5. Документация хозяйственных операций. Инвентаризация как способ первичного наблюдения.

Документы – это основа бухгалтерского учета. Они подтверждают факты совершения хозяйственных операций и являются основой записей на счетах. Документы являются средством борьбы (контроля) за сохранность имущества, борьбы против хищений.

Бухгалтерский документ – это составленное по установленной форме письменное свидетельство о закончившейся хозяйственной операции или праве на ее совершение. Совокупность документов, составленных на все хозяйственные операции, называют документацией.

Каждый бухгалтерский документ должен содержать достоверные данные и быть оформлен юридически правильно.

Данные бухгалтерских документов, содержащие исчерпывающие сведения о совершенной операции, называются реквизитами.

В соответствии с указом президента Республики Беларусь от 15 марта 2011 г. № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» первичные учетные документы должны содержать следующие сведения:

1. наименование документа, дату его составления;

2. наименование организации (фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя);

3. содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях (или в стоимостных показателях);

4. должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Если документ не имеет каких-либо обязательных реквизитов, то он теряет свою доказательную силу и не может служить основанием для записи в бухгалтерском учете.

Все документы классифицируются по следующим признакам:

а) По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат письменные предписания на совершение хозяйственной операции.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения операции. Они составляются в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании и служат основанием для составления проводки.

Документы бухгалтерского оформления создаются внутри предприятия для упрощения и ускорения учетных записей.

Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на совершение операции и подтверждают ее совершение.

б) По функциям в управлении документы делятся на плановые, бухгалтерские, диспетчерские, содержащие решения и предназначенные для контроля исполнения решений.

в) По способу записи или степени охвата хозяйственных операций документы классифицируются на разовые и накопительные.

Разовые документы – это документы, оформляющие одну или несколько однородных хозяйственных операций.

Накопительные документы отражают однородные хозяйственные операции в течение определенного времени.

г) По времени составления различают первичные, сводные, производные и промежуточные документы.

д) По количеству позиций (строк) документы делятся на однострочные и многострочные.

е) По месту составления документы бывают внешние (поступившие со стороны) и внутренние (оформляются на данном предприятии).

ж) По видам документов имеется ряд наименований: уставы, приказы, распоряжения, протоколы, акты, ордера, отчеты, карточки, справки, накладные, журналы, ведомости и т.д.

з) По форме документы бывают типовые (унифицированные), специализированные и документы произвольной формы.

и) По воспроизведению документы подразделяются на подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник – это оформленный и подписанный соответствующим образом документ в окончательной редакции.

Копия – это воспроизведение всех реквизитов документа.

Выписка – это копия части документа.

к) По срокам хранения документы бывают с текущим сроком хранения и документы постоянного хранения.

л) По степени возможности механизации и автоматизации документы могут быть заполненными вручную, частично механизированными и полностью механизированными.

Движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетных регистрах и до сдачи их на хранение в архив называется документооборотом.

Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств или источников их образования, выявление отклонений от данных бухгалтерского учета и принятие решений по их регулированию.

Причина расхождения реального положения дел с данными текущего учета состоит в том, что при наблюдении, измерении, арифметических подсчетах и записях в бухгалтерские регистры могут быть допущены непреднамеренные ошибки. В реальной действительности существует и ряд естественных процессов и событий, которые изменяют количество, объемы, качество или стоимость средств – усушка, распыление, испарение, химическая реакция. Такие изменения невозможно учесть как обычные операции. Они могут быть установлены только после истечения определенного времени путем проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. В приказе оговариваются также объекты и сроки проверки.

Различаются инвентаризации полные, когда проверяются все виды средств и источников, и частичные (выборочные), когда проверкой охватываются только их отдельные виды.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая, которая проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других обязательств.

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить от материально-ответственных лиц расписку в том, что все документы ими сданы в бухгалтерию, а материальные ценности оприходованы. Затем в присутствии материально-ответственных лиц и членов комиссии проверяется поштучно наличие всех видов средств, а их наименование и количество записывается в инвентаризационные описи.

Результатом инвентаризации может быть выявление недостач или излишков. Результаты инвентаризации в каждом конкретном случае внимательно исследуются членами комиссии, устанавливаются причины недостач и виновники их возникновения, вырабатываются меры по устранению недостач.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

а) излишек активов приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая сумма относится на финансовые результаты (прибыль);

б) недостача активов в пределах норм естественной убыли списывается на затраты по видам деятельности (себестоимость продукции, работ, услуг);

в) недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них сумм, недостача активов списывается на финансовые результаты (убыток).