27. Зусилля над собою не допоможе вам рухатися вперед

Тоні Шварц (Tony Schwartz), президент та генеральний директор компанії The Energy Project та автор книги "Будьте найкращими у всьому" (Be Excellent At Anything), на сторінках портала BNET розповідає про те, як він намагався впоратися одразу з кількома складними проектами і які висновки це дозволило йому зробити.

Деякий час тому Тоні довелося працювати над проектами, дедлайни по яких наближалися практично одночасно. Відчуваючи тиск, він вирішив менше спати і раніше прокидатися, щоб звільнити якомога більше часу для занять проектами. Втім, через дуже короткий час він відчув, що ніякі додаткові години не можуть допомогти справитися з роботою. Спершу причиною цього він вважав складність самих проектів. Але що більше Тоні думав про це, то більше переконувався у власній неправоті.

Хибний інстинкт, який змушує нас працювати більше

Намагання вольовим зусиллям заставити себе займатися складною роботою, коли організм просто нездатен її виконувати, призводить до зривів. Працівник починає підсвідомо шукати причину для того, щоб відволіктися. І ось він уже переглядає електронну пошту, відповідає на листи, згадує про інші дрібні справи, які все ж здаються йому не такими складними, як основний проект.

Проблема підходу "зусилля над собою" полягає в тому, що люди все-таки не комп'ютери і на жаль (а може й на щастя) не можуть працювати так, як машини: на високій швидкості, з однаковим темпом, протягом тривалого періоду часу. При цьому люди працюють найкраще, коли їм вдається ритмічно комбінувати процеси витрачання та накопичення енергії, і не тільки фізичної, але й ментальної та емоційної.

На жаль, відпочинок та відновлення не дуже позитивно сприймаються в корпоративному світі. Навряд чи ваш керівник буде в захваті, якщо ви годинку або дві пограєте в улюблену комп'ютерну гру просто посеред робочого дня. Більшість менеджерів розглядають необхідність відпочивати як слабкість, тоді як насправді саме відпочинок дозволяє відновитися і далі працювати з найбільшою ефективністю.

Не ігноруйте сигнали свого організму

Коли вам потрібна перерва, організм починає посилати чіткі сигнали, серед яких нетерплячість (непосидючість), голод, сонливість та втрата фокусу. Втім, якщо ви схожі на більшість офісних працівників, ви, швидше за все, просто ігноруєте ці сигнали. Натомість, знаходите способи штучним способом підтримувати енергію: кофеїн, харчування з високим вмістом цукру тощо. Чи варто говорити, що так ви тільки шкодите власному організму і шаленими темпами наближаєте себе до неминучого вигорання.

Найбільш ефективний підхід до роботи

"Секрет до продуктивної роботи - вам потрібно навчитися жити, як спринтер. Тобто працювати з високою інтенсивністю і без перерв протягом періодів не довших, ніж 90 хвилин, а після цього брати перерву для відновлення", - робить висновок Тоні Шварц.

28. Сім правил продуктивних людей

Бажаєте працювати більш продуктивно, бути здатними перенаправляти фокус на роботу? Ніяких секретних прийомів... просто займайтеся однією справою, радить Тоні Вонг (Tony Wong), експерт в умінні зосереджено працювати над одним завданням. Він по праву вважається володарем "чорного пояса" в області управління проектами, а до списку клієнтів занесені такі бренди, як Toyota, Honda і Disney.

Отже, кілька порад від Тоні Вонга для плідної та продуктивної праці.

1. Працюйте у зворотному напрямку: ціль - етапи проекту - завдання. Якщо на самому початку списку завдань написати: "запустити веб-сайт компанії" - це точний показник того, що виконати його не вийде. Розділіть весь обсяг роботи з кожним кроком на все менші й менші періоди, поки не побачите перед собою конкретні завдання, що можуть бути здійснені за кілька годин або навіть швидше: намалювати структуру сайту, описати контент головної сторінки тощо. Саме так потрібно ставити цілі, щоб потім успішно їх викреслювати зі списку.

2. Утримуйтеся від "мультизадачного" режиму роботи. Переключення від завдання до завдання не спрацьовує. Насправді, зміна більш ніж 10 різних видів діяльності за день робить вас тупішим, ніж навіть у стані сп'яніння. В останньому випадку IQ знижується на 5 балів. "Мультизадачність" краде в середньому 10 балів: 15 - у чоловіків і 5 - у жінок (так, у чоловіків у три рази гірше виходить виконувати багато завдань одночасно).

3. Не піддавайтеся відволікаючим факторам. Замкніть двері, повісьте табличку, відключіть телефон, електронну пошту й сервіси миттєвих повідомлень. Якщо ви усвідомлюєте, що все-рівно зможете мигцем перевірити свій ящик, установіть автономний режим або навіть відключіть інтернет-зв'язок. Усамітнитеся в спокійному місці й сконцентруйтеся на виконанні одного завдання.

4. Складіть розклад роботи з електронною поштою. Подумайте, скільки разів у день (два або три) ви будете користуватися нею. Постійна перевірка наявності нових листів жахливо заважає й знижує ефективність праці.

5. Використовуйте телефон. Пошта не призначена для розмов. Не відповідайте на листи більше двох разів. Замість цього підніміть трубку і зателефонуйте.

6. Працюйте відповідно до власної повістки дня. Не дозволяйте нікому й нічому розпоряджатися вашим часом. Більшість людей відразу відкривають пошту, після чого починається паніка. Коли відмітка біля "вхідних" повідомлень наближається до нуля, фактична робота виявляється не виконаною. Після сну випийте води, щоб поповнити її запас в організмі, добре поснідайте - запасіться глюкозою, а потім визначайте пріоритетні цілі на весь день.

7. Працюйте з інтервалами у 60-90 хвилин. Наш мозок споживає більше глюкози, ніж будь-яка інша діяльність організму. Зазвичай за 60-90 хвилин запаси глюкози вичерпуються. (Ось чому після тривалих зустрічей приходить відчуття виснаження). Тому робіть перерви: підійміться, прогуляйтеся, перекусіть, займіть себе зовсім іншою справою, щоб перезарядитися. Так, це значить, що буде потрібна ще додаткова година на відпочинок, не включаючи обід. Тому якщо щодня потрібно 8 годин на виконання роботи, тоді плануйте виділяти 9,5-10 годин у цілому.