7.14. Управление производственными запасами

Материальные запасы – это находящаяся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно–технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления (товарно-материальные ценности, незавершенное производство, готовая продукция на складе).

По месту нахождения запасы делят на производственные и товарные запасы. Производственные запасы – запасы, формируемые на предприятиях и в организациях-потребителях для обеспечения бесперебойности производственного процесса. К ним относятся предметы труда, поступившие к потребителю различного уровня, но еще не использованные, и не подвергнутые обработке. Запасы товарные – запасы готовой продукции у предприятий-изготовителей, а также запасы на пути следования товара от поставщика к потребителю, то есть на предприятиях оптовой, мелкооптовой и розничной торговли, в заготовительных организациях и запасы в пути. Но, с точки зрения управления оборотными активами к производственным запасам относят не только сырье и материалы, необходимые для производственного процесса, но также незавершенное производство, готовую продукцию и товары для перепродажи.

Каждый из видов запаса может быть измерен: в натуральном выражении (шт., м²) для определения степени обеспеченности запасами конкретного вида продукции; в стоимостном выражении (надо знать, сколько ресурсов и по какой цене) необходим для общей величины запаса и сравнения с реализацией продукции, издержками и другими показателями; в днях обеспеченности (необходимый объем запасов в натуральном выражении разделить на среднесуточный расход).

Управление запасами - контроль за состоянием запасов и принятие решений, нацеленных на экономию времени и средств за счет минимизации затрат по содержанию запасов, необходимых для осуществления непрерывного процесса производства продукции и достижения полной реализации готовой продукции.

Для предприятия одинаково плохо испытывать как недостаток, так и избыток производственных запасов. Дефицит запасов вызывает остановку производства, падение объемов реализации, в некоторых случаях -необходимость срочно приобретать необходимое сырье и материалы по завышенным ценам. Следствием является недополучение предприятием возможной прибыли. Поскольку запасы - это ликвидные активы, их снижение ухудшает показатель текущей ликвидности. Избыток запасов приводит к увеличению затрат на их хранение, росту налога на имущество, неполучению возможных доходов из-за замораживания финансовых ресурсов в запасах, потерям в результате физической порчи и моральному старению запасов.

Среди факторов, которые оказывают влияние на объем запасов предприятия, наиболее значимыми являются следующие: условия приобретения запасов (объемы партий поставки, частота заказа, возможные скидки и льготы); условия реализации готовой продукции (изменение объемов продаж, скидки в цене, состояние спроса, развитость и надежность дилерской сети); условия производственного процесса (длительность подготовительного и основного процесса, особенности технологии производства); издержки по хранению запасов (складские расходы, возможная порча, замораживание средств).

Важным вопросом является необходимая величина страховых запасов, которые предприятие создает на случай непредвиденных сбоев с поставкой или возможных сезонных всплесков потребительского спроса. Очевидно, что страховые резервы ухудшают финансовые результаты производственной деятельности (за счет замораживания средств в запасах), но обеспечивают предприятию устойчивость и ликвидность.

Одной из целей управления запаса является минимизация затрат, связанных с созданием и содержанием запасов. Основные виды таких затрат: замороженные финансовые средства; расходы на содержание специально оборудованных помещений; оплата труда специального персонала, затраты, учитывающие постоянный риск порчи, хищения, а также морального старения и др.

Задачи управления запасами: определение размера необходимого запаса, то есть нормы запаса, и создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой.

Нормой запаса называется расчетное минимальное количество предметов труда, которое должно находиться у производственных или торговых предприятий для обеспечения бесперебойного снабжения производства продукции или реализации товаров.

При определении норм запасов используют 3 группы методов: эвристические, методы технико-экономических расчетов и экономико-математические методы.

Эвристические методы предполагают использование опыта специалистов, которые изучают отчетность за предыдущий период, анализируют рынок и принимают решения о минимально необходимых запасах, основанные, в значительной степени, на субъективном понимании тенденций развития спроса. В качестве специалиста может выступать работник предприятия, постоянно решающий задачу нормирования запасов.

Сущность метода технико-экономических расчетов заключается в разделении совокупного запаса в зависимости от целевого назначения на отдельные группы, например, номенклатурные позиции (или ассортиментные позиции в торговле). Далее для выделенных групп отдельно рассчитывается страховой, текущий и сезонные запасы.

Текущие запасы – основная часть производственных и товарных запасов. Они обеспечивают непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставками. Страховые запасы – предназначены для непрерывного обеспечения материалами или товарами производственного или торгового процесса в случае различных не предвиденных обстоятельств, например, таких как: отклонения в периодичности и величине партий поставок от предусмотренных договором; возможных задержек материалов или товаров в пути при доставке от поставщиков; непредвиденного возрастания спроса. Сезонные запасы – образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки. Примером сезонного характера производства может служить производство сельскохозяйственной продукции. Сезонный характер потребления имеет потребление бензина во время уборочной страды. Сезонный характер транспортировки обусловлен, как правило, отсутствием постоянно функционирующих дорог.

Суть экономико-математических методов нормирования запасов состоит в следующем: спрос на товары или продукцию чаще всего представляет собой случайный процесс, который может быть описан методами математической статистики. Одним из наиболее простых является метод экстраполяции (сглаживания), который позволяет перенести темпы, сложившиеся в образовании запасов в прошлом, на будущее.

Международная практика управления запасами свидетельствует, что темп роста запасов должен несколько отставать от темпа роста спроса. Математически это выглядит следующим образом: , где Т₃ - темп роста товарных запасов; Т₀ - темп роста спроса. Такое соотношение между запасами и спросом обеспечивает возможность ускорения оборачиваемости оборотных средств.

