6. Управління змінами

Управління змінами є процесом прогнозування і планування майбутніх змін, реєстрації всіх потенційних змін (у змісті проекту, специфікації, вартості, плані, сітьовому графіку і т.д.) для детального вивчення, оцінки наслідків чи схвалення відхилення, а також організації моніторингу і координації виконавців, що реалізують зміни в проекті.

Під зміною розуміється заміщення одного рішення іншим унаслідок впливу різних зовнішніх і внутрішніх факторів при розробці й реалізації проекту. Зміни можуть вноситися в різні розділи проекту. Ініціювати зміни можуть і замовник, і інвестор, і проектувальник, і підрядчик. Замовник, як правило, вносить зміни, що поліпшують кінцеві техніко-економічні харак­теристики проекту. Проектувальник може вносити зміни в первісну проектно-кошторисну документацію, специфікації. Підрядчик у ході реалізації проекту вносить зміни в календарний план, методи і технології впровадження робіт, послідовність (технологічну, просторову) зведення об'єктів і т.д.

Причинами внесення змін звичайно є неможливість передбачення не стадії розробки проекту нових проектних рішень, більш ефективних матеріалів, конструкцій і технологій і т.д., а також відставання в ході реалізації проекту від запланованих термінів, обсягів через непередбачені обставини.

Загальний контроль змін здійснюється: для оцінки впливу факторів, що призводять до позитивних чи негативних змін у проекті; для визначенні змін, які вже відбулися у проекті; для управління змінами в проекті в міру 1 появи. Загальний контроль змін включає:

• підтримку і відновлення базового (цільового, директивного, опорного т.д.) плану (графіка) проекту, застосованого для порівняння з планам» формованими в процесі виконання проекту; коректування базового плану пов'язане винятково зі змінами змісту проекту, але не з якими-небудь іншими:, змінами, що повинні враховуватися в поточному плані проекту в процесі його реалізації;

• обов'язкову зміну змісту проекту при зміні змісту його результату (продукту, товару, послуги і т.д.)

- координацію й узгодження змін у взаємозалежних видах інформації, функціях, процесах і процедурах управління проектом.

Вхідні дані загального контролю змін містять базовий (цільовий, дирек­тивний, опорний і т.д.) план (графік) проекту, звітність про хід реалізації проекту і вимоги щодо змін у проекті.

Для загального контролю змін використовується набір формальних процедур, установлених внутріфірмовим стандартом реалізуючої проект організації, що визначають регламент змін раніше прийнятих офіційних документів проекту і порядок їх затвердження. Це може бути, наприклад, система документообігу, що склалася в організації. Якщо такої системи немає, то команді проекту необхідно розробити подібну систему чи адаптувати спеціальні програмні оболонки (наприклад, програмний продукт "Ехреdition" компанії "Ргіmavera Systems"), у яких реалізовані найбільш розповсюджені методи і засоби управління змінами, які зарекомендували себе на практиці. Створення системи в цьому випадку стає частиною проекту, причому дуже важливою. Для контролю змін застосовуються також процедури обробки змін, що можуть бути затверджені без попереднього розгляду (наприклад, у ході регламентних робіт з обмеженим часом ухвалення рішення чи при виникненні надзвичайних ситуацій). Для таких заздалегідь обговорених випадків підсистема контролю змін повинна дозволяти "автоматично" затверджувати визначені категорії змін. Як і будь-які інші зміни, ці зміни повинні бути в обов'язковому порядку задокументовані та враховані, щоб не виникло проблем надалі через відсутність інформації про реальний стан справ за проектом.

Результати загального контролю змін містять модифікований базовий план проекту з урахуванням затверджених змін, що в обов'язковому порядку доводяться до учасників проекту.

Функції загального контролю змін закріплюються за комісією (групою) контролю змін (Change control board), що несе відповідальність за затвердження чи відхилення запитів на зміни. Права й обов'язки комісії повинні бути чітко визначені та погоджені з основними учасниками проекту. У великих і складних проектах може працювати одночасно кілька комісій з різними правами й обов'язками.

Контроль змін змісту проекту здійснюється: для оцінки впливу факторів, що призводять до позитивних чи негативних змін змісту проекту; для визначення змін змісту проекту; для управління змінами змісту проекту, як тільки вони з'являться. Контроль змін змісту тісно пов'язаний з іншими процесами контролю.

