Федеральное агентство по образованию
Федеральное государственное образовательное учреждение
среднего профессионального образования
Волгоградский государственный колледж управления
и новых технологий
Мерабян Л.А.
Документационное обеспечение управления
Электронный учебник
/080110.51 «Экономика и бухгалтерский учёт»/
Волгоград
2007
Оглавление
Введение 3
Тема 1 Понятие о документе, документоведении, документационном обеспечении управления 5
Самоконтроль 8
Тема 2 Унификация и стандартизация управленческих документов 8
Самоконтроль 11
Тема 3 Состав управленческих документов 11
Самоконтроль 25
Тема 4 Формуляр-образец 25
Самоконтроль 28
Тема 5 Бланки документов 29
Практическая работа№1 31
Самоконтроль 32
Тема 6 Организационные документы 32
Практическая работа №2 37
Самоконтроль 38
Тема 7 Распорядительные документы 38
Самоконтроль 44
Практическая работа №3 45
Тема 8 Информационно-справочные документы 45
Тема 8.1 Состав и характеристика 45
справочно-информационных документов 45
Самоконтроль 49
Практическая работа №4 50
Тема 8.2 Современное деловое письмо 51
Самоконтроль 54
Практическая работа №5. 54
Тема 9 Договорно-правовая документация 54
Самоконтроль 57
Практическая работа №6 58
Практическая работа №7 58
Тема 10 Документы по внешнеэкономической деятельности 58
Самоконтроль 61
Практическая работа № 8 62
Тема 11 Претензионно-исковая документация 62
Тема 12 Организация работы с документами 65
Самоконтроль 67
Контрольная работа 68
Глоссарий 69
Введение
До второй половины XIX в. основу информационной технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация осуществлялась путем направления отдельных документов и пакетов. Продуктивность управленческой информационной системы была невысокой: каждый документ копировался отдельно вручную, помимо счетов, суммируемых также вручную, и статистических учетных журналов, состав информации для принятия решений был ограничен.
На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в. пришла «механическая». Изобретение пишущей машины, телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты обусловили принципиальные изменения в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу, «механическая» технология проложила дорогу к формированию технологии документационного обеспечения управления существующих учреждений.
Сороковые-шестидесятые годы XX в. характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на широком использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге, портативных диктофонов. Они несколько улучшили документационное обеспечение учрежденческой деятельности за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов. Многие современные учреждения базируются на «электрической» технологии.
Появление во второй половине 1960-х гг. электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и вычислительных центров на некоторых участках учрежденческой деятельности начало смещать акцент в управленческих информационных технологиях на обработку содержания информации, зачастую в отрыве от формы, свободно видоизменяя ее. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии.
С появлением персональных компьютеров происходит переход от централизации управления к её децентрализации при повышении однородности технологии обработки управленческой информации. Это фактически признание, того, что самый совершенный компьютер не может заменить человека.
Таким образом, современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо любому, чья специальность состоит в обработке управленческой информации.
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т. п. Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах и т. д.
Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции.
Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;
нормативные документы по организации и охране управленческого
труда;
нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получение максимальной прибыли, развития предприятия.