Тема 8: делопроизводство в бухгалтерии. Порядок хранения и уничтожения бухгалтерской документации

1. Номенклатура дел, ее значение, содержание, порядок разработки, утверждения и введения в действие;

2. Порядок формирования документов в дела и оформление дел для сдачи в архив;

3. Сроки хранения документов; Порядок уничтожения бухгалтерской документации.

1. Номенклатура дел, ее значение, содержание, порядок разработки, утверждения и введения в действие

Делопроизводство в бухгалтерии ведется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации с соответствие с постановлением Министерства юстиции РБ от 19.01.09 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь».

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в каждой организации (лишь в некоторых случаях  может использоваться типовая номенклатура дел, о которой будет сказано далее). Она включает полный состав документов, образующихся в деятельности организации, в первую очередь документы, подлежащие постоянному хранению.

После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях.

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры и бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

2. Порядок формирования документов в дела и оформление дел для сдачи в архив.

Обрабатываемые документы до сдачи отчетности находятся в распоряжении и под ответственностью лиц, использующих их в синтетическом и аналитическом учете. После этого документы комплектуются в дела для дальнейшего хранения в архиве бухгалтерии (предприятия).

Для каждого дела, включенного в номенклатуру дел, заводится отдельная папка и присваивается индекс (код). Индексация дел может быть цифровой, буквенной или смешанной. Оформленные и законченные делопроизводством дела передаются на хранение в архив бухгалтерии.

Порядок оформления дел и их передачи в архив предприятия регламентируется Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. В соответствие с данным нормативным документом дела организаций подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством.

3. Сроки хранения документов. Порядок уничтожения бухгалтерской документации.

Сроки хранения документов установлены Постановлением министерства юстиции РБ № 140 от 24.05.12. В данном документе приведен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

С целью отбора документов для сдачи на хранение или уничтожение приказом руководителя организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК является совещательным органом, решения которого утверждаются руководителем организации. Заседания ЭК и принимаемые решения оформляются протоколами.

Отбор дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (см. приложение). Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЭК организации.