3. Синтетический и аналитический учет кассовых и фактических расходов

Расходы бюджетных организаций на выполнение установленных планов работ являются одним из основных объектов бухгалтерского учета. Расходы организаций не всегда совпадают с расходами бюджета. Исходя из двойственного характера они подразделяются на кассовые и фактические расходы.

Кассовыми расходами бюджета считаются все суммы, выданные с банковских счетов как путем безналичных расчетов, так и наличными деньгами.

Фактическими расходами считаются действительные затраты организаций, подтверждаемые документами в соответствии с законодательством. Эти расходы отражают фактическое выполнение расходных норм, утвержденных по смете, и являются показателями окончательного исполнения смет расходов. Основной задачей учета фактических расходов является обеспечение контроля за соблюдением установленных норм расходов в разрезе подразделений бюджетной классификации (по каждому параграфу соответствующего раздела, подраздела в разрезе статей, подстатей, элементов).

Синтетический учет кассовых расходов ведется на активном субсчете 100 «Текущий счет по бюджету». Учет ведется с нарастающим итогом с начала года. Суммы полученного бюджетного финансирования учитываются на пассивном субсчете 230 «Финансирование из бюджета» в корреспонденции со счетом 100 «Текущий счет по бюджету».

На суммы произведенных кассовых расходов кредитуются субсчета счета 10 "Текущие счета по бюджету", а дебетуются различные субсчета в зависимости от направления расходов:

120, 121 - при получении наличных денег в кассу;

171 - при перечислении взносов в Фонд социальной защиты населения и в Белгосстрах;

173 - при перечислении сумм в доход государственного бюджета, например подоходного налога, удержанного из заработной платы работников организации;

150, 178 - на суммы, перечисленные поставщикам за полученные материальные ценности, выполненные работы и услуги или в порядке предварительной оплаты;

182 - при перечислении сумм, удержанных из заработной платы работников, торгующим организациям за приобретенные у них работниками организации товары в кредит;

183 - при перечислении суммы, причитающейся к выплате работникам организации заработной платы, на их счета по вкладам в банке;

184 - при перечислении сумм, удержанных из заработной платы работников, органам страхования по договорам добровольного страхования работников организации;

185 - при перечислении удержанных из заработной платы членских профсоюзных взносов профсоюзным организациям;

186 - при перечислении сумм, удержанных из заработной платы работников, банку для погашения ссуд, взятых работниками организации;

187 - при перечислении сумм, удержанных из заработной платы работников, в пользу предприятий, организаций и лиц в соответствии с исполнительными листами;

188 - при перечислении сумм, удержанных из заработной платы работников, в пользу предприятий, организаций и лиц в соответствии с другими, кроме исполнительных листов, документами;

200 - при оплате счетов поставщиков за электроэнергию, воду, газ, канализацию, телефон и т.д.

В организациях, финансируемых через казначейскую систему, одновременно с перечисленными выше бухгалтерскими записями (кроме записи 1) отражается получение бюджетного финансирования.

Восстановление (уменьшение) кассовых расходов, что соответствует увеличению денежных средств на текущем счете в банке, отражается по дебету субсчетов счета 10 "Текущие счета по бюджету", а кредитуются разные субсчета, например:

120, 121 - при взносе на счет в банке наличных денежных средств;

160 - при взносе на счет в банке наличных денежных средств подотчетными лицами;

150, 170, 178 - при поступлении сумм на счет в банке в погашение дебиторской задолженности.

При казначейской системе финансирования суммы, поступившие на счет в банке на восстановление бюджетного финансирования текущего года, должны быть возвращены на счет территориального органа казначейства (Д-т сч. 14, 23 - К-т сч. 10).

Учет кассовых расходов прежде всего осуществляется в мемориальном ордер № 2 «Накопительная ведомость по движению средств на текущих счетах» (Приложение 4). Первичными документами по учету кассовых расходов будут являться все платежные документы, оплаченные через банк или органы казначейства. А именно, выписки банка из лицевого счета (Приложение 5) с соответствующими приложенными документами

Аналитический учет кассовых расходов ведется по каждому параграфу соответствующего раздела, подраздела в разрезе статей, подстатей и элементов, предусмотренных сметой расходов. Регистрами аналитического учета являются «Карточка аналитического учета кассовых расходов» ф.№294-б или «Книга учета ассигнований кассовых и фактических расходов» ф.№294.

В нашем учреждении данная форма автоматизирована. Записи в регистры аналитического учета производятся на основании первичных документов. Итоги в регистрах аналитического учета кассовых расходов подсчитываются ежемесячно и с начала года. Итог кассовых расходов с начала года определяется за минусом восстановленных кассовых расходов в разрезе подразделений бюджетной классификации. Данные аналитического учета используются для составления отчетности о произведенных расходах.

Синтетический учет фактических расходов ведется на субсчете 200 «Расходы по бюджету». В течение года по дебету субсчета 200 учитываются произведенные расходы с нарастающим итогом с начала года. В конце года сумма произведенных за год расходов списывается по кредиту этого субсчета в корреспонденции со счетом 230 «Финансирование из бюджета», предназначенным для учета финансирования. При этом, если фактических расходов по бюджету превышает остаток финансирования по субсчету 230, списание расходов производится в сумме равной остатку финансирования.

На суммы произведенных фактических расходов дебетуются соответствующие субсчета счета 20 "Расходы по бюджету", а кредитуются разные субсчета в зависимости от вида расходов, например:

040 - 044;

060 - 067, 069 - на сумму израсходованных материалов и продуктов питания, а также на сумму их убыли в пределах установленных норм и на сумму недостач (потерь), принятых за счет организации;

100, 102 - на суммы оплаченных расходов на наем транспорта по доставке продуктов питания и медикаментов; на суммы оплаченных счетов за электроэнергию, воду и другие услуги;

150 - при приемке в эксплуатацию от подрядчиков законченных объектов строительства на основании акта приемки;

160 - на сумму утвержденного отчета об израсходованных суммах подотчетного лица по командировке и по другим расходам;

178 - на стоимость выполненных подрядным способом работ по капитальному ремонту основных средств и других работ (услуг); на сумму расходов, связанных с приобретением иностранной валюты за счет бюджетных средств (сумма разницы между курсом покупки и курсом Национального банка Республики Беларусь на дату приобретения);

150, 178 и др. - при списании дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, возникшей при исполнении сметы расходов по бюджету;

180 - на сумму начисленной заработной платы персоналу организации;

171 - на сумму начисленных взносов на государственное социальное страхование;

143, 231 - при отражении результатов переоценки не завершенных строительством объектов (на сумму дооценки). На сумму уценки составляется обратная бухгалтерская запись (Д-т субсч. 143, 231 - К-т субсч. 203);

250 - на стоимость приобретенных объектов основных средств;

260 - на стоимость приобретенных предметов, учитываемых на счете 07 "Отдельные предметы в составе оборотных средств".

В конце года сумма произведенных за год расходов (с учетом уменьшения этих расходов в течение года) списывается по кредиту субсчетов счета 20 в корреспонденции со счетами, предназначенными для учета финансирования.

При этом, если сумма фактических расходов по бюджету превышает остаток финансирования по счету 14, списание расходов производится в сумме, равной остатку финансирования.