2. Структурна організація ділового мовлення

Одиницею мовлення, реальним його проявом є текст – це сукупність речень, пов’язаних смислом і оформлених за законами граматики мови. Текст членується на абзаци – чітко об’єднані змістом і будовою відрізки тексту. Речення всередині абзацу перебувають у тісних смислових і граматичних зв’язках між собою, тобто становлять внутрішньо замкнену смислову цілісність.

За способом викладу думок виділяють такі види текстів:

Розповідь – текст, в якому йдеться про події, факти, явища в їх хронологічній послідовності.

Послідовність викладу в розповіді підпорядковується зовнішньому, хронологічному принципу. Відступ від цього принципу можливий тоді, коли необхідно підкреслити залежність роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій. Однак такі відступи мають бути вмотивованими і логічно виправданими.

Текст-розповідь використовують під час написання автобіографій, протоколів, звітів, службових записок, заміток.

Опис – текст, в якому характеризуються предмети і явища через перерахування їхніх ознак або властивостей. Описи складаються із елементів-частин, що розкривають ті чи інші риси предмета або ті чи інші аспекти питання. Звичайно ж, опис включає загальну характеристику предметів і подій, а елементи опису лише обґрунтовують і конкретизують її.

Текс-опис використовують під час написання актів, наказів, постанов, звітів, описів-характеристик.

Міркування – текст, в якому логічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків розкриває внутрішній зв’язок явищ і, як правило, доводить певне положення через причинно-наслідкові зв’язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв’язків При такому способі викладу думок щось доводиться, а послідовність викладу визначається побудовою конкретного доказу – дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагальнення).

Текст-міркування використовують під час написання актів обстежень, звітів, доповідних записок.

У деяких видах документів усі три способи викладу думок (розповідь, опис, міркування) поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

В інших (як-от: акти, записки) – лише шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень може бути покладений в основу побудови документа. Разом з цим, виклад матеріалу в кожному документі повинен здійснюватися за чітко продуманим планом; ні в загальній системі викладу, ні в переходах від однієї частини тексту до іншої, ні в окремих формулюваннях не повинні порушуватися закони логіки.

Елементом логічної побудови змісту тексту є виклад його мети, що становить стрижень будь-якого документа, а вже навколо стрижня–мети групуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз’яснити й доповнити зміст.

Тексти документів поділяються на прості й складні. Простим є текст документа, що містить тільки висновок (закінчення), в якому формулюється мета, заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне точно окреслює дії, які має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – поінформувати адресата про щось (когось).

Складним є текст документа, що містить такі логічні елементи: вступ, який готує адресата до сприйняття певної інформації; доказ, в якому викладається суть питання (проблеми), закінчення із формулюванням мети укладання документа.

У залежності від змісту документа застосовують прямий або зворотній порядок розташування зазначених логічних елементів. При прямому порядку документ має таку логічну будову: вступ – доказ – закінчення. При зворотньому порядку вступ у документах відсутній, спочатку викладається закінчення (висновок), а потім доказ.

Раціоналізацію документів забезпечує типізація і трафаретизація текстів. Типізація текстів – процес створення тексту-зразка, тексту-стереотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому якнайточніше зберігаються основні елементи тексту-зразка. Трафаретизація текстів – процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включенням постійної інформації до бланку документа. Тому трафаретні тексти – це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.