3. Нормативність писемного ділового мовлення

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення керівних функцій.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) – це науково впорядкований комплекс основних положень, норм і рекомендацій, які визначають і регламентують процеси діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документів і до здачі їх в архів.

У процесі діловодства беруть участь (більшою чи меншою мірою) всі працівники апарату управління: одні створюють документи, інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами в своїй практичній діяльності. Усе, що вирішується апаратом управління і втілюється потім у практичні справи, оформлюється документами.

Документ (лат. – „доказ”) – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумову діяльність людини.

Документ як носій інформації має правове і господарське значення, оскільки служить писемним доказом чогось, а також є джерелом різноманітних відомостей доповідного характеру.

Вимоги до документів:

1. Повинні видаватися повноважним органом або особою у відповідності з її компетенцією.

2. Не повинні суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам.

3. Повинні бути достовірними і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто ґрунтуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки.

4. Повинні укладатися за встановленою формою.

5. Мають бути бездоганно відредагованими і оформленими, тобто мають бути повноцінним джерелом інформації.

Документи групують за кількома ознаками:

1. За найменуванням: листи, довідки, заяви, звіти ...

2. За походженням: службові (офіційні) й особисті (приватні). Службові створюються в установах, організаціях, на підприємствах та службовими особами, які їх представляють, а особисті – окремими громадянами.

3. За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні. Внутрішні готуються, оформлюються і виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. Зовнішні – надходять до певної установи з інших установ, організацій чи підприємств.

4. За призначенням: розпорядчі, статутні, виконавчі, інформаційні.

5. За структурними ознаками: стандартні (регламентовані), нестандартні (нерегламентовані). Регламентовані – це такі, що укладаються за сталим зразком; нерегламентовані – вільні за формою і добором мовних засобів.

6. За способом викладу матеріалу документи поділяються на:

а). Документи, в яких можна заздалегідь передбачити і сформулювати лише окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра); сам же спосіб викладу (добір словосполучень і слів, будова речень, зв’язки між ними) залежить кожного разу від конкретного змісту того, що викладається, від ситуації, певних обставин ділового спілкування. Це документи з невисоким ступенем стандартизації.

б). Документи, в яких може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, що в них має реалізуватися думка, за винятком цілком конкретних відомостей. Це документи з високим ступенем стандартизації.

Стандартизація – це робота по встановленню й застосуванню правил з метою впорядкування діяльності в певній галузі на користь і за участю всіх зацікавлених сторін і, зокрема для досягнення загальної оптимальної економії, з дотриманням функціональних умов і вимог безпеки (див.: 12,с.48).

При складанні документів використовують, окрім слів, цифрові позначення, кількість яких у різних типах документів неоднакова.

Реквізит документа – це окремий, обов’язковий елемент, властивий кожному документу.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовних операцій, його підготовки, оформлення і виконання.

Формуляр документа – це сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа. Формуляр документа повинен містити всі необхідні для оперативної роботи відомості. Типові формуляри є базою для проектування бланків окремих видів документів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містить постійну інформацію. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання і подальше використання документа.

Документи укладаються за сталими зразками із використанням необхідних реквізитів. Для зручності обробки документів з усіх боків сторінки (листка) залишають поля (вільні місця): з лівого боку – 35 мм, з правого боку – 8 мм, поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20 мм, а нижнє – 16-19 мм.

У документах, які укладаються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступні за ним аркуші нумеруються: номери проставляються посередині верхнього краю його арабськими цифрами.

Зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера є рубрикація – членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Найпростіша рубрикація – це поділ на абзаци – це відступи праворуч на початку першого рядка кожної частини документа.