1.3.Сущность коммуникационного процесса в организации

Формирование информации происходит на основе взаимодействия между различными сотрудниками организации, а также внешней средой. В основе управления информацией лежат коммуникации. Коммуникации, в отличие от информационного обмена, характеризуют непосредственный обмен информацией с учетом его специфики, включая и особенности участников информационного обмена. В результате коммуникации характеризуют непосредственно информационный обмен, включая различные способы взаимодействия между его участниками.

Управление организацией предполагает участие отдельных сотрудников. Одним из основных инструментов управления является передача получателям определенных сигналов либо посланий. Подчиненным передается информация об их действиях, необходимых для достижения организационных целей. Используя данные сообщения, руководитель осуществляет общее управление подчиненными, используя обратную связь. Эффективность управления зависит от способности руководителей эффективно передавать и получать сообщения для достижения их наиболее адекватного восприятия теми, кому они предназначены. Вследствие значимости эффективного обмена информацией для достижения организационных целей особое внимание в управлении уделяется коммуникациям¹⁵.

В процессе коммуникации сигналы либо послания о требуемых действиях от одного субъекта к другому и обратно. Субъектами могут выступать отдельные сотрудники, их группы, а также организация в целом. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется на основе передачи информации от одного лица другому в вербальной, устной либо письменной форме. Также возможен обмен информацией и в невербальной форме с целью получения желательного ответа. Во втором и третьем случаях речь идет об организационной коммуникации, иначе говоря, о том как, кем и когда посылаются сигналы в контексте групп и организации и как именно организовано получение обратной связи. Существующие в организации коммуникационные связи отражают ее действительную структуру, как следствие, задачей высшего руководства в данном случае является приведение в соответствие того и другого. Расхождение между утвержденной структурой и существующим в организации процессом коммуникации существенно снижает эффективность ее деятельности¹⁶.

Необходимо отметить, что коммуникация и информация представляют собой различные, но связанные между собой понятия. Информация характеризует содержательную часть посылаемого или получаемого сигнала, которая дает возможность придать им определенную значимость. Иначе говоря, информация выступает внутренней интерпретацией внешних событий.

Коммуникация включает в себя и то, что передается, и то, как данная информация передается. Для того чтобы коммуникация состоялась в межличностном варианте, необходимо, как минимум, наличие двух участников информационного взаимодействия. Коммуникация устанавливает требования к каждому из участников управленческого взаимодействия. В частности, эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания. Следовательно, коммуникация представляет собой обмен информацией, которая представлена в виде определенного набора кодированных сигналов, которые получатель в состоянии воспринять и интерпретировать. Организационная коммуникация характеризуется как специфический обмен информацией, который направлен на достижение организационных целей на основе регулирования руководителями действий подчиненных, а также осуществления связи с ними для контроля восприятия полученной информации. Значимость эффективной коммуникации для организации определяется следующими положениями:

- решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии между сотрудниками организации в рамках различных событий;

- межличностная коммуникация, возможно, является наиболее эффективным способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью¹⁷.

Характеристика процесса управленческой коммуникации представлена на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 – Процесс коммуникации¹⁸

Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Этап отправления включает в себя следующие шаги:

- отправитель информации проектирует и кодирует ее для передачи другим участникам информационного обмена. Выполнение данной роли начинается с формулирования значения передаваемого сообщения;

- кодирование представляет собой трансформацию предназначенного для передачи значения в послание либо сигнал, который может быть передан. Кодирование в коммуникационном процессе начинается с выбора системы носителей информации. Отправитель рассчитывает, что послание будет воспринято в соответствии с заложенным в него значением;

- послание посредством передатчика поступает в передающий канал, доводящий его до заданного адресата. Передатчиком может быть как сам сотрудник, так и техническое средство;

- канал выводит послание на приемник, который фиксирует получение данного послания по другую сторону канала. Если в ходе движения по каналу в послании меняются его носители либо формы, то прием считается не состоявшимся;

- получатель фиксирует получение послания. Также от него зависит и раскодирование данного сообщения в понятное и приемлемое для получателя значение;

- раскодирование включает восприятие сообщения получателем, его интерпретацию и оценку. Эффективная коммуникация устраняет причины для непринятия сообщения¹⁹.

Возможное искажение в значении сообщения связано с наличием в процессе коммуникации шума. Шум представляет собой любое вмешательство в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающее смысл сообщения. Источниками шума, вносящего определенные изменения в значение передаваемого сигнала, могут быть как средства коммуникационного процесса, так и организационные составляющие, такие как многоуровневость, масштаб управляемости, централизация, дифференциация и т.д. Данные факторы затрудняют точную передачу сигнала. Шум присутствует всегда. Следовательно, на всех этапах процесса управленческой коммуникации происходит определенное искажение значения передаваемого сообщения. Эффективность передачи сообщения означает снижение уровня шума до приемлемого уровня, за счет чего достигается возможность интерпретации сообщения получателем и выполнение им действий, которые предполагал отправитель сообщения²⁰.

Таким образом, коммуникация представляет собой обмен информацией, которая представлена в виде определенного набора кодированных сигналов, которые получатель в состоянии воспринять и интерпретировать. Организационная коммуникация характеризуется как специфический обмен информацией, который направлен на достижение организационных целей на основе регулирования руководителями действий подчиненных, а также осуществления связи с ними для контроля восприятия полученной информации.