Управление запасами, наряду с нормированием, предусматривает организацию контроля за их фактическим состоянием. Контроль за состоянием запасов – это изучение и регулирование уровня продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия мер к ликвидации отклонений. Необходимость контроля обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризаций или по мере необходимости.

При контроле за состоянием запасов необходимо выбрать: систему пополнения запасов, количественную величину заказываемой партии, интервал времени, через который повторяется заказ.

Существуют следующие системы контроля за состоянием запасов: система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа, система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа, система с двумя фиксированными уровнями запаса и фиксированной периодичностью заказа, система с двумя фиксированными уровнями запаса без постоянной периодичности заказа.

Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа. Контроль состояния запасов осуществляется через равные промежутки времени посредством проведения инвентаризации остатков. По результатам проверки составляется заказ на поставку новой партии товара. Размер заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса. Поскольку для исполнения заказа требуется определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода за этот период. Размер заказываемой партии (Р) определяется по следующей формуле: Р = З_макс – (З_ф – З_t), где З_макс - предусмотренный нормой максимальный запас; З_ф - фактический запас на момент проверки; З_t – запас, который будет израсходован в течение размещения и выполнения заказа. Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа применяется в случаях: условия поставки позволяют получать заказы различными по величине партиями, расходы по размещению заказа и доставке невелики, потери от возможного дефицита сравнительно невелики.

Система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа. В этой системе контроля за состоянием запасов размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разные. Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (так называемая точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Как следует из чертежа, после размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так как заказанный товар привозят не сразу, а через какой-то промежуток времени t. Величина запаса в точке заказа выбирается такой, чтобы в нормальной, рабочей ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится или же будет нарушен срок поставки, то начнет работать страховой запас. Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Как видим, данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита. На практике система контроля за состоянием запаса с фиксированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях: большие потери в результате отсутствия запаса; высокие издержки по хранению запасов; высокая стоимость заказываемого товара; высокая степень неопределенности спроса; наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.

Система с двумя фиксированными уровнями запаса и фиксированной периодичностью заказа

Устанавливаются нижний и верхний пределы допустимого уровня запаса, максимальный уровень определяется самой фирмой, минимальный определяется точкой заказа. Положительное: позволяет исключить некоторую возможность дефицита. Недостатки: пополнение запаса до максимума не может производиться независимо от фактического расходования запаса.

Система с двумя фиксированными уровнями запаса без постоянной периодичности заказа

Два регулируемых параметра: s - нижний критический уровень запаса, S - верхний уровень запаса. Если за величину x обозначить величину запасов, для принятия решения об их пополнении, p - величина пополнения, то Y(x) - запас после пополнения = x+p. Если текущий запас >s, пополнение не происходит. Если запас < s, то пополнение происходит до уровня S, при этом p=S-x.

Теория менеджмента рассматривает три принципиальных подхода к формированию запасов на предприятии с позиции приемлемого соотношения уровня доходности и риска финансовой деятельности.

Консервативный подход предусматривает не только полное удовлетворение текущей потребности во всех видах запасов, но и создание больших размеров их резервов на случаи перебоев с поставкой сырья и материалов, ухудшения условий производства продукции, задержки инкассации дебиторской задолженности, активизации спроса покупателей и т. п.Такой подход отрицательно сказывается на уровне рентабельности и оборачиваемости. В данном случае минимальны показатели рентабельности, но минимален и возможный риск.

Умеренный подход направлен на создание резервов на случай наиболее типичных сбоев в ходе операционной деятельности предприятия. Расчет необходимых величин страховых запасов должен проводиться на основании данных за ряд предыдущих лет, позволяющих выявить виды запасов, в которых могут возникнуть дополнительные потребности и их объемы. В этом случае предприятие имеет средние показатели рентабельности и риска.

Агрессивный подход заключается в минимизации всех форм страховых резервов вплоть до полного их отсутствия. Если в ходе операционного процесса не возникнут сбои, на предприятии будут достигнуты наивысшие показатели эффективности производства. Однако любой сбой в осуществлении нормального хода операционной деятельности влечет за собой серьезные финансовые потери из-за падения объема производства и реализации продукции. Риск в данном случае максимален.

Существует ряд параметров, позволяющих оценить эффективность управления запасами на п/п:

1. Рентабельность оборотных активов ( рассчитывается как отношение чистой прибыли (ЧП), после налогообложения, к среднегодовой стоимости оборотных средств ( , где где включает стоимость сырья, материалов, незавершенного производства, запасы готовой продукции и рассчитывается: . Чем выше значение этого коэффициента, тем более эффективно используются оборотные средства.

2. Коэффициент оборачиваемости запасов: , где V – выручка от реализации продукции. Показывает, сколько оборотов за анализируемый период (год) делают средства, вложенные в имущество предприятия. Между оборачиваемостью и финансовым результатом существует глубокая взаимосвязь: чем выше скорость обращения капитала, тем более высокий финансовый результат (прибыль) получит компания, что означает рост деловой активности предприятия

3. Величина чистого дисконтированного денежного потока (ЧДП) - разница между суммой денежных средств, полученных при реализации ТМЦ и величиной средств, направленных на закупку сырья и материалов (в качестве ставки дисконтирования может использоваться индекс инфляции за период, ставка рефинансирования ЦБ и др).

Таким образом, эффективное управление запасами позволяет: уменьшить потери производства из-за дефицита сырья и материалов; ускорить оборачиваемость данных оборотных активов; избежать замораживания денежных средств в излишках товарно-материальных ценностей; снизить потери запасов и затраты на их хранение.