в рамках компетенции
5	Типовые взаимодействия с другими структурными подразделениями таможенного органа, а также между уровнями таможенных органов	Оптимальность взаимодействий, минимальное время транзакций
6	Другие проблемы неэффективности организационно-функциональной структуры таможенных органов, представленные респондентами

В основе формирования эффективной функциональной структуры таможенных органов можно выделить три базовых принципа:

1. Принцип декомпозиции функций - должен прослеживаться также и внутри таможенного органа по отношению к структурным подразделениям. Например, каждая функция, закрепленная в положении об РТУ. должна находить отражение в одном из положений о Службе РТУ. а затем в положении о Подразделении РТУ. Функция может не менять формулировку, может конкретизироваться и разделяться на две и более функции, может принимать более частный характер. Каждой функции таможенного органа в целом должна соответствовать одна или несколько функций определенного структурного подразделения таможенного органа.

2. Принцип отсутствия дублирования функций - важно избегать дублирования и пересечения функций. Например, не должно возникать ситуаций, когда одну и ту же функцию ФТС выполняют несколько структурных подразделений РТУ. Если полномочия и функция в Положении о ФТС сформулированы в достаточно общем виде, может проявиться пересечение при выполнении различных функций разными отделами РТУ. В связи с этим формулировки в Положении о ФТС должны быть достаточно четкими (с возможным их разделением на более частные функции).

3. Принцип отсутствия избыточности функций - процесс исполнения функции не должен быть очень сложным и требовать длительных согласований. Функция должна содержать одно действие и быть ориентирована на конкретный результат. Если для выполнения функции требуется выполнить несколько действий, направленных на достижение нескольких результатов, то это агрегированная функция, и она должна быть разделена на несколько составных частей. В то же время, если формулировки двух или более функций содержат формулировки выполняемых действий, относящихся к одному типу, либо имеют однотипный результат, то они могут быть объединены.

В первую очередь распределение функций между разными уровнями таможенных органов должно происходить на основе преемственности выполнения функций верхнего уровня организационной структуры таможенных органов на нижних. Так функциональная структура деятельности РТУ должна быть построена таким образом, чтобы выполнение функций РТУ приводило к решению задач, поставленных ФТС. Иными словами, необходимо организовать декомпозицию функций.

Таблица 7.2.2.

Оценка эффективности организационной и функциональной структуры путем анкетирования

№ п/п	Вопросы анкеты	Оценка эффективности организационной и функциональной структуры
1	Определение процента участия структурного подразделения в исполнении функций вышестоящего таможенного органа	Преемственность функций вышестоящего органа нижестоящему
2	Определение степени участия (полностью или частично) структурного подразделения функциональной структуры, отсутствие таможенного органа в выполнении функций данного таможенного органа	Соответствие организационной и функциональной структуры отсутствие дублирования функций, невыполняемости и неполной выполняемоемости
3	Выявление функционала структурного подразделения	Соответствие сложившейся практике, выявление функций, которые реально выполняются, но не зафиксированы в функциональной структуре
4	Выявление «проблемных» (по мнению респондента) функций	Выявление «не-функний», агрегированных и однотипных функций, выполнение функции в рамках компетенции
5	Выявление типовых взаимодействий структурного подразделения	Оптимальность взаимодействий, минимальное время транзакций
6	Загруженность штатного состава структурного подразделения	Выявление степени и причин загруженности служащих таможенных органов, показатели результативности деятельности служащих

Каждая функция, закрепленная в Положении о ФТС, должна находить отражение в Положениях о РТУ, о таможне и о таможенном посте. При переходе на нижестоящий уровень таможенных органов формулировка функции может не меняться, может конкретизироваться и разделяться на две или более функций, может принимать более частный характер. Важно, чтобы каждой функции вышестоящего таможенного органа соответствовала одна или несколько функций нижестоящего таможенного органа.

В то же время, если функция предполагает несколько исполнителей, должна быть явно определена роль (в формулировке функций) каждого структурного подразделения:

• основного исполнителя (с учетом предложений таможенного органа/органов или подразделения/подразделений);

• соисполнителя (готовит для основного исполнителя предложения).

Если при выполнении определенной функции фактически вся ответственность лежит на другом структурном подразделении (таможенном органе), являющемся ее основным исполнителем, в целях нивелирования излишних согласований она может быть исключена из положения о структурном подразделении (таможенном органе), являющемся соисполнителем функции.

Последовательная проверка существующей функциональной структуры таможенных органов на соответствие этим требованиям позволяет выявить отдельные элементы неэффективности в исполнении функций таможенными органами и их структурными подразделениями. В результате проведения такой проверки возможно сформировать предложения по оптимизации существующей функциональной структуры таможенных органов.

Оптимизация существующей функциональной структуры может включать как предложения по изменению набора функций (включение функций в типовое положение и исключение их из него) структурного подразделения (таможенного органа), так и предложения по переформулированию (уточнению, разделению, объединению) функций структурного подразделения (таможенного органа).

Если функция содержит несколько действий и результатов, это агрегированная функция, она должна быть разделена на несколько функций. Если несколько функций направлены на достижение одного результата, это однотипные функции, они должны быть объединены,

Особого внимание заслуживает соотношение функций, выполняемых структурным подразделением, и сферы его компетенции, не допускается включение в обязанности структурного подразделения исполнения функций, выходящих за рамки его компетенции.

Оптимизация структурно-функциональной работы в таможенных органах сопровождается организацией структурно-штатной работы, которая осуществляется на основе приказов и распоряжений ФТС.