2. Роль документационного обеспечения управления в современной организации

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь установление единых или весьма схожих правил работы с документами вытекает из самой сути производства дел, т.е. письменно зафиксировать решение управленческих задач, придать этим решениям и их обоснованиям официальный характер (юридическую силу) и передать эту официальную информацию, зафиксированную в документах, как внутри своей локальной системы управления, так и в другие организации. Полностью информационно закрытых организаций, корпораций, производственных отраслей быть не может, а значит, все должны понимать и принимать «чужие» документы, «играть по одним правилам».

Подавляющая часть управленческой работы нуждается в фиксации своих действий, поэтому каждому предприятию необходима эффективная система ДОУ – документационного обеспечения управления.

Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии. Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ. С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации:

1. документационное обеспечение, т.е. документирование процедур управления;

2. коммуникации, или технологии документационного обеспечения;

3. организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.

Современные исследователи аппарата управления сравнивают его с нервным центром предприятия – здесь формулируется долговременная политика, здесь накапливаются, хранятся и поддерживаются в рабочем состоянии информационные массивы, составляющие «память» организации, отсюда осуществляется ежедневное руководство. Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления.

Когда небольшая организация выделяет работника для производства дел, его деятельность редко выходит за рамки функций регистрации и хранения получаемых и посылаемых документов. Наличие такой формы управления порождает представление о том, что работа по документационному обеспечению управления довольно примитивна, необходима только для обслуживания внешних коммуникаций и может не изменяться в течение длительного времени.

Основой качественного изменения системы управления является то, что управление начинает осуществляться уже при помощи штата специально обученных сотрудников. Но главой и инициатором всех мероприятий по-прежнему остается руководитель, на организацию работы с документами накладывается отпечаток его личности и непосредственной активности.

Технический прогресс также играет роль ускорителя, усиливающего значение делопроизводственных служб и появление новых рабочих процессов, возникших в результате расширения и модернизации документационного обеспечения; они становятся неотъемлемой и главной частью организационной структуры, без которой невозможно эффективное функционирование организации в целом.

В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности, и, чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб. Важно отметить, что эта организация определяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой и передаваемой информации.