Вопрос 10.Бухгалтерский учет расходов по загранкомандировкам

Основными нормативными документами, регламентирующими вопросы направления работников в командировки являются Трудовой кодекс РФ и Постановление Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки». Правила оформления и расчетов по зарубежным командировкам во многом совпадают с правилами, установленными для командировок по России. Однако есть некоторые особенности.

За время пребывания в командировке работнику, командированному за рубеж, оплачивают:

а) суточные, найм жилого помещения и проезд;

б) дополнительные расходы, связанные с пересечением границы и использованием иностранной валюты, а именно:

• по получению загранпаспорта (если работник не имел загранпас­порта до момента направления в командировку);

• по оформлению и выдаче виз (если страна командировки является безвизовой — расходы по уплате въездной пошлины), приглашений и иных аналогичных документов (в т. ч. оплата обязательной медицин­ской страховки);

• по прописке загранпаспорта (если это необходимо для пребывания в стране командирования);

• по покупке в банке иностранной валюты, имеющей хождение в стране пребывания, или по обмену чека на наличную валюту;

• за провоз багажа (до 30 кг);

• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морски­ми каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (ст. 264 НК РФ.

Командированному лицу согласно утверж­денной смете командировочных расходов выдается аванс в рублях и валюте.

Согласно ФЗ 173 работнику, выезжающему за рубеж, можно выдать наличную и безналичную иностранную валюту, а также принять от него неистраченный аванс или возместить перерасход. Направляя сотрудника в загранкомандиров­ку, организации вправе использовать и корпо­ративную банковскую карту. Ее держателями могут быть один или несколько работников фир­мы. В соответст­вии с подпунктами 6 и 8 пункта 4.6 Положения Банка России от 09.04.98 № 23-П с помощью корпоративных карт можно оплатить расходы на командировки в безналичном порядке или получить для этих целей наличные в валюте за рубежом.

Выдача валютных средств на командировочные расходы носит строго целевой характер.

По окончании служебной командировки подотчетное лицо обязано представить в организацию авансовый отчет. В свою очередь организация представля­ет в уполномоченный банк отчет о расходовании наличной ино­странной валюты.

Аванс по краткосрочным загранкомандиров­кам может выдаваться в валюте, отличной от име­ющей хождение в стране командирования. В таком случае организация должна учитывать два момента: во-первых, выданная валюта должна быть конвертируемой, во-вторых, разница, возникшая в результате конвертации выданной валюты, с теми нормами, которые установлены законодательством Россий­ской Федерации на командировочные расходы, включается в доход работника в целях исчисления налога на доходы физических лиц.

Если какие-либо из представленных, оправдывающих расходы документов составле­ны на иностранном языке, то такие документы должны иметь построчный перевод.

Расходы, выраженные в иностранной валюте, надо пересчитывать в рубли. Для этого используется официальный курс Банка России, действующий на дату утверждения авансового отчета.

Суточные

Порядок исчисления суточных при направлении работников в загранкомандировки установлен совместным письмом Минтруда РФ и Минфина РФ от 17.05.96 № 1037-ИХ:

— со дня пересечения государственной гра­ницы при выезде из Российской Федерации су­точные выплачиваются по норме, установлен­ной для выплаты в стране, в которую направля­ется работник;

- со дня пересечения государственной гра­ницы при въезде в Российскую Федерацию су­точные выплачиваются по норме, установлен­ной при командировках в пределах Российской Федерации;

- если работник находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направлялся.

В налоговом учете. В целях исчисления налога на прибыль су­точные с 1.01.2009 не нормируются и устанавливаются местным локальным актом организации. Утвержденные орга­низацией в коллективном договоре или ином локаль­ном нормативном акте размеров возмещения расходов, связанных со служебными команди­ровками, выплаты, в частности при возмещении суточных, не подлежат включению в налоговую базу при исчислении НДФЛ.

С 1.01.2008 предельный размер суточных, которые не облагаются НДФЛ, составляет 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России и 2500 руб. при загранкомандировке (ФЗ от 29.07.07 № 216-ФЗ).

Расходы в виде налогов, уплаченных по законодательству других стран, не поименованы в перечне расходов, не принимаемых для целей налогообложения прибыли (ст. 270 НК РФ). Учитывая изложенное, выделенные в первичных документах суммы НДС и (или) иных налогов, уплаченных в соответствии с законодательством других стран, следует рассматривать как экономически оправданные затраты и учитывать при исчислении налогооблагаемой прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам на территории России и за рубежом ведется с применением счета 71 «Расчеты с подо­тчетными лицами». В учетной политике организа­ции и в рабочем плане счетов целесообразно преду­смотреть субсчета 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях», 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В бухгалтерском учете составляются записи:

Д-т сч.50, субсчет «Касса в иностранной валюте»,

К-т сч.52 «Валютные счета» - на сумму поступившей иностранной валюты в кассу органи­зации согласно представленной в уполномоченный банк за­явке и кассовому чеку;

Д-т сч.71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностран­ной валюте»,

К-т сч.50, субсчет «Касса в иностранной валюте» - на выдачу командируемому лицу аванса в иностранной ва­люте.

Если авансовый отчет показал перерасход в руб­лях и в иностранной ва­люте , делается следующее.

Сумма перерасхода в рублях выдается из кассы организации, в учете составляется запись:

Д-т сч.71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»,

К-т сч.50, субсч. 1 «Касса в рублях».

При погашении суммы аванса в иностран­ной валюте на дату представле­ния авансового отчета возникает отрицательная курсовая разница:

Д-т сч.91»Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы»,

К-т сч.71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностран­ной валюте».

Д-т сч.99 «Прибыли и убытки»,

К-т сч.91/9 «Сальдо прочих доходов и расходов»

Сумма перерасхода в рублях командирован­ному лицу выплачивается из кассы предприятия после утверждения авансового отчета по загранко­мандировке. При наличии перерасхода по авансу в иностранной валюте на командировочные расходы сумма задолженности перед работником должна быть погашена в соответствии с положением.

«О порядке признания командировочных расходов, произведенных в зарубежных командировках»

Письмо ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408

Стоимость валюты, которую сотрудник приобрел для служебной поездки за границу, компании следует определять по курсу ЦБ, установленному на дату покупки такой валюты. Если же у сотрудника нет документа, подтверждающего дату покупки валюты, то берут курс на дату утверждения авансового отчета. Письмо ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408.