3 Вопрос

Делопроизводство (основы документационного обеспечения управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование – процесс создания документа.

Система документирования – совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, формируемых в учреждении.

Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот.

Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.

Архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда РФ и других архивных документов.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Цели и задачи службы ДОУ

Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), дей­ствующая на правах самостоятельного структурного подразделе­ния, подчиненного непосредственно руководителю.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Служба ДОУ решает следую­щие задачи :

1. Организация и руководство, координация работ по ДОУ, контроль исполнения документов;

2. Формирование пакета предложений для улучшения работы с документами на основе современных информационных технологий;

3. Обеспечение единого порядка документирования;

4. Сокращение объема документооборота, количества форм документов;

5. Разработка и внедрение пакета нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ, современного программного обеспечения;

6. Разработка концепции системы ДОУ организации;

7. Повышение качества и оперативности управления на основе разработки рекомендаций по совершенствованию ДОУ структурных подразделений;

8. Организация правового обеспечения документирования: согласования, утверждения, подписания документов.

В соответствии с этими задачами служба ДОУ выполняет следующие функции:

- разработка положения о службе ДОУ, инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел;

- разработка, внедрение, корректировка и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- организация предварительного рассмотрения и подготовки документов к докладу и на подпись руководству;

- организация экспедиционной обработки и регистрации документов;

- создание основы информационной поисковой системы по документам организации;

- регулирование хода исполнения документов, контроль исполнения документов в установленные сроки;

- организация оперативного размножения документов, контроль за изготовлением излишних экземпляров документов;

- организация работ по совершенствованию ДОУ на основе оптимизации информационных связей;

- определение задач и уровня автоматизации, оценка и выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ);

- методическое руководство и контроль формирования и хранения дел структурными подразделениями;

- организация работы с обращениями граждан, анализ и подготовка информационных документов по итогам срокового контроля исполнения документов;

- организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, обеспечение взаимодействия оперативного хранения документов и работы ведомственного архива;

- разработка мероприятий и программ повышения квалификации работников службы ДОУ, организации рабочих мест т условий труда;

- сокращение трудозатрат на приобретение расходных материалов (бумаги, технических средств, канцелярских принадлежностей);

- анализ всех процедур работы с документами, бланков, требований к составлению и оформлению документов, порядка прохождения, визирования, пользования печатью.