4. Облік розрахунків з підзвітними особами

Значна частина готівкових коштів у бюджетних установах видається через підзвітних осіб.

Підзвітні суми в бюджетних установах видаються у вигляді авансу на такі цілі : господарські витрати, службові відрядження й наукові експедиції, на виплату заробітної плати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою до каси по закінченні трьох робочих днів.

Готівкові кошти видаються під звіт лише за дозволом керів­ника установи й попереднього звітування за раніше отримані аванси.

Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється кошторисними призначеннями бюджетної установи, а також Положенням про ведення касових операцій у націо­нальній валюті в Україні від 21.2004 № 637.

Порядок оплати службових відряджень установлено Постановою КМУ від 02.02.11 р. №98 ”Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів”.

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий характер і включаються до видатків за загальним та спеціальним фондами лише за наявності документів, що підтверджують зв'я­зок такого відрядження з основною діяльністю установи.

За фактом витрачання коштів на відрядження як у межах України, так і за кордоном підзвітна особа складає звіт про використання коштів виданих на відрядження та під звіт.

Облік розрахунків з підзвітними особами здійснюється на актив­ному рахунку № 362 „Розрахунки з підзвітними особами”. За дебе­том зазначеного рахунка фіксуються суми, видані під звіт, а також суми перевитрат, що їх відшкодовує підзвітна особа, за кредитом — витрати суми авансу й повернені залишки підзвітних сум.

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформ­люються такими бухгалтерськими проведеннями:

Видача авансу підзвітній особі:

Дебет субрахунки №362

Кредит субрахунків № 301, 302

Списання на видатки установи затвердженої суми витрат згід­но з поданим звітом:

Дебет субрахунків № 801, 811

Кредит субрахунки № 362

Повернення невикористаного залишку авансу до каси установи:

Дебет субрахунків № 301, 302

Кредит субрахунки № 362

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 „Накопичувальна відомість за роз­рахунками з підзвітними особами”, ф. № 386 (бюджет), за кодами економічної класифікації видатків.

Операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійс­нюються за рахунок коштів спеціального фонду, ведуться в окремому ордері за даною формою.

Залишок на кінець місяця за субрахунком № 362 розраховується як загальний, так і окремо за кожною підзвітною особою за кода­ми економічної класифікації видатків. При цьому він може бути як дебетовим, так і кредитовим.

Дебетовий залишок вказує на наявність в обліку авансових сум, за якими ще не подано звіти, кредитовий відбиває розмір перевитрат за авансовими звітами порівняно із сумами, отрима­ними під звіт.

У балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у складі оборотних активів, кредитове — у складі зобов'язань установи.