Вхідні дані контролю змісту включають: опис СРР, інформацію про результати діяльності, наприклад, у вигляді звітів про виконані роботи, фінансових звітів за витратами і т.д.; документацію про кінцеві результати проекту (по товарам, послугам, об'єктам і т.д.) у вигляді креслень, специ­фікацій, описів, технічних завдань і т.д.; запити на зміни, сформульовані в кожній з форм - усній чи письмовій, усередині чи поза організацією, директивні чи такі, що носять рекомендаційний характер; порядок дій за управлінням змістом, за обліком, ідентифікацією й інтеграцією змін у проекті, а також як часто, з якою періодичністю допускаються зміни.

Для контролю змісту затверджується регламент, відповідно до якого виробляються зміни, визначаються форма і послідовність проходження документів за змінами, рівнем і повноваженням осіб, відповідальних за прийняття, узгодження чи відхилення змін. Якщо проект виконується відповідно до контракту, то всі зміни повинні бути погоджені зі сторонами - учасниками цього контракту. Контроль неможливий без відпрацьованих процедур оцінки результатів діяльності, що дозволяють визначати величину відхилення від плану, причину цього відхилення і необхідність коригу­вальних дій. Перепланування є одним з характерних моментів практично для будь-якого проекту, тому що рідко коли проект виконується відповідно до плану. Можливі зміни змісту можуть призвести до змін СРР і необхідності перезатвердження базового (директивного, цільового) плану.

Для забезпечення ефективного контролю за змістом робіт проекту повинні бути визначені формальні процедури управління змінами.

Наступні елементи проекту і фактори, що впливають на його реалізацію, можуть мінятися:

• цілі і плани проекту;

• механізми реалізації проекту;

• використання ресурсів;

• контракти і зобов'язання за ними;

• використовувані стандарти і нормативи;

• географія розміщення об'єктів;

• зовнішні фактори, що впливають на проект. Причинами змін у змісті робіт можуть бути:

• зміни кон'юнктури на ринку;

• дії й наміри конкурентів;

• технологічні зміни, зміни в цінах і доступності ресурсів;

• економічна нестабільність;

• помилки в планах і оцінках;

• помилки у виборі методів, інструментів, організаційній структурі чи стандартах;

• зміни в контрактах і специфікаціях;

• затримки постачань чи постачання, що не відповідають вимогам якості;

• необхідність прискорення робіт;

• вплив інших проектів.

Усю різноманітність змін можна розділити на усвідомлені (бажані) зміни і вимушені. Наприклад, коли необхідно прискорити виконання проектів для того, щоб швидше запустити виробництво чи випустити товар на ринок.

приймається рішення скоротити терміни виконання проекту. У даному випадку керівництво проекту усвідомлено здійснює тимчасові зміни для того, щоб одержати вигоду від більш раннього закінчення проекту. Коли ж графік робіт повинний бути пересунутий на більш пізні терміни через недоброякісні постачання, низьку продуктивність праці, керівництво змушене піти на перегляд тимчасових параметрів виконання робіт.

Вимушені зміни повинні бути вчасно розпізнані й реалізовані з наймен­шими збитками. Можливість же виконання бажаних змін повинна бути диференційована і реалізована з вигодою для проекту.

Неконтрольовані зміни, що здійснюються в процесі реалізації проекту, можуть носити рятівний характер для всього процесу управління. Для ефективного управління змінами в ході реалізації проекту необхідне засто­сування відповідних підходів:

• реалізація ефективного взаємозв'язку між учасниками проекту;

• розмежування ролей і відповідальності, пов'язаних з кожною зміною;

• можливість відслідковувати вплив змін на тимчасові та вартісні показники проекту.

Процес контролю за реалізацією змін має на увазі роботу з набором документів, що регламентують облік і супровід кожної окремої зміни від появи потреби в ній до її повної реалізації. Конкретні реалізації даного процесу не тільки можуть значно варіюватися залежно від області діяльності та прийнятої в організації системи управління, але і можуть змінюватися для проектів у рамках однієї організації.

