Инструкция о порядке составления, оформления и рассылки технической и товаросопроводительной документации на товары, поставляемые для экспорта

1. Общие положения.

1.1. К технической документации относятся: эксплутационная документация по ГОСТ 2.601-68 в составе технических описаний, инструкций по эксплуатации, инструкций по техническому обслуживанию, инструкций по монтажу, пуску в эксплуатацию и ремонту, регулированию и отладке изделия на месте его применения, формуляры, паспорта, каталоги запасных частей, ведомости эксплутационных документов, учебно-технические плакаты, другая документация, необходимая для эксплуатации (использования), поставляемого оборудования, машин, приборов и других товаров, а также чертежи общего вида и отдельных узлов, чертежи фундаментов, схемы (кинематические, гидравлические, пневматические, электрические), перечни и чертежи быстроизнашивающихся деталей и оснастки, протоколы испытаний, ведомости запасных частей, которыми укомплектованы изделия (прикладываются по требованию инопокупателя), крепежных деталей, специнструментов и приспособлений.

Перечень документов, входящих в комплект технической документации по каждому виду поставляемого для экспорта товара, определяется изготовителем продукции, если он не установлен инопокупателем.

Техническая документация должна изготовляться на руссом языке, а когда это предусмотрено контрактом, и на соответствующем иностранном языке.

На всех папках (конвертах), в которые сброшюрована техническая документация, проставляется номер контракта, а также другие данные по указанию инопокупателя.

1.2. К товаросопроводительной документации относится внешнеторговая документация, содержащая количественную и качественную характеристику товаров, поставляемых для экспорта.

Товаросопроводительная документация должна изготовляться и оформляться на базе типовой формы основного товаросопроводительного документа.

2. Реквизиты товаросопроводительной документации заполняются в соответствии с требованиями, указанными ниже.

2.1. В составе реквизита 1 «Экспортер» указывается наименование, код и почтовый адрес внешнеэкономической организации, осуществляющей экспортно-импортные операции.

Для специальных товаров, поставляемых для экспорта, реквизит 1 не кодируется. При заполнении товаросопроводительных документов на 3-х и более языках в адресе организации допускается указывать только индекс и название города.

2.2. В составе реквизита 2 «Грузополучатель, адрес» указывается полное наименование и адрес фирмы (организации), получающей товар в стране иностранного покупателя.

Для специальных товаров, поставляемых для экспорта, в реквизите 2 адрес организации не указывается.

При заполнении товаросопроводительных документов на 3-х и более языках в адресе фирмы допускается указывать только название города.

2.3. В составе реквизита 3 «Страна» указывается краткое наименование и код страны иностранного грузополучателя.

2.4. В составе реквизита 4 «Экспедитор» указывается наименование, код и почтовый адрес организации (отечественной или иностранной), осуществляющей экспедиторское обслуживание товара, поставляемого для экспорта.

Реквизит 4 не заполняют, если данные об экспедиторе отсутсвуют.

2.5. В составе реквизита 5 «Транспортный документ №» указывается наименование и номер транспортного документа, по которому отгружен товар (железнодорожная, автомобильная или водная накладная, багажная или почтовая квитанция, накладная воздушного сообщения, коносамент).

Реквизит 5 не заполняется, если транспортный докуменит к моменту заполнения товаросопроводительной документации не получен.

В случае оформления документов на партию товара, отгружаемого по нескольким железнодорожным накладным, номера накладных документов допускается помещать в табличной части бланка документа (реквизиты 18-24).

2.6. В составе реквизита 6 «Дата отгрузки» указывается дата отгрузки товара, приведенная в транспортном документе.

2.7. В составе реквизитов 7 «Вагон №» и 8 «Контейнер №» указываются номера вагонов и контейнеров, в которых товар отправлен грузополучателю.

В отдельных случаях в документах, отправляемых с товаром, номера вагонов и контейнеров допускается не указывать, если к моменту отправки товаров на экспорт этиномера неизвестны.

2.8. В составе реквизитов 13 «Контракт № от», 14 «Дополнение к контракту № от», 15 «До-говор № от», 16 «Лицензия № от» указывается соответственного номер и дата контракта, номер и дата дополнения к контракту (при его наличии), номер и дата договора, заключаемого между предприятием-изготовителем экспорной продукции и внешнеэкономической организацией, а также номер и дата лицензии.

