Тема № 7

«Понятие и структура организации работы с документами. Документооборот и учет объема документооборота»

1. Понятие документооборота. Документопотоки. Определение организации работы с документами.

2. Прием и первичная обработка документов. Предварительное рассмотрение и распределение документов.

3. Регистрация и учет поступающих в организацию документов. Контроль за исполнением документов.

4. Информационно-справочная работа. Отправка документов. Систематизация и текущее хранение дел.

1 Вопрос

Документационное обеспечение управления – важнейшая обслуживающая функция управления, нуждающаяся в тщательной и продуманной организации. Эту функцию выполняют специальные структурные подразделения, секретарь или специально назначенное лицо. Порядок работы с документами четко регламентируется, что находит отражение в государственной системе документационного обеспечения управления, в ГОСТе 6.38-97, а также в типовых инструкциях по делопроизводству.

В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда.

Причины роста объема документооборота подразделяются на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, усложнение процессов управления. Другими словами, возрастание или сокращение объемов документов связано с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

- бюрократизацию аппарата управления;

- незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов;

- неквалифицированное документирование распорядительной деятельности;

- несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения;

- отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования;

- отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач.

Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, выделяются как связанные с отдельной личностью, так и с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. От оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций. Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток складывается из: документов вышестоящих организаций, документов от подведомственных организаций, документов от несоподчиненных организаций, обращений граждан.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы.

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Технологическая цепочка обработки и движения документов делится на следующие этапы:

1. прием и первичная обработка документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. регистрация документов;

4. контроль исполнения документов;

5. информационно-справочная работа;

6. исполнение документов;

7. отправка документов;

8. систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Ниже рассмотрим более подробно этапы работы с документами.