Хто-небудь з учасників проекту - замовник, команда проекту чи третя сторона - може ініціювати запити на зміну. Будь-які з цих питань на функціональну модифікацію повинні бути належним чином задокументовані й пройти через процес контролю за реалізацією змін. Без такого контролю менеджеру проекту буде важко контролювати виконання робіт частини проекту, що залишилася.

У досить загальному вигляді даний процес повинен регламентувати проходження змін через п'ять основних стадій (рис. 3.24):

1. Опис.

На початковій стадії необхідно усвідомити й описати пропоновану зміну. Пропозиція документується й обговорюється.

2. Оцінка.

Друга стадія передбачає повномасштабний аналіз впливу пропонованої зміни. Для цього виконується збір і узгодження всієї інформації, необхідної для оцінки наслідків даної зміни. Результати дослідження документуються й обговорюються.

3. Схвалення.

Розглядаються результати досліджень і приймається рішення: схвалити зміну, відмовити, відкласти. Якщо приймають рішення відкласти реалізацію зміни, то необхідно провести додаткові дослідження і розрахунки. Якщо приймається позитивне рішення, то затверджуються виконавці і виділяються засоби на проведення зміни. Прийняті рішення документуються.

4. Реалізація

Зміна вноситься в план проекту і реалізується.

5. Підтвердження виконання.

Контроль коректного і повного виконання робіт у рамках даної зміни. У випадку позитивного результату зміна знімається з контролю.

Можна навести наступні приклади документів, що регламентують і протоколюють проходження зміни:

• звіт про проблему — опис проблеми, що виникла в ході реалізації проекту. Формується на початковій стадії;

• запит на здійснення зміни. Формується на початковій стадії;

• опис пропонованої зміни - інформація про зміну, її поточний статус, ініціатори і відповідальні за виконання і контроль. Формується на початковій стадії і коректується на наступних стадіях;

• зведена форма контролю зміни. Містить узагальнену інформацію про зміну.

Кожна стадія проходження зміни виконується відповідно до затверд­женого регламенту і припускає визначений розподіл ролей серед учасників проекту. Наприклад, у групі управління проектом виділяється відповідальний за збір і обробку звітів, що надходять, про поточні проблеми і запити на здійснення змін. Для контролю за проходженням зміни призначається адміністратор процесу.

Спеціальним документом регламентується проведення переговорів і ухвалення рішень про реалізацію змін, у яких беруть участь менеджер, відповідальний за реалізацію даної частини проекту, представник замовника, а в разі необхідності - й представники зацікавлених організацій.

Таким чином, в ідеальному випадку контроль реалізації змін являє собою комплексну технологію управління проведенням зміни проекту з відповідним набором документації і розподілом обов'язків.

Усі основні елементи проекту повинні контролюватися керівництвом, яке визначає процедуру й установлює послідовність збору даних через визначені інтервали часу, аналізує отримані дані, поточні розбіжності фактичних і планових показників і прогнозує вплив поточного стану справ на виконання обсягів робіт, що залишилися. Основні принципи побудови ефективної системи контролю включають:

• наявність чітких планів;

• наявність ясної системи звітності;

• наявність ефективної системи аналізу фактичних показників і тенденцій;

• наявність ефективної системи реагування.

Завершальним кроком процесу контролю є дії, що починаються керів­ництвом і спрямовані на подолання відхилень у ході робіт проекту. Ці дії можуть бути спрямовані на виправлення виявлених недоліків і подолання негативних тенденцій у рамках проекту. У ряді випадків може знадобитися перегляд плану.

7. Завершення проекту

У завершальну фазу проекту включено проведення експлуа­таційних іспитів, здавання проекту і закриття контракту. Завер­шення проекту відбувається:

• після виконання всіх робіт;

• у результаті прийняття рішення про припинення роботи з незавершеного проекту.

Управління прийманням-з даванням об'єкта

Метою проведення експлуатаційних іспитів є одержання точ­них даних про рівень результату виконання проектних робіт.

Такі іспити проводять також з метою виявлення фактичних експлуатаційних характеристик устаткування, які підтверджують або спростовують доцільність обраної технології.

Експлуатаційні іспити

Експлуатаційні іспити передбачають:

• проведення порівняння експлуатаційних характеристик про­екту і запланованими показниками;

• виявлення розбіжностей між запланованими і реальними показниками;

• визначення причин розбіжностей;

• опрацювання заходів щодо усунення розбіжностей - "недо­робок";

• організацію робіт з усунення недоробок.

