4 Учет расчетных операций

4.1 Учет расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь организации выдают наличные деньги под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством (на расходы, связанные с командировками, для осуществления расчетов наличными денежными средствами).

Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы. Сроки, на которые выдаются авансы, определяются руководителем организации

Правилами установлены сроки, на которые могут быть выданы авансы на предстоящие расходы:

• Не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения организации;

• Не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места нахождения организации;

• До 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится не позже, чем за день до отъезда в командировку, в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточных и расходов на наем помещений на срок командировка. Выдача наличных денег в подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Порядок направления работников в служебную командировку в пределах республики и возмещения командированным работникам произведенных ими расходов определены инструкцией о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах республики Беларусь, утвержденной Постановлением Министерства финансов №53 от 08 августа 2013г.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом нанимателя (Приложение 21) с выдачей командировочного удостоверения .

Работники, отбывающие в командировку, регистрируются в журнале учета работников, выбывших в командировки, где указывается: ФИО командированного работника, занимаемая должность, номер командировочного удостоверения, фамилия и должность работника, подписавшего командировочное удостоверение, дата фактического выбытия и прибытия, расписка работника в получении удостоверения.

Лица, получившие наличные деньги под отчет. Обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет (Приложение 22) и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

К авансовому отчету по командировке прилагаются оправдательные документы на произведенные расходы:

1. командировочное удостоверение;

2. оплаченные счета (квитанции);

3. подтверждающие расходы по найму жилья;

4. проездные билеты и др.

По требованию нанимателя к авансовому отчету прилагается отчет о проделанной работе. Отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении должны быть заверены печатью с наименованием организации, в которую был командирован работник.

При командировании работников на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту своего постоянного жительства, в каждом конкретном случае решается нанимателем и оговаривается в приказе о командировании работника.

Аванс может выдаваться в иностранной валюте и в белорусских рублях. В отделе идеологии, культуры и по делам молодёжи выдается аванс в белорусских рублях. Работники, получившие аванс в белорусских рублях, приобретают иностранную валюту в обменных пунктах и валютных кассах уполномоченных банков. Купленная валюта используется работником без оприходования ее в кассу организации. Расчет аванса в белорусских рублях производится путем пересчета суммы аванса, определенного в соответствии с утвержденными нормами. В белорусские рубли по курсу продажи наличной иностранной валюты уполномоченного банк, обслуживающего текущий счет организации в белорусских рублях.

Авансовый отчет составляется в валюте получения аванса с последующим пересчетом в белорусские рубли по курсу Национального банка на дату составления отчета.

К авансовому отчету прилагаются документы. Удостоверяющие правильность показанных в отчете денежных расходов.

Для учета операций по расчетам с подотчетными лицами применяется активно-пассивный субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовый остаток этого субсчета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации, кредитовый – сумму задолженности организации перед работниками по произведенным ими расходам.

Аналитический учет по субсчету 160 «Расчеты с подотчетными лицами» должен вестись по каждому работнику в отдельности по каждому случаю выдачи сумм в подотчет в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф. №386 - мемориальный ордер №8 (Приложение 23)

Учет в этом ордере ведется позиционным способом. По каждой строке записывается фамилия подотчетного лица, сумма выданного аванса, сумма произведенных подотчетным лицом расходов согласно авансовому отчету, а также возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса или выдача ему сумм в возмещение перерасхода.

Основанием для заполнения мемориального ордера №8 являются отчеты кассира и приложенные к ним документы, а также авансовые отчеты подотчетных лиц

По окончании месяца итого по графе «Утвержденная сумма расходов по отчету – кредит 160» и по графам «Дебет субсчетов» и «Вторые записи» записываются в книгу «Журнал-Главная».

Корреспонденция счетов основных бухгалтерских операций по учету расчетов с подотчетными лицами представлена в следующей таблице:
№ п/п	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Выдача подотчет талонов на бензин, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и др.	160	132
2	Выдача денежных средств из кассы организации подотчетным лицам (в подотчет, а также в погашение задолженности организации по авансовым отчетам)	160	120, 121
3	Представление авансового отчета об израсходованных подотчетных суммах: - приобретение материальных ценностей - произведены расходы	060-067, 069, 070 080, 082, 200, 202, 203, 211	160 160
4	Дооценена дебиторская задолженность (при возникновении курсовой разницы иностранной валюты)	160	237
5	Возвращен подотчетным лицом остаток аванса в кассу организации	120, 121	160
6	Удержание из заработной платы работника невозвращенного остатка подотчетных сумм (в пределах, предусмотренных законодательством)	180	160
7	Поступление материалов и продуктов питания	060-069	160
8	Приобретение отдельных предметов в составе оборотных средств.	070	160
	Одновременно производится вторая запись	200, 211	260
9	Оплачены прямые расходы по производству продукции и по выполнению научно-исследовательских и конструкторских работ по хоздоговорам	080-082	160
10	Оплачены оказанные услуги по заготовлению и переработке материалов	084	160
11	Денежные средства, поступившие на бюджетный счет распорядителя средств на восстановление финансирования от подотчетных лиц	100, 101, 102	160

Примечание – Источник: собственная разработка