2.9. В составе реквизита 17 «Лист…листов» указываются порядковый номер листа и общее количество листов документа. При оформлении документа на одном листе реквизит 17 не заполняется.

2.10. В составе реквизита 18 «Марки и номера, наименование и код товара» указывается номер позиции по контракту, полное коммерческое наименование товара в соответствии с Товарной номенклатурой внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) и код товара по ТН ВЭД. По требованию внешнеэкономической организации разрешается включать в этот реквизит дополнительные данные, характеризующие товар. Номер позиции по контракту указывается перед наименованием товара.

2.11. В составе реквизита 19 «Вид грузового места» указывается наименование и код тары или упаковки товара (ящик, бочка и т.д.).

2.12. В составе реквизита 20 «Номер места» данные указываются в виде дроби: в числителе – порядковый номер данного места, в знаменателе – общее количество мест.

2.13. В составе реквизита 21 «Единица измерения» указывается краткое наименование и код единицы измерения.

Примечание: Реквизиты 18 и 21 не рекомендуется заполнять в две строки, указывая в верхней строке код, а в нижней – наименование соответствующего реквизита.

2.14. В составе реквизита 22 «Количество» указывается конкретное количество товара по каждой позиции (в товаросопроводительном документе, отгрузочной спецификации, упаковочном листе) или общее количество товара по каждой позиции (в сертификате качества).

2.15. В составе реквизита 23 «Масса kg, брутто / нетто» данные указываются в виде дроби: в числителе – масса товара в килограммах с тарой и упаковкой, в знаменателе – масса товара в килограммах без тары и упаковки (брутто и / или нетто в зависимости от специфики товара).

2.16. В составе реквизита 24 «Габариты см: объем м³ в зависимости от специфики товара данные товара указываются в виде дроби: в числителе – линейные размеры каждого грузового места (длина, ширина, высота в метрах), в знаменателе – объем в кубических метрах.

Примечание: при заполнении реквизитов 18-24 разрешается делать итоговые записи.

2.17. В составе реквизита 26 «Примечание» указываются данные о физических и механических свойствах, химическом составе и других результатах испытаний, характеризующих качество поставляемого товара. Эти данные приводятся в случае, если это оговорено в контракте и в комплект с поставляемыми товарами не входит техническая документация, содержащая данные о товаре (паспорт, протокол испытаний, техническое описание и т. п.), а также, если эти данные не нанесены на самом изделии.

Перечисленные данные допускается помещать на обороте документа или на бланке «Продолжение».

В данном реквизите также оговариваются сведения о тропическом исполнении поставляемых товаров, сведения по условиям хранения, консервации или переконсервации товаров.

2.18. В составе реквизита 27 «Дополнительная маркировка инопокупателя» указывавется дополнительная маркировка инопокупателя.

2.19. Товаросопроводительный документ, сертификат качества, упаковочный лист подписываются должностными лицами, имеющими право подписывать товаросопроводительную документацию.

Перечень должностных лиц, имеющих право подписывать товаросопроводительную документацию, устанавливается руководителем предприятия-изготовителя товаров для экспорта.

3. Порядок рассылки технической и товаросопроводительной документации.

3.1. Товаросопроводительная документация направляется внешнеэкономическому объединению (организации) при письме с перечислением всех высылаемых документов не позднее 48 часов после отгрузки товара.

3.2. Техническая и товаросопроводительная документация высылается, если не предусмотрено иное, следующим образом:

3.2.1. Вместе с грузом (в водонепроницаемой упаковке): техническая документация – 2экз., товаросопроводительный документ – 3 экз.

В тех случаях, когда по условиям контракта должны быть оформлены вместо товаросопроводительного документа три отдельных документа, высылается упаковочный лист – 3 экз.; сертификат качества – или другой документ – 1 экз.

