2. Некоторые виды писем

Имеется много разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные, претензионные, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др. Разновидность письма определяется содержанием текста.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единствен­ного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: («Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением.

Письма-ответы (отказы)

Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1. повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2. обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

3. констатация отказа.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...» «Считаем нужным сообщить Вам...» «Предлагаемые Вами сроки проведения...» «Ваше предложение не получило поддержки».

Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «Вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства.

Приведем еще несколько вариантов текста писем-напоминаний:

«Напоминаем, что согласно договору № 88 Ваше предприятие должно было закончить работы по благоустройству территории к 10.05.2003.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.05.2003. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск».

Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Приведем пример текста информационного письма:

О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 200_ г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более 8 страниц до 20 июля 200_ г.

Самоконтроль

1. Назовите обязательные реквизиты письма.

2. Чем обусловлен вид письма?