4.2. Документы организации по управлению персоналом

Вопросы адаптации неразрывно связаны с документационным обеспе­чением управления персоналом. В соответствии с уставом предприятия разрабатывается структура персонала и определяется его штатная чис­ленность. При этом используются функциональный или целевой под-

ход: за основу принимается набор типовых функций или цель, опреде­ляющая задачи и соответствующие им функции.

Результаты разработки закрепляются в соответствующем докумен­те — структуре и штатной численности. Он составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором. К числу основных документов относится и штатное расписание. В преж­ней экономической системе весь персонал предприятия делился на штатный и нештатный, в совокупности на конкретный момент времени входивший в личный состав. Этому разделению соответствовали фон­ды заработной платы, требования к системам оплаты и оформлению документов на оплату, контроль за расходованием выделенных фондов и др. Вместе с тем штатное расписание пишется для внутреннего ис­пользования, а не для оправдания тех или иных выплат. Оно необходи­мо для нормальной деятельности предприятия. С помощью штатного расписания можно оценивать соотношение различных групп персонала и затрат на их содержание, соблюдение норм управляемости и др. Штат­ное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях.

Организацию работы предприятия, взаимные обязанности работни­ков и администрации, требования, предъявляемые при отборе персона­ла, порядок предоставления отпусков и командирования сотрудников, внутриобъектовый режим и т. п. определяют правила внутреннего тру­дового распорядка. Они согласовываются на собрании трудового кол­лектива, визируются юристом и утверждаются директором. Как прави­ло, этот документ является приложением к коллективному договору. Во многих коммерческих организациях наряду с правилами разраба­тывается положение о персонале — документ, отражающий вопросы, связанные с профессиональным и социальным развитием трудового коллектива, его взаимоотношениями с администрацией, гарантирован-ностыо занятости персонала и др. Оно включает следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контракт­ная система найма персонала; повышение квалификации; право персо­нала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в при­былях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность адми­нистрации и персонала; заключительные положения; приложения (ко­декс деловой этики и др.). Положение о персонале утверждается советом директоров акционерного общества.

Если в структуру предприятия входит несколько подразделений, то разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяются правовой статус, задачи, функции конкретного подраз­деления; права и обязанности, порядок назначения, освобождения и функциональные обязанности руководителя; ответственность под­разделения и др.

Для сотрудников организации составляются должностные инструк­ции, включающие:

• общие положения (сфера деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения; замещение на время отсутствия; ква­лификационные требования; подчиненность специалиста; долж­ностные лица, которыми он руководит; какими нормативными пра­вовыми документами руководствуется);

• функции;

• должностные обязанности, задачи, форма участия в управленче­ском процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготав­ливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует);

• права;

• ответственность;

• взаимоотношения, связи по должности.

Основной смысл должностных инструкций (ДИ) — в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть должностные инструкции долж­ны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управлен­ческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено и, более того, соответствует действительности, то компания полу­чает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно об­легчающий решение таких центральных проблем, как, например, адаптация и мотивация персонала.

Первая задача ДИ — облегчение адаптации нового сотрудника. Гораз­до меньше будет и опасливой пассивности, и ненужной инициативы.

Задача номер два — установление сферы ответственности и компетент­ности. Должностные инструкции могут (и должны!) включать в себя по­шаговое описание обязанностей сотрудника. То есть описывать практиче­ски каждый участок его работы.

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотруд­ника, когда ДИ дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется, и принять более взвешенное и ответственное решение. Кро­ме того, и специалист но подбору, ознакомившись с инструкцией, сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, поша-

говое описание должностных обязанностей дает большие возможности как контроля за работой сотрудника, так и его самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на ДИ, вычле­нить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И в-третьих, подробные ДИ выполняют своеобразные образовательные функции, за­дают стандарты и технологии решения поставленных задач.

Третья задача — предоставление сотруднику возможности самоуправ­ления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться не­посредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощ­рений. Также этим облегчается и процесс внесения коррективов в про­цесс работы.

И еще одно замечание. После того как специалист ознакомился и под­писал ДИ, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться в архив! Только в этом случае можно ожидать какого-либо эффекта от данного документа!

Должностные инструкции позволяют формулировать требования к кандидату на должность при подборе и отборе персонала, позволя­ют мотивированно отказать в приеме кандидату, не соответствующе­му этим требованиям. Должностные инструкции определяют статус работника, его загруженность, права и ответственность, взаимозаме­няемость, а также содержание программ обучения, повышения ква­лификации. При разработке должностных инструкций реализуется системный подход к управлению персоналом (видение руководством того, на какие элементы разделить целое и как из частей создать це­лое). Исходя из целей, задач и функций структурного подразделения составляются должностные инструкции конкретных работников. Компетенция целого должна обеспечиваться не суммой компетенций, а системным единством, позволяющим добиться положительного синергетического эффекта.