Комплектовочная ведомость высылается в двух экземплярах только при условии необходимости внесения в нее дополнительной информации по сравнению с товаросопроводительным документом, отгрузочной спецификацией и упаковочным листом. Техническая и товаросопроводительная документация упаковывается в первое место отгружаемой единицы изделия или партии товара. При отгрузках оборудования техническая и товаросопроводительная документация сброшюровывается в папки. Папки должны быть изготовлены из прочного (из стран с тропическим климатом – неклеенного) материала с надпиью на лицевой стороне «Техническая и товаросопроводительная документация» и должна быть упакована в один герметический пакет, изготовленный из полиэтиленовой пленки (в два герметических пакета, в случае экспорта товара в страны с тропическим климатом). Техническую и товаросопроводительную документацию перед упаковкой в пакеты из полиэтиленовой пленки допускается заворачивать в специальную бумагу.

Первый экземпляр товаросопроводительного документа или упаковочного листа должен помещаться внутри грузового места, на которое он составлен, второй экземпляр вкладывается в металлический карман этого грузового места. Комплект третьих экземпляров товаросопроводительных документов или упаковочных листов упаковывается в первое грузовое место отгружаемой единицы (партии) оборудования.

При отгрузке товара в неупакованном виде техническая и товаросопроводительная документация должна быть упакована в герметический пакет из полиэтиленовой пленки и отправлена в отдельном ящике, прикрепленном к грузу.

При отправке экспортных товаров почтовыми посылками через порты для дальнейшей переотправки морским транспортом товаросопроводительная документация должна быть отправлена в порт авиапочтой, а где это невозможно – обычной почтой.

3.2.2. Вместе с транспортным документом: товаросопроводительный документ – 2 экз. В тех случаях, когда по условиям контракта должны быть оформлены вместо товаросопроводительного документа три отдельных документа, высылается: отгрузочная спецификация – 2 экз., сертификат качества или другой документ о качестве – 1 экз.

В том случае, если сертификат качества или другой документ о качестве не может быть упакован вместе с грузом, к транспортному документу прикладывается вместо одного два экземпляра сертификата качества или другого документа о качестве.

Прилагаемые к транспортному документу товаросопроводительные документы отправителями вкладываются в плотный конверт и прочно сшиваются с транспортным документом, причем конверт не заклеивается.

Все сопроводительные документы и количество их экземпляров должны быть поименованы в транспортном документе.

Сертификат качества или другой документ о качестве, выдаваемый на изделие (комплект), отправляемое в нескольких вагонах (по нескольким транспортным документам), прикладывается к одному транспортному документу, а на остальных отправителем делается отметка о приложении сертификата качества или другого документа о качестве к накладной, к квитанции и т.п. с указанием номера транспортного документа.

3.2.3. Внешнеэкономическому объединению (организации) вместе со счетом (в количестве экземпляров, указанном в договоре): товаросопроводительный документ или сертификат качества, отгрузочная спецификация и упаковочный лист; комплектовочная ведомость (если это оговорено в договоре); документ о сдаче товара к перевозке (дубликат международной железнодорожной накладной, квитанция внутренней железнодорожной накладной, багажная квитанция, приемо-сдаточный акт и т.п.).

Товаросопроводительная документация должна быть скомплектована с документом, подтверждающим прием товара к перевозке по каждой отправке отдельно.

В надлежащих случаях объединению (организации) высылается техническая документация или ее отдельные составные части (фундаментные, установочные чертежи и др.) до отгрузки изделий на экспорт в сроки и в количествах, как это указано в контрактах.

3.3. При выполнении кооперированных поставок, в тех случаях, когда комплектующее изделие по указанию головного завода отправляется заводом-субпоставщиком непосредственно инопокупателю, сохраняется порядок рассылки товаросопроводительной документации, указанный в п.п. 3.2. настоящей инструкции.

При отправке заводом-субпоставщиком комплектующего изделия на головной завод количество высылаемой товаросопроводительной документации сокращается: отгрузочная спецификация не составляется, так как ее заменяют железнодорожная накладная и опись.

В зависимости от того, подлежит ли комплектующее изделие (комплект запасных частей, принадлежностей и др.) переупаковке или монтажу на оборудование, головной завод устанавливает заводу-поставщику соответсвующее количество и состав технической и товаросопроводительной документации, требующейся для выполнения конкретного заказа.