ЗМІСТ

ВСТУП………………………………………………………………………………

РОЗДІЛ 1 МЕТОДОЛОГІЧНІ ОСНОВИ ВИВЧЕННЯ Ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні.

1. Уточнення основних понять дослідження ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні.

2. Стан розробки проблеми дослідження ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні.

3. Методи дослідження документа як ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні.

РОЗДІЛ 2 ТЕОРЕТИЧНИЙ АНАЛІЗ Ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні.

2.1 Системний підхід та особлвості його застосування в системі електронного документу в Україні

2.2 Структура та функції системи електронного документообігу в Україні

2.3 Місце електронного документа в системі управління організацією

Розділ 3 ПРАКСЕОЛОГІЧНИЙ АНАЛІЗ Ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні.

3.1 Рекомендації щодо більш ефективного використання ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні.

3.2 Принципи ефективного ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні

ВИСНОВКИ

Вступ

Розділ 1 методологічні основи вивчення Ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні.

1. Уточнення основних понять дослідження ціноутворення на системи електронного документообігу в Україні.

Термін «документообіг» озна-чає контрольований рух готових документів як всередині організа-ції, так і за її межами. Електронний документообіг охоплює ще йстадії підготовки документів і вільний обмін інформацією покомп'ютерних мережах.

У світі існують два основних типи документів - паперові і їхклони - електронні. Паперові документи породжують електронні(наприклад, сканування документа), і навпаки, електронні -паперові документи (наприклад, процес друку документа).

Електронний документ (ЕД) - це файл, що представляєзмістовну інформацію, яка може бути використана, наприклад,для пошуку документа або віднесення його до тієї або іншої групидокументів.      

Це може бути текст або електронна форма Microsoft Word,таблиця Excel, повідомлення у форматі електронної пошти, Internet.Файли документів можуть бути неструктурованими (звичайнітекстові документи) або структурованими. Останні містятьелементи структури, що надає зовнішнім додаткам можливість їхрозпізнання (форми Word, електронні таблиці, документи у форматіXML). Ще одним різновидом даної групи документів є файлизбірних («складених») документів, наприклад файли BinderMicrosoft Office.

Система електронного документообігу (СЕД) повинна підтримувати роботу з усіма типами документів, забезпечуючипрозору навігацію користувачів по всьому доступномуінформаційному простору і, за необхідності, безболісно підключати до системи інші типи документів, визначаючи при цьому регламентїхньої обробки. Основним принципом організації систем роботи зЕД є принцип "інформаційної парасольки" - працювати з усіматипами документів, що пов'язані з життєдіяльністю підприємства. ^

Життєвий цикл документа (ЖЦ) - це існування документавід моменту його створення до моменту його знищення.

Життевий цикл документа складається з двох основних стадій.

Стадія розробки документа, яка включає:

власне розробку самого документа;

оформлення документа (реєстрація);

затвердження документа.

Якщо документ перебуває в стадії розробки, він вважаєтьсянеопублікованим, і права на документ визначаються правамидоступу конкретного користувача.

Стадія опублікованого документа, яка включає:

активний доступ;

архівацію, розархівацію (короткострокове збереження,довгострокове збереження);

знищення документа.

Коли документ переходить з першої на другу стадію, він стаєопублікованим, і права на документ залишаються тільки одні -доступ на читання. Прикладом опублікованого документа можебути шаблон стандартного бланка підприємства. Крім правадоступу на читання, можуть існувати права на переведенняопублікованого документа в стадію розробки. Залежно відконкретної стадії життєвого циклу документа архівипідрозділяються на такі типи:

S статичні архіви документів (або просто архіви) - системи, щомають справу тільки з опублікованими документами;

S динамічні архіви документів (або СКД) - системи, що маютьсправу як з опублікованими документами, так і з тими, щознаходяться в розробці.

Система електронного документообігу - одна з найважливішихскладових інформаційної системи, яка відповідає за управліннявводом документів у систему, збереження, пошук, маршрутизацію,обробку документів, збір і аналіз інформації про поточний стан ви-конання ділових і адміністративних процедур. 

Сучасна інтегрована система керування електронними докуме-нтами повинна підтримувати механізми автоматизації комплексутаких задач:

S аналіз організації бізнес-процесів і супутнього документообі-гу;

S збір, зберігання, пошук і перегляд документів;

S маршрутизація й обробка документів, керування бізнес-процесами і правилами проходження документів.

