3.2. Пример решения основных задач делопроизводства средствами Евфрат

Рассмотрим организацию цикла работ с документами на конкретном примере.

1. Запустите Евфрат. В появившемся диалоговом окне задайте имя пользователя. Поле «Пароль» оставьте пустым. В группе «Режим работы» выберите переключатель «Личный». Нажав на кнопку «Выбор базы» выберите директорию, в которой будет расположена личная база данных, и задайте имя базы. Нажмите кнопку «ОК».

2. На экране появилось рабочее окно Евфрат, аналогичное изображенному на рис. 3.2. Если база данных только что создана рабочий стол будет содержать только картотеку «Контроль исполнения». Необходимо заполнить базу данных информацией о документах, то есть осуществить внесение документов в систему.

Сделаем некоторые приготовления. Выберите пункты меню Файл, Новая папка... . Создайте папку «Документы». Выберите пункты меню Опции, Настройка..., в появившемся окне выберите вкладку «Индексация». Отключите опцию «Использовать полные пути к директориям как имена папок».

В меню папки «Документы» выберите пункты Файл, Новый документ... . На экране появится окно внесения новых документов (см. рис. 3.7). Данную процедуру можно повторять сколько угодно раз, из любой папки Евфрат. Документы будут помещаться в то место, откуда было вызвано соответствующее диалоговое окно. В данном случае – на рабочий стол. Интерфейс окна похож на интерфейс Проводника Windows. Перед непосредственным внесением документов и их регистрацией в базе данных системы необходимо составить предварительный список документов, который формируется в левой части окна, по трем категориям. Исходя из структуры этой части документы могут быть внесены тремя способами: отдельно, потоком и в виде папок-образов. Рассмотрим все варианты.

На верхней панели инструментов окна внесения выберите из списка расширений пункт «Все файлы». В окне документов (левая часть окна внесения) установите курсор на категорию «Единичные документы». Затем, осуществляя навигацию по жестким дискам компьютера, поместите несколько файлов в предварительный список единичных документов. Для этого нужно осуществлять следующие действия:

- выбрать мышью файл, который будет документом Евфрат;

- нажать кнопку .

Можно вносить сразу группу документов, выделив их. Приемы выделения те же, что и в проводнике Windows.

Сделайте какой-либо документ состоящим из нескольких частей. Для этого в окне документов установите курсор на документ повторите вышеописанную процедуру. Такая совокупность файлов рассматривается системой как один документ и может содержать файлы любого типа. Она реализует аналогию «дела». Дело является традиционным объектом делопроизводства и представляет собой подборку материалов по какому-либо вопросу.

Переименуйте документ в предварительном списке. Для этого щелкните по нему правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите пункт Редактировать имя.

Зададим потоковый ввод документов. Эта возможность позволяет вносить в систему целые папки со всеми содержащимися в них файлами. Установите курсор на категорию «Потоковый ввод». Выберите папку на жестком диске. Можно выделить несколько папок подряд или выборочно. Нажмите кнопку . Если при этом была нажата кнопка , то в предварительный список попадут и поддиректории выбранных папок со всеми файлами.

Установим слежение за некоторыми папками жесткого диска, выбрав категорию «Папки-образы». Помещение папок в эту категорию осуществляется выше рассмотренным способом. Только предварительно необходимо будет установить некоторые параметры в диалоговом окне «Свойства», которое содержит три вкладки: «Общие» – задается путь к папке и способы индексации документов в ней, «Аннотация», «Шаблоны» – задается список расширений файлов, которые будут внесены; здесь можно установить опцию «Все файлы».

Все необходимые параметры заданы. Убедитесь, что нажата кнопка – «Индексировать по всем словам». К проиндексированным документам можно применять операцию контекстного поиска.

Внесение осуществляется по нажатию кнопки .

Некоторое время система будет занята индексированием документов.

3. Рассмотрим создание картотек.

Выберите пункты меню Вид, Картотеки... . Создадим картотеку «Приказы», но сначала необходимо разработать перечень ее реквизитов. В появившемся диалоговом окне «Картотеки» (см. рис. 3.10) нажмите кнопку «Реквизиты». В следующем окне можно создавать реквизиты (см. рис. 3.8).

Создадим следующие реквизиты приказа: наименование министерства, наименование организации, наименование подразделения, дата приказа, номер приказа, место издания, должность руководителя, ФИО руководителя, ФИО и должности ознакомленных, дата подписания.

