6 Політика та обов'язки

6.1 Загальні принципи

Організація, яка керується положеннями цього стандарту, має запровадити, задокументу­вати, дотримуватися та поширювати політику, процедури та методику керування документаціини­ми процесами, щоб задовольнити інформаційні запити, які виникають у процесі її ділової діяльності та стосуються певних свідчень, звітів, інших відомостей.

6.2 Політика

Організаціям треба визначити та задокументувати політику керування документаціиними про­цесами. Мета політики — створення та керування автентичними, достовірними та придатними для користування службовими документами, здатними забезпечувати виконання ділових функцій та діяльність в організації так довго, наскільки це потрібно. Організації забезпечують поширення і реалізацію політики керування документаціиними процесами на всіх рівнях організації.

Політику приймає вищий рівень керівництва організації і поширює на всю організацію. Вста­новлюють відповідальність за відповідність діяльності політиці.

В основу розробляння політики покладено аналізування діяльності. Визначають ті ділянки, де законодавство, інструкції, інші норми та методики мають найбільше застосування під час створення службових документів, пов'язаних із діяльністю організації. Розробляючи політику, треба врахувати організаційне середовище організації та економічні міркування/Політику треба регулярно перегля­дати для того, щоб вона завжди відображала чинні вимоги до ділової діяльності.

6.3 Обов'язки

Обов'язки та повноваження у сфері керування документаціиними процесами визначають, вста­новлюють та поширюють на всю організацію з метою конкретизації персональної відповідальності за проведення необхідних дій у разі виникнення специфічної потреби створення та долучення служ­бових документів до документаційних систем. Ці обов'язки встановлюють для всіх працівників організації, охоплюючи службових осіб, які керують документаціиними процесами, фахівців із су­міжних інформаційних сфер, керівників організації, інших керівних працівників, системних адмі­ністраторів та тих, для кого створення службових документів є частиною їхньої роботи. Обов'яз­ки фіксують у посадових інструкціях та подібних до них службових документах. Специфічні обо­в'язки керування та звітності за керування документаціиними процесами покладають на службо­ву особу з відповідними повноваженнями в організації. Призначення відповідальних осіб може визначатися законодавством.

Перелік обов'язків у сфері керування документаціиними процесами такий:

а) Фахівці з керування документаціиними процесами відповідають за всі аспекти керування документаціиними процесами, охоплюючи розробляння, реалізацію та ведення документаційних систем та їх операції, а також за навчання користувачів роботі з питань керування документаціи­ними процесами та документаціиними системами, оскільки вони впливають на роботу окремих осіб;

b) Керівні працівники відповідають за підтримування запровадження політики керування до­кументаціиними процесами в організації;

с) Системні адміністратори відповідають за забезпечення того, щоб, за потреби, вся службо­ва документація була для персоналу точною, доступною та чіткою.

d) Усі працівники зобов'язані точно та повно задокументовувати свою діяльність і звітувати про це.

До процесу планування та впровадження політики і процедур керування документаціиними процесами можна залучати архівні установи.