Проведення експлуатаційних іспитів потребує ретельної їх підготовки. Це є завданням координатора робіт з експлуатаційних іспитів. Для організації експлуатаційних іспитів складають графік і створюють комісію.

Вимоги до проведення експлуатаційних іспитів визначаються гарантійними угодами між постачальниками і замовником.

Гарантійна угода, забезпечуючи захист прав обох сторін, пе­редбачає:

• перевірку відповідності встановленого устаткування запла­нованому проектом;

• спостереження за іспитами, початком робіт і запроваджен­ням в експлуатацію;

• визначення відповідності вихідної сировини, що використо­вується в процесі іспитів;

• визначення часу та умов проведення іспитів;

• встановлення в процесі іспитів відповідності змонтованого устаткування його паспортним даним;

• усунення невідповідностей проекту.

Будь-які недоробки і неполадки негативно впливають на про­ведення експлуатаційних іспитів, тому необхідно вести щоденну реєстрацію результатів експлуатаційних іспитів у спеціальному жур­налі, в якому фіксуються всі відхилення від запланованих показ­ників. Журнал потім передається користувачеві, оскільки інфор­мація, що в ньому міститься, може бути використана у подальшій роботі (експлуатації).

Закриття контракту

Наступні етап у завершенні проекту - його здавання і закриття контракту.

Основні етапи закриття контракту

1. Перевірка фінансової звітності.

2. Паспортизація.

3. Виявлення невиконаних зобов'язань.

4. Завершення невиконаних зобов'язань.

5. Гарантійне обслуговування та остаточні розрахунки. Перевірка фінансової звітності замовника передбачає:

• перевірку повноти виписки фактури на весь обсяг заверше­них робіт;

• узгодження отриманих платежів з поданими рахунками-фактурами;

• перевірку наявності документації щодо змін;

• контроль суми відрахувань, зроблених замовником. Перевірка фінансової звітності виконавця щодо:

• платежів постачальникам і субпідрядникам;

• відповідності суми замовлень закупівлям згідно з накладни­ми постачальників;

• пошуку прострочених платежів постачальникові;

• підтвердження відповідних відрахувань.

У результаті такої перевірки одержують дані для підготовки остаточних фінансових звітів щодо проекту.

Паспортизація - один з важливих елементів організації закриття контракту. Для її проведення подається відповідна доку­ментація, наприклад стосовно технічних даних використовуваної сировини та матеріалів - сертифікати. Уся документація передається замовникові для реєстрації. Правильне управління проектом пе­редбачає вчасну паспортизацію (тобто здійснену ще до настання етапу закриття контракту).

Невиконані зобов'язання мають бути цілком завершені на етапі закриття контракту. Добре, якщо керівник проекту вирішить усі спірні питання шляхом переговорів. Може мати місце рішення про те, що деякі елементи проекту не будуть виконані при закритті кон­тракту. Остаточне рішення щодо виконання невиконаних зобов'я­зань залишається за замовником.

Обсяги робіт, визначені на початку проекту, можуть виявити­ся неадекватними умовам, що виникли у зв'язку зі змінами у кон­тракті. Деякі з них залишаються недовершеними через дрібні не­доробки. Виявлення невиконаних зобов'язань має проводитись постійно, протягом усього часу виконання контракту, "х слід усу­вати своєчасно, а не на етапі закриття контракту, - це дозволить уникнути зайвих витрат.

За результатами перевірки встановлюють:

• обсяги робіт, що не потребують додаткових зусиль і готові до закриття;

• обсяги робіт, що потребують завершення згідно з договірни­ми зобов'язаннями.

Керівник проекту запитує у замовника перелік розбіжностей і недоліків, які, на його думку, повинні бути усунуті до приймання робіт. Цей перелік перевіряють на відповідність договірним зобо­в'язанням.

Гарантійне обслуговування

Гарантійне обслуговування здійснюється після закриття кон­тракту відповідальною за це функціональною групкою. Цій групі передається: технічна інформація, устаткування, інструменти, за­соби навчання, посібник з експлуатації, креслення, результати іспитів, різноманітні матеріали фірм-постачальників. Умо­ви гарантійного обслуговування вказуються в контракті.