9.5 Класифікування

9.5.1 Класифікування напрямів ділової діяльності

Класифікування напрямів ділової діяльності є важливим засобом, що допомагає здійснювати ділову діяльність і здебільшого стосується керування документаційними процесами, охоплюючи:

а) забезпечування зв'язків між окремими службовими документами, що нагромаджуються, для того, щоб забезпечити безперервне документування діяльності;

b) забезпечування уніфікації під час визначання назв службових документів;

с) допомогу в пошуку всіх службових документів, які стосуються певної функції або напряму діяльності;

d) визначання ступенів таємності та доступу для груп службових документів;

e) встановлювання дозволу користувачам на доступ або роботу з певними групами службо­вих документів;

f) розподіл відповідальності за керування певними групами службових документів;

g) поділ службових документів для роботи, та

h) визначання відповідних строків зберігання та дій з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування.

9.5.2 Системи класифікації

Системи класифікації' відображають діяльність організації і зазвичай будуються на основі ана­лізу цієї діяльності. Системи можна використовувати для забезпечування різноманітних операцій керування документаційними процесами. Організаціям треба визначити ступінь класифікаційного контролю, необхідний для їх діяльності.

9.5.3 Словниковий контроль

Системи класифікації та індекси можуть бути забезпечені словниковим контролем, що відобра­жає спеціальну лексику комплексу службових документів організації. Такий словниковий контроль пояснює вживання специфічних для організації понять або термінів.

9.5.4 Індексування

Індексування можна робити вручну або автоматично. Воно може відбуватися на різних рівнях групування в документаційній системі.

Настанови з індексування можна знайти у стандарті ІЗО 5963 Роситепіаііоп — Меіпосіз їог ехатіпіпд сюситепїз, сіеіегтіпіпд іпеіг зиЬіесіз, апсі зеїесїіпд іпсіехіпд Іегтз.

9.5.5 Розміщування номерів та індексів

Звичайно застосовують умовні позначки на службових документах, що відрізняються від наз­ви службового документа. Розміщування номерів або індексів звичайно роблять на сукупності служ­бових документів.

Надання індексів пов'язано з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Службовий документ можна знайти, точно вказавши місце його розташу­вання в документаційній системі.

9.6 Зберігання та обробляння

Службові документи зберігають на .носіях, придатних для користування, які забезпечують до­стовірність, автентичність та збереженість так довго, як це потрібно (див. підрозділ 8.2). Питання зберігання, обробляння та збереженості службових документів виникають вже під час їх активно­го функціювання, а не лише тоді, коли вони стають неактивними.

Службові документи потребують таких умов зберігання і процесів обробляння, в яких урахо­вано їхні специфічні фізичні та хімічні властивості. Службові документи тривалої цінності, незалеж­но від формату, потребують якіснішого зберігання та обробляння, щоб забезпечити їхню збере­женість так довго, наскільки це відповідає їхній цінності. Умови зберігання та процеси оброблян­ня проектують таким чином, щоб захистити службові документи від несанкціонованого доступу, втрати або знищування, а також викрадання і стихійного лиха.

Організація повинна розробити політику та інструкції щодо конвертування або переміщуван­ня службових документів з однієї документаційної системи до іншої.

Системи для електронних документів розробляють таким чином, щоб ці документи залиша­лися доступними, автентичними, достовірними та придатними для користування за будь-яких змін у системі. Це може бути переміщування у зв'язку із застосуванням іншого програмного забезпе­чування, відображення у форматах емуляції або інші майбутні способи відображання службових документів. Якщо такі процеси відбуваються, потрібно зберігати свідчення про них, разом із под­робицями будь-яких змін в інформації та форматі службових документів.