Контрольная работа

1. Назовите обязательные реквизиты доверенности.

2. Что должно быть указано в претензионном письме?

3. Назовите 8 этапов прохождения документа в организации.

Глоссарий

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтвержда­ющий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т. д.).

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы­вать в нем наименование вида документа.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи.

Внутренние документы – официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Входящие (поступающие) документы – документы, поступившие в организацию.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разоб­щены.

Доверенность – документ для представительства доверенного лица от лица доверителя перед тре­тьими лицами, а также для совершения действий доверенного лица от имени доверителя.

Договор – соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю дан­ного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного под­разделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопро­са с выводами и предложениями составителя.

Документ личного происхождения - это документ, созданный ли­цом вне сферы его служебной деятельности или выполнения обществен­ных обязанностей.

Документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным пра­вилам и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организа­цией в целях регламентации организационно-правового положения ра­ботника, его обязанностей, прав, ответственности.

Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле).

Заявление – это просьба о разрешении того или иного вопроса, ка­сающегося осуществления представленных работнику или граждани­ну прав: на труд, отдых и т. д.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Исковое заявление — это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения.

Исходящие (отправляемые) документы – официальные докумен­ты, отправляемые из организации.

Конструкционная сетка – это сетка, состоящая из горизонталь­ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата. Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен од­ному знаку). Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

Общий бланк используют для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу доку­мента и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

Организационными документами являются: учредительный договор; устав организации; положение об организации, положения о структурных подразделениях организации, коллегиаль­ных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание; должностные инструкции работников.

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установлен­ном порядке

Переменными называют такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств (текст, дата).

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных под­разделений.

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительны­ми и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российс­кой Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиаль­ных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабиль­ных норм и правил.

Постоянными называют такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­довательно, можно заранее нанести на бланк организации (герб, ИНН, ОГРН).

Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязан­ности работников и администрации, предоставление отпусков, коман­дирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.

Претензия — это требование о доб­ровольном устранении нарушения законодательства.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­цией.

Продольный вариант расположения реквизитов предусматривает продление заголовочной части бланка до границы правого поля.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседа­ниях коллегиальных органов.

Протокол разногласий составляется в тех случаях, когда по предложенному одной стороной проекту договора у другой стороны имеются возражения.

Распорядительные документы: постановление; реше­ние; приказ; распоряжение; указание.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем коллегиального органа государственного управления в целях раз­решения оперативных вопросов.

Регламент работы – правовой акт, устанавливающий порядок дея­тельности руководства организации, коллегиального или совещатель­ного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в поло­жении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок пла­нирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний кол­легиального органа, доведения их до исполнителей.

Реквизит – законченный информационный элемент документа.

Реквизит 01. Государственный герб изображается только в случаях, предусмотренных законодательством.

Реквизит 02 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с законодательством каждого из субъектов Российской Федерации

Реквизит 03 Эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания) — это символическое графическое изображение, в качестве эмблемы коммерческой организации, как правило, используется товарный знак.

Реквизит 04 Коды организации по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО)

Реквизит 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица – это регистрационный номер записи о создании юридического лица. Внесение такой записи подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу.

Реквизит 06 Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

Реквизит 07 Код формы документа указывает на правомочность ис­пользования данного бланка документа и должен соответствовать коду унифицированной формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит 08 Наименование организации является собирательным обо­значением автора документа, так как на практике автором может быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Реквизит 09 Справочные данные об организации – указываются только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес; номер телетайпа, телефона, факса, телекса и другие сведения по выбору автора бланка, напри­мер банковские реквизиты.

Реквизит 10 Наименование вида документа является одним из важ­нейших реквизитов, поскольку с первого взгляда позволяет судить о назначении данного документа, определяет общий состав рекви­зитов и структуру текста.

Реквизит 11 Дата – для большинства документов это дата его подпи­сания или утверждения, но, например, для протокола, акта — это дата проведения мероприятия, заседания.

Реквизит 12 Регистрационный номер (индекс) документа проставляют одновременно с датой. Это условное обозначение под кото­рым документ введен в информационно-поисковую систему организации.

Реквизит 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется на ответном письме. Дата и номер для ссылки копируются из инициативного письма.

Реквизит 14 Место составления или издания документа обязательно указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и отсутствуют «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления.

Реквизит 15 Адресат проставляется на исходящих письмах, так как наличие этого реквизита необходимо для оформления упаковки (конверта) и для сверки с адресом при получении корреспонден­ции.

Реквизит 16 Гриф утверждения. Документ может утверждаться соот­ветствующими органами или должностными лицами, в компетен­цию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждае­мых документах или посредством издания соответствующего рас­порядительного документа.

Реквизит 17 Резолюция фиксирует указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется, как правило, в верхнем правом углу над текстом первого листа документа.

Реквизит 18 Заголовок к тексту является обязательным для всех офи­циальных управленческих документов. В нем отражается краткое содержание документа.

Реквизит 19 Отметка о контроле проставляется на документах, ис­полнение которых взято на особый контроль по поручению руко­водителя. Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» фломастером (цветным карандашом) или специальным штампом "Контроль».

Реквизит 20 Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Феде рации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Реквизит 21 Отметка о наличии приложений проставляется в различных местах в зависимости от вида документа

Реквизит 22 Подпись — это один из основных способов удостоверения документов. Подписывает документ лицо, которое несет ответ­ственность за его содержание.

Реквизит 23 Гриф согласования – оформляется при внешнем согласовании документа.

Реквизит 24 Виза согласования – оформляется при внутреннем согласовании документа.

Реквизит 25 Печать ставится на наиболее важных документах, предус­мотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми сред­ствами, подтверждая подлинность подписей.

Реквизит 26 Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотруд ника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Реквизит 27 Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Реквизит 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Реквизит 29 Отметка о поступлении документа в организацию ста­вится на первом листе входящих документов, как правило с помо­щью штампа. Включает в себя: краткое наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистра­ционный номер.

Реквизит 30 Отметка для автоматического поиска документа — самый новый реквизит управленческих документов, необходимый для совмещения компьютерных и традиционных технологий. Он включает имя файла, код оператора, и другие поисковые данные.

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совеща­тельными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Реше­ния издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, мето­дические, педагогические советы и др.

Система документации – совокуп­ность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назна­чения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержа­нию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.

Смешанная форма делопроизвод­ства чаще всего применяется в крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов. В этом случае централизуются работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за ис­полнением, копированием и размножением. Такие работы, как регист­рация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Стандартизация – де­ятельность по установлению правил и характеристик в целях их добро­вольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и по­вышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливаю­щий структуру организации, наименование структурных подразделе­ний и должностей, штатную численность по каждой должности в соот­ветствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (пе­чатается) получателем.

Типовым формуляром называется формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т. д.).

Угловой вариант расположения реквизитов предусматривает расположение заголовочной части бланка документа в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методичес­кого характера, а также по вопросам, связанным с организацией ис­пользования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообра­зию

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, ком­петенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организа­ции, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, пред­приятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности.

Флаговый способ расположения реквизитов предусматривает написание начала реквизи­та всегда от левой границы зоны расположения рекви­зита.

Формуляр документа – совокупность реквизитов для конкретного документа с опреде­лением их взаимного расположения.

Формуляр-образец пред­ставляет собой графическую модель построения множества доку­ментов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, распо­ложение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, ха­рактерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизуются.

Центрированный способ расположения реквизитов – начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях - указанием разряда по Единой тарифной сетке — ETC), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

ОКУД – Общероссийский классификатор управленческой документации.

ОКПО – Общероссийский классификатор организаций и предприятий.