Инструкция о порядке оформления счета и спецификации к счету
1. Настоящая инструкция определяет порядок оформления документов «Счет» и «Спецификация к счету» на базе типовых унифицированных форм, приведенных ранее. Инструкция предназначена для предприятий, объединений, фирм и других организаций, осуществляющих внешнеэкономическую деятельность.
1.1. Типовые унифицированные формы «Счет» и «Спецификация» определяют состав реквизитов, размеры и расположение основных и факультативных полей данных и размещение в них реквизитов.
1.2. В настоящей инструкции принимаются следующие определения:
счет – расчетный документ, выписываемый продавцом на имя покупателя на основании документов, удостоверяющих фактическую отгрузку товара или оказание услуг. В счете указываются количественные и качественные характеристики товара, цена, общая стоимость и другие данные, необходимые для расчетов денежной суммы, причитающейся продавцу;
спецификация к счету – расчетный документ, являющийся неотъемлемой частью счета и применяющийся для описания товарных позиций в случае, если их более, возможно описать на лицевой стороне счета.
1.3. При изготовлении бланков документов допускается печать типографским способом наименования организаций, их почтовые адреса, номера связи по телефону, телексу и другие постоянные сведения, входящие в состав реквизитов.
1.4. Типовая унифицированная форма «Счет» разработана в двух вариантах: А и Б, которые могут быть использованы по усмотрению в соответствии со спецификой товарного ассортимента и внешнеэкономической сделки. Документы, разработанные по варианту А, оформляются на одну товарную позицию. Документы, разработанные по варианту Б, дают возможность описать до шести товарных позиций включительно.
1.5. Пунктирные линии в обоих вариантах А и Б означают, что при разработке документов на базе типовых унифицированных форм размеры полей данных путем горизонтального и вертикального перемещения этих линий могут быть изменены при условии сохранения последовательности их расположения и наименований, установленных типовыми формами.
1.6. При заполнении документа следует использовать наименование реквизитов и их коды по международным классификаторам.
1.7. Коды реквизитов располагаются справа от реквизитов в строго определенных местах, границы которых обозначаются уголками.
2. Требования к заполнению реквизитов счета и спецификации к счету, разработанных на базе типовых унифицированных форм:
2.1. В составе реквизита «Продавец, адрес» указывается полное наименование, почтовый адрес, контактный телефон, телекс и телефакс организации продавца.
2.2. В составе реквизита «Банк продавца, № счета» указывается полное наименование банка организации продавца и его адрес, а также номер счета продавца, через который осуществляются платежи от реализации контракта.
2.3. В составе реквизита «Грузополучатель, адрес» указывается полное наименование и почтовый адрес организации (фирмы), уполномоченной для приема груза, а также и в зависимости от необходимости номера связи по телефону, телексу и телефаксу.
2.4. В составе реквизита «Страна назначения» указывается полное наименование страны назначения и ее трехзначный код по классификатору «Страны мира».
2.5. В составе реквизита «Вид транспорта» указывается полное наименование и код вида транспорта, используемого для перевозки товара (например, железнодорожный, морской, речной, автомобильный, воздушный и т. д.) по классификатору «Виды транспорта».
2.6. В составе реквизита «Дата отгрузки указывается дата транспортного документа. Дата указывается следующим образом: ДД.ММ.ГГ.,
где Д – день (два символа);
М – месяц (два символа);
Г – год (два символа).
После каждых двух символов ставится точка.
2.7. В составе реквизита «Средство транспорта / через» указывается средство транспорта, с помощью которого груз перевозится до пункта назначения, а также возможные местности перегрузки.
2.8. В составе реквизита «Транспортный документ, №» указывается наименование и номер транспортного документа (например, железнодорожной накладной, коносамента и т. д.).
2.9. В составе реквизита «Пункт отправления» указывается наименование места, в котором продавец или его доверенное лицо (например, грузоотправитель) передает товар перевозчику. Здесь указывается наименование железнодорожной станции, морского, речного порта или аэропорта, а в случае автомобильной, трубопроводной или почтовой транспортировки – наименование местности, из которой начинается транспортировка груза.
2.10. В составе реквизита «Пункт назначения» указывается наименование места, до которого товар транспортируется. Под пунктом назначения понимаются станция назначения (если транспорт железнодорожный), порт выгрузки (если транспорт морской, речной, воздушный), место назначения (если транспорт автомобильный, трубопроводный или почтовый).
2.11. В составе реквизита «Счет №, от…» указывается номер счета, дата выставления счета. Номер счета состоит из 16 знаков (или 18 с символом «/» и формируется следующим образом:
Дата указывается следующим образом: ДД.ММ.ГГ.,
где Д – день (2 символа);
М – месяц (2 символа);
Г – год (2 символа).
После каждых двух символов ставится точка.
В справочной зоне могут размещаться наименования, номера и даты документов, на которые необходима ссылка («Контракт», «Дополнение к контракту» и т. д.).
В спецификации к счету в этой зоне указывают номер листа спецификации и общее количество листов документа.
2.12. В составе реквизита «Покупатель, адрес» указывают полное наименование организации, покупателя как юридического лица, страна его регистрации, почтовый адрес, контактный телефон, телекс и телефакс.
2.13. В составе реквизита «Базис поставки» входит наименование и код соответствующего условия поставки, согласованного между сторонами (ФОБ, СИФ, франко-завод и т. д.), в соответствии с их классификацией, принятой в международной торговле (классификатор «Сокращения для «ИНКОТЕРМС»).
2.14. В составе реквизита «Условия платежа» указывается описание условий платежа (т. е. средства платежа, способы расчета и гарантии и т. д.) и код в соответствии с классификатором.
2.15. В составе реквизита «Валюта платежа» указывается наименование валюты, в которой участники внешнеэкономической сделки предполагают вести расчеты за товар или оказанные услуги, ее код в соответствии с классификатором «Валюты».
2.16. В составе реквизита «Наименование, полная характеристика товара и его по ТН ВЭД» указывается полное коммерческое наименование товара и его код в соответствии с Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД), а также ассортимент, размеры, модели, комплектность и другие данные, необходимые для описания товара.
2.17. В составе реквизита «Наименование и код тары или упаковки» указывают наименование и код тары или упаковки в соответствии с классификатором «Коды для видов груза, упаковок и материалов упаковок (с дополнительными кодами для наименований упаковок)» (прил. 18). В документах, разработанных по варианту Б, специального места для данного реквизита не отведено, поэтому допустимо приводить эту информацию в составе реквизита «Наименование, полная характеристика товара и его код по ТН ВЭД».
2.18. В составе реквизита «Количество грузовых мест» указывают количество мест в соответствии с приведенным наименованием тары или упаковки. В документах, разработанных по варианту Б, специального места для данного реквизита не отведено, поэтому допустимо приводить эту информацию в составе реквизита «Наименование, полная характеристика товара и его код по ТН ВЭД».
2.19. В составе реквизита «Масса брутто / нетто» указывают массу груза с упаковкой или без нее в килограммах или других согласованных единицах измерения с указанием сокращенного наименования единицы измерения.
2.20. В составе реквизита «Объем» указывают объем груза в согласованных единицах измерения с указанием сокращенного наименования единицы измерения объема.
2.21. В составе реквизита «Наименование и код единицы измерения» указывают наименование единицы измерения количества товара и ее код в соответствии с классификатором «Коды для единиц измерения, используемых в международной торговле»
2.22. В составе реквизита «Количество» указывают количество товара, на которое выставляют счет, предусмотренных в реквизите «Наименование и код единицы измерения» в единицах измерения (для весовых единиц – вес нетто).
2.23. В составе реквизита «Цена за единицу» указывается цена в американских долларах. Пересчет валюты платежа в доллары США осуществляется через курс рубля, котируемый Центральным банком РФ на дату выставления счета.
2.24. В составе реквизита «Сумма в валюте платежа / USD» указывается: в первой строке – стоимостная характеристика товара в валюте платежа; во второй строке – стоимостная характеристика товара в тысячах американских долларов в пересчете валюты платежа по курсу рубля, котируемому Центральным банком РФ на дату выставления счета.
2.25. Зона свободного использования (строки 44-46) заполняется по усмотрению пользователя. В вариантах А и Б типовой унифицированной формы «Счет» приводится возможная версия заполнения этой зоны.
Строки 54-64 (правая половина указанного поля) могут использоваться при необходимости указания в счете подробной калькуляции суммы к уплате. В этом случае в поле могут быть помещены следующие факультативные реквизиты: расходы по упаковке, расходы по транспортировке, другие расходы (указать какие), страхование и общая сумма к уплате.
Строка 65-68 (правая половина) являются факультативным полем. Оно может быть использовано для подписей лиц, уполномоченных для подписания документа от имени продавца.
Строки 59-68 (левая половина) – здесь может быть приведен перечень приложений к счету, т. е. указываются названия и количество экземпляров приложенных к нему документов.