2.3. Процеси управління туристичним проектом
Управління проектом складається з процесів. Процес - це сукупність дій, що приносить результат. Процеси проекту звичайно виконуються людьми і розпадаються на дві основні групи:
процеси управління проектами - що стосуються організації і опису робіт проекту (які будуть детально описані далі);
процеси, орієнтовані на продукт - що стосуються специфікації і виробництва продукту. Ці процеси визначаються життєвим циклом проекту.
У проектах процеси управління туристичними проектами і процеси, орієнтовані на продукт, накладаються і взаємодіють. Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені за відсутності розуміння того, як створити продукт.
На практиці процеси управління проектами можуть бути розділені на п’ять основних груп, що реалізовують різні функції управління. До основних процесів управління проектами належать:
Процеси ініціації - ухвалення рішення про початок виконання проекту.
Процеси планування - визначення цілей і критеріїв успіху проекту, розробка робочих схем їх досягнення та складення зведеного плану реалізації проекту.
Процеси виконання - координація людей та інших ресурсів для виконання плану. Даний етап управління проектами передбачає такі додаткові підпроцеси як
облік виконання (підготовка і розподіл необхідної для учасників інформації з необхідною періодичністю); підготовка пропозицій (збір рекомендацій, відгуків, пропозицій, заявок); вибір постачальників (оцінка пропозицій, вибір постачальників і підрядчиків і укладення контрактів) та розвиток команди проектує
Процес контролю за ходом виконання проекту.
Процеси завершення - формалізація виконання проекту і підведення його до впорядкованого фіналу. Завершення проекту супроводжується наступними процесами:
закриття контрактів - завершення і закриття контрактів;
адміністративне завершення - підготовка, збір і розподіл інформації, необхідної для формального завершення проекту;
Взаємозв’язки між основними процесами управління проектами схематично представлено на рис. 2.2.
Мал. 2.1.1 Взаємозв’язок процесів управління проектами
Допоміжними процесами управління проектами є:
процеси аналізу - визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху, ухвалення рішень про необхідність застосування коректуючих дій.
процеси управління - визначення необхідних коректуючих дій, їх узгодження, твердження і застосування;
Процеси аналізу
Процеси аналізу включають як аналіз плану, так і аналіз виконання проекту.
Аналіз плану означає визначення того, чи задовольняє складений план виконання проекту вимогам, що пред'являються до проекту, і очікуванням учасників проекту. Він виражається в оцінці показників плану командою і іншими учасниками проекту. На стадії планування результатом аналізу плану може бути ухвалення рішення про необхідність зміни початкових умов і складання нової версії плану, або ухвалення розробленої версії як базовий план проекту, який надалі служить основою для вимірювання виконання. У подальшому викладі аналіз плану не виділяється як окрема група процесів, а включається в групу процесів планування, роблячи цю групу процесів за своєю природою ітеративної. Таким чином, під процесами аналізу надалі розуміються процеси аналізу виконання.
Процеси аналізу виконання призначені для оцінки стану і прогнозу успішності виконання проекту згідно критеріям і обмеженням, визначеним на стадії планування. Через унікальність проектів ці критерії не є універсальними, але для більшості проектів до числа основних обмежень і критеріїв успіху входять цілі, терміни, якість і вартість робіт проекту. При негативному прогнозі ухвалюється рішення про необхідність коректуючих дій, вибір яких здійснюється в процесах управління змінами.
Процеси аналізу також можна підрозділити на основні і допоміжні.
До основних відносяться ті процеси аналізу, які безпосередньо пов'язані з метою проекту і показниками, що характеризують успішність виконання проекту:
аналіз термінів - визначення відповідності фактичних і прогнозних термінів виконання операцій проекту директивним або запланованим;
аналіз вартості - визначення відповідності фактичної і прогнозної вартості операцій і фаз проекту директивним або запланованим;
аналіз якості - моніторинг результатів з метою їх перевірки на відповідність прийнятим стандартам якості і визначення шляхів усунення причин небажаних результатів виконання якості проекту;
підтвердження цілей - процес формального приймання результатів проекту його учасниками (інвесторами, споживачами і т.д.).
Допоміжні процеси аналізу пов'язані з аналізом чинників, що впливають на цілі і критерії успіху проекту. Ці процеси включають:
оцінку виконання - аналіз результатів роботи і розподіл проектної інформації з метою постачання учасників проекту даними про те, як використовуються ресурси для досягнення мети проекту;
аналіз ресурсів - визначення відповідності фактичного і прогнозного завантаження і продуктивності ресурсів запланованим, а також аналіз відповідності фактичної витрати матеріалів плановим значенням.
У число процесів аналізу не включені аналіз взаємодії з метою оптимізації процедур обробки проектної інформації, аналіз виконання контрактів з метою своєчасного внесення змін і запобігання суперечкам і ряд інших процесів, які не носять регулярного характеру (як аналіз взаємодії), або складають частину включених процесів (як аналіз контрактів).
В результаті аналізу або ухвалюється рішення про продовження виконання проекту по наміченому раніше плану, або визначається необхідність застосування коректуючих дій.
Процеси управління проектом
Процеси управління призначаються для визначення, узгодження і внесення необхідних змін в план проекту. Такі процеси управління часто називаються управлінням змінами і ініціюються процесами аналізу.
До основних процесів управління, що зустрічаються практично в кожному проекті, відносяться:
загальне управління змінами - визначення, узгодження, твердження і ухвалення до виконання коректуючих дій і координація змін за всім проектом.
управління ресурсами - внесення змін до складу і призначення ресурсів на роботи проекту;
управління цілями - коректування цілей проекту за наслідками процесів аналізу;
управління якістю - розробка заходів щодо усунення причин незадовільного виконання.
Серед допоміжних процесів управління відзначимо:
управління ризиками - реагування на події і зміну ризиків в процесі виконання проекту;
управління контрактами - координація роботи (суб) підрядчиків, коректування контрактів, вирішення конфліктів.