3 Вопрос

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Регистрация документов – один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых – после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи. Регистрация – это фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Контроль исполнения документов – одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Выделяют контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения и ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут руководители структурных подразделений.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме – секретарь. Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Сроки исполнения могут быть указаны в документах, в резолюции, а также определены законодательством или отражены в инструкциях, разрабатываемых на предприятии.

В сроковом контроле можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

В ходе предупредительного контроля составляют сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения в целом. Итоговый контроль в сочетании с предупредительным является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля выступает периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности.

Существуют ручная сроковая картотека и автоматизированная система контроля.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и карточный ящик с 32 подвижными разделителями. Тридцать один разделитель – это числа месяца, а за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на персональном компьютере. Эта форма контроля позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и, таким образом, видеть загрузку каждого, а также увязать программу контроля с премированием сотрудников. Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, выступает составной частью комплексной программы автоматизации документооборота.