Тема 7: организация документирования хозяйственных операций и документооборота

1. Первичные учетные документы, учетные бухгалтерские регистры. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов;

2. Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы;

3. Рабочий альбом форм первичной учетной документации;

4. График документооборота и его роль в рациональной организации бухгалтерского учета.

1. Первичные учетные документы, учетные бухгалтерские регистры. Требования, предъявляемые к оформлению первичных учетных документов

Первичный учет организации является базой бухгалтерского учета. Факт совершения любой хозяйственной операции должен подтверждается первичным учетным документом.

При этом в соответствие с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» N 3321-XII от 18.10.1994 г. (в ред. Закона Республики Беларусь от 26.12.2007 N 302-З) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы.

Такой жесткий порядок применения форм первичных документов был изменен вступлением с 1 апреля 2011 г. в силу Указа Президента Республики Беларусь N 114 от 15.03.2011г., следствием чего явилась существенная либерализация порядка ведения первичного учета. Наиболее значимым изменением стало установление в соответствие с подпунктом 2.1 пункта 2 Указа перечня первичных учетных документов, формы которых утверждаются уполномоченными государственными органами (утв. Постановлением Совета министров Республики Беларусь № 360 от 24.03.2011г. «Об утверждении перечня первичных учетных документов»).

При этом пунктом 1.3. Указа республиканским органам государственного управления предоставлено право утверждения по согласованию с Министерством финансов форм первичных документов, не вошедших в данный перечень. Кроме того, организации и индивидуальные предприниматели могут самостоятельно разрабатывать и утверждать для применения формы первичных учетных документов, независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами государственного управления.

Важным элементом организации первичного учета является установление перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. При этом заполнение первичных документов должно обеспечивать сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

2. Порядок внесения исправлений в первичные учетные документы

Ведение бухгалтерского учета связано с составлением большого количества первичных документов, их обработкой, группировкой. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.

Бухгалтерский учет требует составления и обработки большого количества документов. При этом неизбежно совершение ошибок, которые при своевременном исправлении не уменьшают достоверности учета, не снижают доказательную силу первичных документов. При внесении исправлений необходимо руководствоваться нормами Закона Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности". В соответствие со ст.9 Закона стирание записей и неоговоренные исправления в первичных учетных документах не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах (кроме кассовых и банковских) исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание исправления и лицо, его осуществившее.

Поскольку кассовые и банковские документы непосредственно отражают движение денежных средств, то в указанных документах не допускаются помарки, подчистки, исправления, в т.ч. и оговоренные в них.

3. Рабочий альбом форм первичной учетной документации

Документооборот – это движение документов в организации от момента их создания или получения от других организаций до момента принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:

- рабочий альбом форм документов,

- график документооборота.

Самостоятельно разработанные и утвержденные формы первичных учетных документов в соответствие со ст.6 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» должны быть включены в Учетную политику организации и помещаются в рабочий альбом форм первичных учетных документов - альбом, в котором собраны все первичные документы, применяемые в организации. Применение в учете форм первичной учетной документации, не предусмотренных в рабочем альбоме, является основанием для применения к организации санкций в соответствие с действующим законодательством.

Рабочие альбом форм формируется по разделам:

- документация по учету основных средств и нематериальных активов;

- документация по учету материальных ценностей;

- документация по учету труда и заработной платы;

- документация по учету денежных средств и документов и т.д.

В каждом разделе целесообразно выделить следующие подразделы: титульный лист, перечень документов, образцы документов, указания по оформлению.

4. График документооборота и его роль в рациональной организации бухгалтерского учета

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота содержит:

- наименование, номер и код форм первичного учета, регистров, применяемых в организации,

- ФИО и/или должности лиц, составивших документ, ответственных за его проверку, обработку и передачу в архив,

- сроки оформления, проверки, обработки и сдачи в архив документа.

По усмотрению организации в график документооборота может отражаться и другая информация.

Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, в соответствие с графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.