Складовими частинами системи (підсистеми), що працює здокументами, є:

системи керування документами;

системи автоматизації діловодства;

архіви документів;

системи створення документів і системи обробки документів;

системи керування вартістю зберігання документів;

системи маршрутизації документів;

системи комплексної автоматизації виробничих процесів(бізнес-процесів); Кожна підсистема має набір специфічних для неї функцій. Прицьому окремі підсистеми тісно взаємодіють між собою. Поділсистеми документообігу на підсистеми носить в деякій мірі«академічний» характер. У реальній практиці програмні продуктидосить умовно можна віднести до тієї або іншої групи в наведенійкласифікації. Як правило, системи реалізують лише частинуфункцій, при цьому продукт одного класу може містити в собічастину функцій систем іншого класу. Тому побудова системиелектронного документообігу з існуючих на ринку продуктівпотребує не тільки чіткого розуміння кінцевої задачі, але йвідмінного знання ринку програмного забезпечення.

1) Система керування документами. Система керуваннядокументами - ядро системи роботи з документами. Її основнимизадачами є:

забезпечення реєстрації інформації, що надходить(заповнення необхідних атрибутів документа);організація зберігання документів;

підтримка пристроїв зберігання даних різних типів (відшвидких магнітних дисків до стримерів, у тому числі підтримкароботи зі знімними носіями);

підтримка міграції документів між пристроями зберігання взалежності від зміни активності обігу інформації. Виділяються двавиди міграції документів: міграція документів, що настроюєтьсякористувачем, і автоматична. Технологія автоматичної міграціїдокументів називається Hierarchical Storage Management, апродукти, які її підтримують - HSM продуктами;

автоматичні операції з документами (копіювання,відновлення, знищення);

організація індексування документів для подальшого їхшвидкого пошуку. Сюди відноситься підтримка індексіврізноманітних типів. Виділяють два основних типи. Атрибутивнийіндекс, коли документу присвоюється набір текстових, цифрових таінших значень. Ці значення потім зберігаються в базах даних, іподальший пошук документа здійснюється за цими значеннями.Іншим широко застосовуваним типом індексування документа єпобудова повнотекстового індексу за змістом (слова, фрази)документа;

аудит і забезпечення безпеки документів. Під цим

розуміють контроль доступу до документа і протоколювання всіхподій, пов'язаних із документом.

Контроль доступу - це дозвіл або заборона виконання,залежно від повноважень користувача, що ввійшов у систему, такихоперацій як: перегляд документа, копіювання документа, знищеннядокумента, редагування документа, керування доступом додокумента.

Система керування документами повинна дозволяти розрахо-вувати вартість використання документа. Природно, що вартістьдокумента вимірюється не в грошовому вираженні, а в часовому.Дана функція важлива не тільки для аналізу діяльності підприємст-ва і конкретних співробітників, але і для виставляння рахунків наоплату клієнтам. Окремо слід відзначити можливість використанняспеціалізованих апаратно-програмних модулів криптозахисту да-них, що надають додатковий сервіс щодо захисту документів (елек-тронний підпис, шифрування);

інтеграція з додатками обробки документа. Існує множинадодатків, що породжують документи. Якщо в організаціївстановлений корпоративний стандарт на використовувані додатки,то їх число обмежується десятком, якщо ж немає, то подібна задачазначно ускладнюється. Виділяють два типи додатків, із якими можевідбуватися інтеграція:

додатки, що зберігають результати своєї роботи у файлахвласного формату;

додатки, що готують і виводять результати тільки на друк.Виходячи з типів додатків, випливають два типи інтеграції:

інтеграція на рівні операцій із файлами;

інтеграція на рівні виводу на друк.

Як окремий вид інтеграції можна виділити інтеграцію зелектронною поштою і факс-системами як найбільш поширенимимеханізмами передачі інформації;

організація колективної роботи з документами. Як ужевідзначалося раніше, організація колективної роботи зелекстронним документом дає серйозний виграш у продуктивностіпраці всього підприємства. Спільний доступ до електронногодокумента є основою для цього;

організація розподілених сховищ документів. В умовахзастосування системи керування документообігом часто виникаєпитання про підтримку розподіленого в просторі сховища. Підвимогою розподіленості розуміємо:

доступ віддалених користувачів до сховища документів урежимі on-line або ж у режимі off-line - коли було б логічнимвикористовувати електронну пошту для відпрацьовуваннямеханізмів замовлення-доставки документів;

взаємодію декількох сховищ і одночасний доступ користувачівдо інформації, розташованої в різних архівах. Такого родувзаємодія може бути побудована на двох основних принципах:

взаємне тиражування сховищ;

технологія розподіленого доступу.