4.Культура ділового писемного мовлення

Дієвість і ефективність будь-якого документа досягається за дотримання таких принципів:

• об’єктивність змісту;

• логічна послідовність викладу думок;

• повнота інформації;

• ясність, точність, лаконічність, переконливість у викладі інформації.

Вибір слів і словосполучень під час підготовки тексту документа має бути: а) вмотивованим і б) відповідати встановленим нормам.

1. Перевага надається книжним словам, які, як правило, однозначні й позбавлені емоційно-експресивних відтінків.

2. З-поміж термінів надається перевага тим, що питомі за походженням, або ж тим, що одержали міжнародне визнання: фінансові терміни, терміни бухгалтерського обліку, діловодства, зовнішньої торгівлі тощо (бланк, штраф, гриф, кредит ...).

3. З усталеним значенням і чітким діапазоном вживання застосовуються застарілі для загальнонародної мови словосполучення, типу дійти згоди, вважатися зразком, покладати відповідальність на ... .

4. Прагнення до економії зумовили частотність вживання у мові документів різних типів скорочень, які вже набули офіційного визнання: поштові скорочення слів, що позначають населені пункти; скорочення, вживані у планово-обліковій документації; скорочені назви офіційних установ, організацій, відділів; назви виробів, пристроїв; назви посад, учених ступенів і знань тощо (обл.., держбанк, главк, член-кор.)

Укладаючи документ, надають перевагу таким морфологічним ознакам: мінімальному вживанню прислівників, особових займенників; відсутності у мові документів вигуків; максимальному вживанню дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що забезпечує компактність викладу думок і унеможливлює його експресивність. (Про особливості вживання різних частин мови і їхніх граматичних форм (див.: 12, с. 151-160).

Досить рідко в мовній тканині документів уживаються питальні і окличні речення, перевага надається розповідним. Загальний зміст речення передається, як правило, прямим порядком слів. Використання ж непрямого порядку слів виправдане лише тоді, коли логічний наголос падає на присудок (тоді присудок уживається перед підметом).

Синтаксис документів характеризується:

1. „Нанизуванням” відмінків, тобто розміщенням кількох слів підряд в одному відмінку.

2. Уживанням інфінітивних конструкцій у текстах резолютивного змісту.

3. Переважним уживанням непрямої мови. До прямої мови звертаються тільки під час дослівної передачі тексту (цитування розпорядчих документів або законодавчих актів).

4. Розташування простих речень (предикативних частин) у межах складних має такі особливості: означальні підрядні вживаються після означуваного іменника; з’ясувальні підрядні – поряд із присудком; обставинні підрядні вживаються залежно від призначення: якщо треба наголосити на обставинах реалізації дії – перед головним реченням, якщо ж підрядне речення лише пояснює, посилює головну думку, то може бути розташоване й після головного.

5. Здатність передавати точні термінологічні значення, створювати потрібний офіційний колорит висловлення уможливлює вживання в мові документів „розщеплених” присудків, які стали стандартизованими (надати допомогу – замість допомогти, здобути перемогу – перемогти ...).