2.4. Облік розрахунків з контрагентами

Розрахунки з контрагентами передбачають розгляд операцій оплати, придбання, продажів та відвантажень товарів і послуг у розрізі формувань авансів та заборгованостей як з оплати, так і відвантаження.

Тому до переліку документів головного меню програми «Продаж» і «Покупка» включено документи, що використовуються для відображення розрахунків з контрагентами. Необхідно підкреслити, що документи оплати, продажів та купівель створюють інформаційний простір для подальшого аналізу та обробки розрахунків з покупцями та постачальниками як власне документами взаєморозрахунків, так і налагодженим механізмом конфігурації.

Документи оплати закривають авансові відвантаження (проводять залік) та формують аванси за оплатою. Товарні документи, у свою чергу, закривають (проводять залік) аванси за оплатою товарів та формують аванси за відвантаженням. Причому в бухгалтерському обліку поточне сальдо визначається в момент проведення документів. У податковому ж обліку проводиться аналіз операцій за кожним договором незалежно від рахунків бухгалтерії.

Ведення бухгалтерських операцій за розрахунками з контрагентами передбачає облік:

• без використання субрахунків авансів (364, 362, 634, 632);

• з використанням субрахунків авансів (364, 362, 684, 685; 634, 374, 377).

Користувач може вести облік авансів як за всіма контрагентами і договорами, так і за окремими контрагентами і вибірково — за договорами з ними. У цьому випадку необхідно в усіх платіжних документах і документах відвантаження конкретного контрагента, а також у договорі з ним указувати рахунки розрахунків та авансів.

Деталізація за видами розрахунків. Аналітичний облік за рахунками взаєморозрахунків може вестися в розрізі:

• контрагентів і договорів;

• контрагентів, договорів та розрахункових документів.

Вибір одного з варіантів ведення аналітики задається в «Настройках параметрів обліку», параметр «Проводити розрахунки по документах розрахунків». Прапорець напроти нього означає автоматичне додання третього субконто до всіх рахунків розрахунків та формування проводок за авансовими операціями, заліком авансів та визначенням сальдо за розрахунками здійснюватиметься з урахуванням стану трьох субконто.

Розрахунковий документ — це перший документ у межах конкретного правочину (договору) — може бути або документ оплати, або товарний документ. Цю настройку рекомендується виконувати до початку ведення обліку. Якщо з якихось причин необхідно змінити налаштовані раніше параметри обліку розрахунків, слід після зміни перепровести всі документи інформаційної бази.

Розрахунки з контрагентами проводяться в конфігурації з різним ступенем деталізації (вказується під час заповнення довідника договорів з контрагентом):

• «По договору загалом» — розрахунки ведуться тільки за договором;

• «По розрахункових документах» - у полі документів необхідно вручну вибрати перший документ розрахунку (відвантаження або оплати).

Визначення стану взаєморозрахунків — це констатація в обліку багатьох операцій. Так, надходження товарів від постачальника формує перед ним заборгованість організації. Оплата товару погашає цю заборгованість. Якщо оплата повна — розрахунки на такій операції завершуються, у разі часткової оплати забор­гованість може перейти на наступні періоди, надходження товару може поновитися, розрахунки необхідно зробити заново тощо.

У конфігурації в багатьох випадках усі зміни розрахунків простежуються авто­матично. Давайте на декількох прикладах розглянемо документальне оформлення операцій купівлі та продажу.

Приклад 1. Від постачальника отримано товар на суму 300 грн. (у тому числі ПДВ — 50 грн.). Після оприбуткування товарів було здійснено 100 % оплату за отриманий товар. У договорі з постачальником зазначено вид розрахунків «По договору загалом». Використовуються рахунки авансів.

Отже, перша подія — отримання товарів від постачальника. Цю операцію зформляємо документом «Надходження товарів та послуг» з видом операції «Покуп­ка, комісія». На підставі документа надходження можна ввести документ «Реєстрація вхідного податкового документа».

Друга подія – оплата постачальнику за поставлений товар. Оформляємо цю операцію документом «Платіжне доручення вихідне» з видом операції «Оплата постачальнику».

Приклад 2. Отримавши частину передоплати від фірми «Факел», підприємство здійснило відвантаження товарів. Вид розрахунків «По договору загалом», використовуються рахунки авансів.

Перша подія — часткова оплата покупцем товару — оформляється документом «Платіжне доручення вхідне» з видом операції «Оплата від покупця». Має стояти прапорець навпроти «Оплачено», інакше документ не сформує гроводок.

Друга подія – реалізація товарів покупцю – оформляється документом «Реалізація товарів і послуг» з видом операції «Продаж, комісія». У документі потрібно вказати контрагента, відповідний договір.

Покупцю випишемо податкову накладну, ввівши її на підставі проведеного документа «Реалізація товарів і послуг».

Коригування боргу. Документ «Коригування боргу» використовується для оформлення таких опе­рацій:

• «Проведення взаємозаліку», тобто залік зустрічних вимог, взаємне погашення дебіторської та кредиторської заборгованості одного або двох контрагентів;

• «Списання безнадійної заборгованості» — у разі закінчення строку позовної давності можна зареєструвати списання безнадійного боргу та ін.

Звіряння взаєморозрахунків. Ще одним документом, який допоможе звірити та відстежити залишки за взаєморозрахунками з контрагентом, є «Акт звірки взаєморозрахунків» (рис.) (головне меню «Покупка»). Звіряння взаєморозрахунків може бути проведено відразу за всіма договорами з контрагентами та за конкретним договором. У документі можна вказати період, за який необхідно провести звіряння. Якщо період не зазначено, проводиться звіряння за всіма операціями з контрагентом здійсненими з моменту початку ведення обліку в інформаційній базі.

Питання для самостійного опрацювання: