Практичне заняття № 11 Організаційна структура як об’єкт стратегічних змін

Мета – набути практичні навички приведення організаційної структури підприємства у відповідність до обраної стратегії.

Завдання:

1. Виходячи з умов ситуаційного завдання та вихідних даних до практичного заняття привести у відповідність організаційну структуру підприємства з обраною стратегією.

2. Оцінити ефективність управління підприємством та запропонувати напрями вдосконалення структури управління.

3. За результатами розрахунків зробити висновки. Результати проведеного аналізу узагальнити та оформити у вигляді доповідної записки на ім’я директора.

Ситуаційне завдання

Ви – начальник відділення ВАТ «Харківський універмаг», який є крупним торговим підприємством міста з продажу непродовольчих і продовольчих товарів. Основною метою підприємства є організація торгового обслуговування населення і здійснення іншої діяльності, спрямованої на соціально-економічні інтереси членів трудового колективу товариства.

Основними клієнтами ВАТ є жителі міста Харків. З метою надання додаткових послуг споживачам розвивається мережа ресторанного господарства.

В останні роки на підприємстві склалася критична ситуація у зв’язку з несприятливою ситуацією на ринку, високим рівнем конкуренції, скороченням попиту на продукцію, що пропонується підприємством.

У зв’язку з маркетинговою орієнтацією всієї господарської діяльності у ВАТ «Харківський універмаг» виникла проблема вдосконалення діючої організаційної структури управління, яка наведена на рис. 11.1.

Також у підприємства спостерігається відхилення між фактично виконуваними функціональними обов’язками та формально закріпленими. Крім цього, багато функцій взагалі не передбачені відповідними діючими посадовими інструкціями. Найбільш істотні недоліки спостерігаються в посадових інструкціях, що конкретизують функціональні обов’язки працівників комерційного і планово-організаційного відділів (таблиця 17).

Таблиця 17

Коефіцієнт повноти охоплення функцій в апараті управління

Назва підрозділу	Коефіцієнт
1. Комерційний відділ	0,72
2. Відділ кадрів	0,83
3. Планово-організаційний відділ	0,76
4. Бухгалтерія	0,96

2. Результати оцінки ефективності управління звести в табл. 18, 19.

Таблиця 18

Оцінка показників ефективності управління ресурсами

Показники	Попередній рік	Звітний рік	Темпи змін, %
1. Показники ефективності управління трудовими ресурсами
1.1. Товарооборот на одного робітника, тис. грн.
1.2. Валовий дохід на одного робітника, тис. грн.
1.3. Прибуток на одного робітника, тис. грн.
2. Показники ефективності управління матеріальними ресурсами
2.1. Товарооборот на 1 тис. грн.. ОФ, тис. грн.
2.2. Валовий дохід на 1 тис. грн. ОФ, тис. грн.
2.3. Прибуток на 1 тис. грн. ОФ, тис. грн.
3. Показники ефективності управління оборотними коштами (ОК)
3.1. Товарооборот на 1 тис. грн.. ОК, тис. грн.
3.2. Валовий дохід на 1 тис. грн. ОК, тис. грн.
3.3. Прибуток на 1 тис. грн. ОК, тис. грн.
4. Показники ефективності управління поточними витратами
4.1. Товарооборот на 1 тис. грн.. ВО, тис. грн.
4.2. Валовий дохід на 1 тис. грн. ВО, тис. грн.
4.3. Прибуток на 1 тис. грн. ВО, тис. грн.

Таблиця 19

Оцінка показників ефективності діяльності апарату управління

Показники	Попередній рік	Звітний рік	Відхилення
Питома вага робітників апарату управління у загальній чисельності працюючих, %
Товарообіг на 1 працівника апарату управління, тис. грн.
Прибуток на одного працівника апарату управління, тис. грн..

3. Результати проведеного аналізу узагальнити та оформити у вигляді доповідної записки на ім’я директора.

ПРАКТИЧНЕ ЗАНЯТТЯ № 12

Проведення стратегічного контролю на підприємстві

Мета – набути практичні навички проведення контролю за виконанням стратегії.

Завдання:

1. Ознайомитися з методом аналізу організації документообороту на підприємстві – оперограмою.

2. Побудувати оперограму та матрицю відповідності.

3. Зробити висновки.

Порядок виконання:

1. Оперограма – представляє собою упорядковану схему руху й обробки документації на підприємстві. Для побудови оперограми потрібно виділити основну документацію, яку використовує підприємство, і провести її аналіз шляхом збору інформації, що наведена в таблиці 19.

У графі 2 вказується вид і назва документа, що використовується на підприємстві;

У графі 3 вказується працівник (його посада), який відповідає за складання документа від отримання завдання до здачі керівництву;

У графі 4 – скільки разів за рік виникає потреба в даному документі;

У графі 5 - суть і призначення документа;

У графі 6 – скільки затрат робочої сили потрібно для складання і відстеження документа;

У графі 7 – спосіб обробки документа (автоматизований, вручну);

У графі 8 вказується термін, за який документ повинен бути готовий.

Таблиця 19

Інформація про документообіг підприємства

№ з/п	Назва документа	Посадовий працівник, який відповідає за складання документа	Періодичність складання документа	Кількість, строк	Трудомісткість складання документів, чол./год.	Спосіб обробки інформації	Строки надання документа
1	2	3	4	5	6	7	8

Далі будується маршрут руху документа, тобто сама оперограма (таблиця 20).

Умовні позначення для складання оперограми:

- джерело виникнення та використання документа;

- проміжна інстанція;

- маршрути руху документів;

- трансформація інформації з одного виду документа в інший.

При розробці оперограми існують такі правила:

а) усі види інформації, що аналізуються необхідно записати в конкретній послідовності;

б) структурні підрозділи групуються за рівнями управління і розташовуються в порядку підпорядкованості зліва направо;

в) при паралельній передачі однієї і тієї ж інформації в різні структурні підрозділи на схемі проводиться стільки ліній, скільки джерел її споживання.

Таблиця 20

Оперограма

Документи	Підрозділи підприємства
	1	2	3	4	…	n
1
2
…

Після побудови оперограми необхідно перейти до складання «Матриці відповідності», яка призначена для того, щоб розподілити функції виконання робіт на підприємстві між робітниками та встановити первинну і вторинну відповідальність виконуючих обов’язки.

Таблиця 21

«Матриця відповідності»

Перелік робіт	Посада робітника
	1	2	…	n
1
2
…
n

Умовні позначення для побудови «Матриці відповідності»:

ПВ – первинна відповідальність;

ВВ – вторинна відповідальність;

В – виконавець.

Зробити висновки.