В диалоговом окне создания реквизитов нажмите на кнопку «Новый». Введите имя реквизита – «Наименование министерства», в группе «Общие» выберите тип реквизита – текст, установите переключатель в положение «Однозначный», нажмите «ОК». Повторите процедуру для следующих двух реквизитов. Для реквизита «Наименование подразделения» в группе «Индексация» установите опцию «Фиксированный словарь». Для ввода словаря значений реквизита нажмите на кнопку «Словарь». В соответствующем диалоговом окне введите несколько наименований подразделений.

Для реквизита «дата приказа» установите тип «дата».

Для реквизита «номер приказа» установите тип «Целое число».

Некоторые изменения необходимо сделать при вводе реквизита «ФИО и должности ознакомленных». Это будет множественный реквизит. Установите опцию «Многозначный». В группе «Индексация» оставьте включенным только опцию «по словам внутри поля».

По завершении создания реквизитов для картотеки нажмите кнопку «Закрыть».

В диалоговом окне «Картотеки» нажмите на кнопку «Новая». В появившемся диалоговом окне (см. рис. 3.9) введите название картотеки – «Приказы». В списке реквизитов картотеки (слева) представлены реквизиты самой первой картотеки (если, конечно, они существуют), их нужно убрать. Нажмите на кнопку «Убрать все». Из списка всех реквизитов (справа) выберите указанные выше, выделив соответствующий реквизит и нажав на кнопку «Добавить». Пользуясь стандартными приемами выделения, можно выделять группы реквизитов.

По окончании нажмите кнопку «ОК», затем «Закрыть». Новая картотека появится на рабочем столе.

4. Теперь необходимо учесть новые документы в созданной картотеке – заполнить значения ее реквизитов и проиндексировать их.

Выберите папку «Документы» и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее на картотеку «Приказы». В появившемся диалоговом окне (см. рис. 3.11) введите значения реквизитов. В заголовке окна отображается название текущего документа.

Вызов поля ввода для любого реквизита осуществляется двойным щелчком мыши по нему или нажатием кнопки – «Новый». Поясним значения некоторых кнопок.

 – переход к следующему документу в очереди;

 – переход к произвольному документу в очереди;

 – прерывание процесса индексации.

Значения реквизита «Наименование подразделения» вводятся из заданного Вами словаря.

Реквизит «Наименование министерства» можно оставить пустым.

Реквизит «ФИО и должности ознакомленных» является многозначным, то есть допускает насколько значений.

Щелкнув правой кнопкой мыши по реквизиту можно посмотреть его свойства, выбрав опцию Свойства контекстного меню.

Для нашего примера некоторые реквизиты не изменяют своего значения от одного индексируемого документа к другому. Эти реквизиты следует отметить как постоянные. Щелкните правой кнопкой мыши по реквизиту «Должность руководителя». В появившемся меню выберите опцию Оставлять значение, соответствующее значение будет автоматически проставляться в следующих документах. Повторите процедуру для реквизитов «Наименование подразделения», «Наименование организации», «ФИО руководителя», «Место издания».

Следует отметить возможность присвоения значения реквизиту путем перетаскивания выделенного фрагмента из окна просмотра документа.

Заполните реквизиты остальных документов очереди. После обработки последнего документа нажмите на кнопку . После индексации нажмите на кнопку .

5. Приказы необходимо поставить на контроль. Откройте картотеку «Приказы». В ней находятся псевдонимы документов, то есть ссылки на них. Чтобы узнать расположение соответствующего документа щелкните правой кнопкой мыши по псевдониму и выберите опцию «Оригинал». Произойдет переход к папке «Документы». Захватите мышью документ и «бросьте» его на картотеку «Контроль исполнения». Введите значения реквизитов «Дата исполнения» – сегодняшнее число, «Имя исполнителя» –свое пользовательское имя. Проиндексируйте документ. Обратите внимание, что в папке пиктограмма документа приняла вид .

Выберите пункты меню Сервис, Контроль исполнения. В появившемся диалоговом, в группе «Показать документы» установите опцию «Которые должны быть обработаны сегодня» – так устанавливается формат отображения документов в картотеке «Контроль исполнения». Проследите, чтобы в поле «Имя исполнителя» стояло ваше имя, Задайте значение поля «Напоминать каждые» равным 1 минута – для эксперимента.

