• рівень кваліфікації комерційних працівників;

• правова база комерційної діяльності;

• стан матеріально-технічної бази торгових підприємств;

• асортимент товарів і перелік послуг, що надаються;

• рівень конкуренції на ринку;

• фінансовий стан підприємства;

• наявність розвинених інформаційних систем і ін.

• 2.6. Керівник служби з матеріально-технічного забезпечення

Під час проходження практики на ТОВ «Сквирський КХП» закріпив, розширив та систематизував знання потрібні для роботи керівником служби матеріально технічного-забезпечення.

Порядок закупівлі обладнання допоміжних та пакувальних матеріалів

1. Призначення та галузь використання

1.1. Дана процедура визначає порядок закупівлі обладнання, допоміжних та пакувальних матеріалів.

1.2. Дія даної процедури розповсюджується на підрозділи та посадових осіб, що безпосередньо приймають участь у закупівлі допоміжних та пакувальних матеріалів.

2.Відповідальність.

2.1. Головний технолог, начальник виробничої лабораторії та начальник цеха несуть, відповідальність за визначення вимог до якості допоміжних матеріалів, що закуповуються.

2.2. Інженер по постачанню несе відповідальність за:

• вибір відповідних постачальників;

• підготовку документів, що стосується закупівлі;

• постачання допоміжних та пакувальних матеріалів встановленої якості;

• рекламаційні дії у випадку виявлення невідповідності вимогам.

2.3. Керівники виробничих підрозділів несуть відповідальність за своєчасність подання заявок на придбання необхідних допоміжних та пакувальних матеріалів.

2.4 Особа, на яку виписана довіреність на отримання товару, несе відповідальність за отримання необхідних документів у постачальника, візуальний контроль закупленої продукції, її кількості та пакування, зберігання при транспортуванні на підприємство.

2.5. Бухгалтер матеріального відділу несе відповідальність за правильність оформлення бухгалтерських документів при закупівлі обладнання, допоміжних та пакувальних матеріалів.

2.6. За правильність і своєчасність розрахунків несе відповідальність той, хто проводить закупку.

2.7. Зав. матеріальним складом несе відповідальність за правильність обліку пакувальних і допоміжних матеріалів та інформування про їх наявність на складі керівників підрозділів та інженера по постачанню.

2.8. Начальник автотранспортної ділянки несе відповідальність за своєчасне забезпечення транспортом.

3. Загальні положення.

3.1. Одне із найважливіших завдань підприємства забезпечити, щоб все обладнання, допоміжні та пакувальні матеріали, що закуповуються, цілком відповідали як вимогам самого підприємства, так і вимогам споживачів.

3.2. Управління процесом закупок гарантує, що закуплені допоміжні, та пакувальні матеріали відповідають вимогам підприємства.

4. Порядок закупівлі допоміжних та пакувальних матеріалів.

4.1. Процес закупівлі допоміжних та пакувальних матеріалів включає такі етапи:

• підготовку нормативної бази забезпечення допоміжними та пакувальними матеріалами;

• формування заявок забезпечення допоміжними та пакувальними матеріалами з урахуванням вимог щодо якості та безпечності готової продукції;

• укладання та реалізація документів на постачання допоміжних та пакувальних матеріалів необхідної якості та безпечності.

4.2. Перелік обладнання, необхідних допоміжних та пакувальних матеріалів складаються на підставі технологічних інструкцій, відомостей, що входять до складу нормативної документації на виготовлення продукції.

4.3. На підставі цих переліків укладаються угоди з відповідними постачальниками.

4.4. Вибір постачальника здійснюється на підставі ретельного вивчення його спроможності виконувати вимоги щодо закупівлі.

4.4.1.При цьому враховуються:

• якість допоміжних та пакувальних матеріалів;

• ціна;

• місцезнаходження постачальника;

• дотримання термінів постачання;

• довгочасність взаємовідносин;

• розфасовка допоміжних та пакувальних матеріалів;

• умови розрахунків за закуповану продукцію.

4.5. При закупівлі обладнання, допоміжних та пакувальних матеріалів інженер по постачанню вирішує з постачальником такі питання:

• чіткі вимоги щодо їхньої якості та безпечності;

• порядок контролю і прийняття у постачальника і на підприємстві;

• вирішення суперечливих питань у сфері якості та безпечності і ведення претензійної роботи.

4.6. Критеріями забезпечення якості та безпечності обладнання та матеріалів, що закуповуються, є:

• наявність системи оперативного повідомлення постачальників про дефекти, виявлені під час вхідного контролю;

• наявність ефективної системи запобігання попадання їх у виробництво по причині, що не пройшли вхідний контроль.

4.7. При відсутності в необхідній кількості на складі допоміжних та пакувальних матеріалів керівники підрозділів складають заявки на їх придбання, візують їх у головного інженера і передають до відділу матеріально-технічного забезпечення за 2 тижні до необхідного терміну їх придбання.

4.8. Заявки по пакувальним матеріалам надаються за 2-3 тижня до необхідного терміну їх придбання.

