2. Организационные формы делопроизводства

Организационная форма делопроизводства может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. Выбор определенной формы зависит от объемов документооборота, масштабов организации, территориального размещения ее структурных подразделений.

Централизованная форма делопроизводства предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте, т. е. централизуются.

Эта форма наиболее рациональна при незначительных объемах обрабатываемых документов, так как позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнение сосредоточенных в одном месте делопроизводственных работ, держать под контролем всю организацию документационного обслуживания.

Децентрализованная форма делопроизводства применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разобщены. Внедрение этой формы предполагает, что в каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ (хоть и небольшая) или работник, которые самостоятельно ведут все виды работ с документами.

Смешанная форма делопроизводства чаще всего применяется в крупных организациях с большими объемами обрабатываемых документов. В этом случае централизуются работы, связанные с приемом и первоначальной обработкой документов, контролем за исполнением, копированием и размножением. Такие работы, как регистрация, текущее хранение документов, подготовка и сдача их в архив, осуществляются в структурных подразделениях.

Внедрение компьютерных технологий в делопроизводство позволяет децентрализовать регистрацию документов, создавая в то же время централизованную информационно-поисковую систему (базу данных) о документах организации.

Использование таких технологий становится необходимой характеристикой работы службы ДОУ. Но это не означает отказа от существующих правил документирования управленческой деятельности в традиционных бумажных документах, что в первую очередь входит в понятие «делопроизводство». Компьютерные технологии на современном этапе все больше внедряются в организацию работы с документами, что позволяет не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать принципиально новые возможности в деле управления документооборотом в целом по организации, выполнения справочно-информационной и аналитической работы, а также использования элементов электронного документооборота. Это позволит поднять работу служб ДОУ на новый качественный уровень.

Самоконтроль

Подберите к каждому понятию одно соответствующее определение:

внутренние документы входящие документы исходящие документы	документы, поступившие в организацию официальные докумен­ты, отправляемые из организации документ, составляемый при приемке продукции имеющей какие-либо отклонения по количеству или качеству официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации
Централизованная форма делопроизводства Децентрализованная форма делопроизводства Смешанная форма делопроизводства	применяется тогда, когда структурные подразделения организации территориально разоб­щены предполагает, что все работы с документами от момента получения (создания) до передачи их на архивное хранение проводятся в одном месте применяется в период формирования службы ДОУ на предприятии предполагает сочетание концентрации одних операций в службе ДОУ и выполнение других в структурных подразделениях