6. Рассмотрим возможности поиска документов. Выберите пункты меню Поиск, Расширенный поиск... . В появившемся диалоговом окне введите имя запроса в поле «Запрос» (см. рис. 3.13).

Сделайте запрос по реквизитам приказов (например как показано на рис. 3.18).

Рис. 3.18. Пример запроса

Для добавления реквизита в запрос необходимо его выделить и нажать кнопку добавить (или дважды щелкнуть на нем мышью). Обратите внимание, что при выборе реквизита, в области «Словарь» отображаются все значения реквизита, содержащиеся в документах системы. Поэтому в поле запроса, соответствующее конкретному реквизиту можно вводить значения из словаря, двойным щелчком мыши. В связи с этим удобно осуществлять поиск по реквизиту «Все слова», то есть по тексту документов. В этом случае, в поле «Словарь» показываются слова, содержащиеся в индексной базе Евфрат.

В окне поиска установите опции «Сохранить запрос» и «Нормализовать запрос». Нажмите на кнопку «Поиск».

После осуществления поиска появится окно результатов. В заголовке окна приведено логическое выражение – запрос. Окно состоит из двух частей, в которых отображаются список найденных документов и текст текущего документа. Осуществите контекстный поиск в тексте текущего документа, нажав на кнопку .

Осуществите новый поиск, на этот раз по реквизиту «Все слова». Обратите внимание на удобное свойство Евфрат – в окне просмотра текста документа найденные слова подсвечиваются.

Для осуществления простого поиска можно использовать возможность простого запроса. Выберите опции меню Поиск, Простой запрос. В появившемся диалоговом окне задайте параметры поиска. Нажмите кнопку «Искать».

7. Рассмотрим взаимодействие Евфрат с другими приложениями.

Выберите пункты меню Файл, Мастер создания документа. В диалоговом окне мастера (см. рис. 3.6) нажмите кнопку , запустится MS Word. Создайте в Word новый файл и сохраните его в Евфрат, нажав на кнопку на панели «Евфрат», находящейся среди панелей инструментов Word.

Перейдите в Word и создайте новый документ. Сохраните его в Евфрат.

Откройте один из приказов, находясь в Word, с помощью кнопки . Просмотрите свойства этого документа.

Осуществите поиск в Евфрат, находясь в Word.

Рассмотрим экспорт документов в приложения. Выберите пункты меню Опции, Настройка..., в появившемся окне выберите вкладку «Программы для экспорта файлов» (см. рис. 3.16). Нужно задать ассоциации «файл-приложение». Нажмите кнопку «По умолчанию». Перечень ассоциаций берется из системного реестра Windows.

Задайте обработку какого-либо расширения. Для этого нажмите на кнопку «Новый...», в поле ввода введите расширение (например TIF), нажмите на кнопку «Обзор» и выберите приложение для обработки расширения (например MS Word).

Экспортируйте один из приказов. Для этого щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Экспорт контекстного меню.

Рассмотрим взаимодействие Евфрат с программой электронной почты. Щелкните правой кнопкой мыши на документе, выберите пункт меню Отправить. Запустится программа-клиент электронной почты, например MS Outlook Express. К сообщению будет автоматически присоединен выбранный документ. Остается только задать атрибуты сообщения – адрес отправителя, тему и т.д. и оправить его.

8. Неиспользуемые документы подлежат архивированию. Заархивируйте папку «Документы». Выберите пункты меню Сервис, Мастер архивирования. Как известно процесс архивирования с помощью мастера состоит из нескольких этапов. Каждый из этапов предполагает выполнение некоторых действий в соответствующем диалоговом окне. В первом появившемся окне нажмите кнопку «Далее». В окне «... Тип архива» выберите опцию «ZIP-архив». В окне «Действия» выберите «Создать новый архив». В следующем окне задайте путь до архива, нажав на соответствующую кнопку. В окне выбора пути, в поле имя файла введите «Документы». Указав путь и имя файла, введите имя архива и комментарий, нажмите кнопку «Далее». В окне «... Настройки архивации» выберите опции «Удалять оригиналы архивируемых документов» и «Пароль», задайте пароль. Установите, также, опцию «Добавить». После всех настроек появляется окно работы с архивами (см. рис. 3.17), аналогичное окну внесения документов. Выделите папку «Документы» и нажмите кнопку . Затем нажмите кнопку – архивация успешно завершена.