4.9. Після одержання заявки інженер по постачанню здійснює вибір постачальника.

4.10. Особа, на яку виписана довіреність на отримання товару, підприємства отримує товар у зазначений час у постачальника з такими документами:

• витратна накладна;

• податкова накладна;

• сертифікат якості та безпечності або гігієнічний висновок на продукцію, що закупляється;

• якісне посвідчення;

• інструкція по застосуванню (при необхідності);

• паспорт на обладнання

4.11. При одержанні обладнання, допоміжних та пакувальних матеріалів особа, на яку виписана довіреність на отримання товару, здійснює візуальний контроль якості та безпечності закупленої продукції; контроль кількості товару та його цілісність зовнішньої упаковки. Водій підприємства, який транспортує товар, забезпечує зберігання товару при його транспортуванні на підприємство.

4.12. Після доставки обладнання, допоміжних та пакувальних матеріалів на підприємство вхідний контроль здійснює зав. матеріальним складом шляхом перевірки супровідних документів по п. 4.10. При необхідності призначається комісія з залученням фахівців.

4.13. Прийняті матеріали та обладнання розвантажуються на склад.

4.14. У випадку, якщо виявлено невідповідність якості та безпечності закупленої продукції складається рекламаційний лист на адресу постачальника.

4.15. Постачальник може провести заміну товару, або повернення грошей.

4.16. Після приймання допоміжних та пакувальних матеріалів сертифікати якості та безпечності, та гігієнічні висновки передаються начальнику виробничої лабораторії, інші супровідні документи на обладнання та матеріали передаються в бухгалтерію.

4.17. При частковій оплаті за товар, інженер по постачанню слідкує за своєчасною оплатою суми, що залишилася.

4.18. При необхідності закупівлі нових допоміжних та пакувальних матеріалів робиться їх пробна закупівля.

4.19. Після використання їх у виробництві комісією складається акт і вирішується питання про можливість їх подальшого використання або відмова від них.

І. Загальні положення

1. Департамент матеріально-технічного постачання є самостійним структурним підрозділом підприємства і підкоряється безпосередньо директору з виробництва та комерційних питань.

ІІ. Задачі

1. Комплексне, своєчасне і рівномірне забезпечення потреби підприємства матеріалами необхідними для виробництва.

2. Забезпечення найбільш повного й ощадливого використання на підприємстві матеріальних ресурсів.

3. Раціональна організація роботи постачальницької служби підприємства.

4. Комплексне і своєчасне рівномірне забезпечення, постачання основної сировини.

ІІІ. Структура

1. Структуру і штати департаменту затверджує генеральний директор відповідно до типових структур апарата керування і нормативами чисельності фахівців і службовців з урахуванням обсягів роботи й особливостей виробництва. До складу відділу входять:

• сектор постачання основної сировини;

• сектор постачання МЦ;

• склади допоміжних виробничих матеріалів;

• склад ПММ.

2. Структура керування матеріально-технічним постачанням та постачанням основної сировини будується по функціональній ознаці. Планові функції, оперативно-заготівельні і складські операції здійснюються роздільно для всієї номенклатури потрібних виробів.

ІV. Функції

1. В області забезпечення підприємства матеріалами та сировиною необхідними для виробництва.

1.1. Визначення по планових періодах потреби в матеріалах, устаткуванні, ремонтно-експлуатаційних і інших нестатків підприємства.

1.2. Вишукування джерел покриття цієї потреби за рахунок внутрішніх ресурсів.

1.3. Розробка і представлення у встановленому порядку на затвердження планів-заявок потреби в матеріалах, устаткуванні. Захист представлених заявок.

1.4. На основі затверджених планів постачань підприємству матеріально-технічних ресурсів розробка планів і балансів матеріально-технічного забезпечення підрозділів підприємства.

1.5. Виявлення і встановлення найбільш раціональних форм постачання.

1.6. Вивчення можливості і доцільності встановлення тривалих господарських зв'язків по постачанню матеріально-технічних ресурсів.

1.7. Підготовка висновку господарських договорів з постачальниками.

1.8. Виявлення можливості придбання матеріально-технічних ресурсів у порядку оптової торгівлі, вивчення оперативної інформації і рекламних матеріалів про пропозиції дрібнооптових магазинів і оптових ярмарків, організація закупівлі матеріально-технічних ресурсів, реалізованих у порядку вільного продажу.

1.9. Забезпечення завезення матеріально-технічних ресурсів відповідно до передбачених в договорах термінах.

2. В області раціональної організації постачальницької служби підприємства

2.1. Забезпечення обліку руху матеріальних ресурсів на складах підприємства, участь у проведенні інвентаризації матеріальних цінностей.

2.2. Здійснення звітності і контролю:

• за правильним використанням виділених цехам матеріалів;

• за своєчасним виконанням постачальниками зобов'язань по договорах і замовленням, пред'явленням претензій до постачальників за порушення ними зобов'язань і умов договору.