7.9. Работа со списками

Списки позволяют эффективно работать с большими упорядоченными наборами данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором в большом количестве строк приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам).

В первой строке рабочего листа обычно помешаются названия отдельных полей списка. Эта строка используется в качестве строки заголовков списка. Начиная со следующей записи (строки), вводятся данные. Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. При этом список не должен содержать пустых строк и столбцов

7.9.1. Сортировка списков

Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

Например, для сортировки списка по фамилиям необходимо после его выделения воспользоваться кнопкой «Сортировка и фильтр» на панели «Редактирование» вкладки «Главная» (рис.7.25).

Рис.7.25. Реализация сортировки в Excel 2007.

Выбор пункта «Сортировка от А до Я», обеспечивает сортировку фамилий в списке по алфавиту.

В Excel 2003 для сортировки данных необходимо выбрать меню «Данные» – «Сортировка». Откроется диалоговое окно этой директивы, в котором указываются поля сортировки и рядом с каждым полем расположены две селекторные кнопки «По возрастанию» и «По убыванию», указывающие направление сортировки.

В Excel 2007 функция сортировки дополнена, и теперь можно сортировать данные еще и по цветам, а также по большему, чем ранее, количеству уровней, вплоть до 64. Можно также фильтровать данные по цветам или датам, отображать более 1000 элементов в раскрывающемся списке «Автофильтр».

7.9.2. Фильтрация данных

Основное отличие фильтра от упорядочивания - это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.

Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр

Д ля применения автофильтра нажимается та же кнопка, что и при сортировке – «Сортировка и фильтр». В Excel 2003 перед фильтрацией данных необходимо выделить заголовки списка и перейти на пункт «Автофильтр» в меню «Данные» – «Фильтр». В таблице рядом с названиями полей появятся маленькие пиктограммы со стрелками _. Это раскрывающиеся списки (рис. 7.26).

Рис. 7.26. Раскрывающиеся списки

Щелкнув по одной из этих стрелок, можно получить меню с перечнем значений данного поля (рис. 7.27).

Рис. 7.27. Перечень значений поля.

Щелчком выбирается какой-либо пункт из этого перечня. В списке отобразятся только те элементы, у которых значение данного поля совпадает с выбранным значением, т.е. произойдет фильтрация данных. При этом пиктограмма со стрелкой будет изображена другим цветом. Слева в столбце с номерами строк будут видны прежние номера элементов, которые они имели в исходном списке.

Если необходимо вернуться к полному списку, то нужно выбрать опцию «все» в перечне значений поля, по которому выполнялась фильтрация.

При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе. Расширенный фильтр удобно использовать в случаях, когда результат отбора желательно поместить отдельно от основного списка.