2.2. Безготівкові розрахунки

Ведення обліку коштів за поточним рахунком досить часто вимагає забезпечення поєднання комп'ютерної програми, яка використовується для ведення обліку на підприємстві, з системою «Клієнт-Банк». Для конфігурацій на платформах «1С: Підприємство 8.2» розроблені стандартні засоби обміну інформацією між системами «Клієнт-Банк» та системою «1С: Підприємство». В даному випадку операції за поточним рахунком можуть бути відображені не лише з використанням стандартних документів, а й з використанням окремих операцій, за кожним рядком банківської виписки системи «Клієнт-Банк». Обов'язковою умовою організації такого автоматизованого обміну інформацією є забезпечення повної ідентичності довідників систем «1С: Підприємство» та системи «Клієнт-Банк».

Основним документом, що регламентує порядок проведення безготівкових розрахунків, є Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена постановою Правлінню НБУ від 21.01.2004 р. № 22.

Робота з платіжними документами максимально наближена до життя. Так, операції, пов'язані з рухом грошових коштів, можна відображати у два етапи. На першому формуються первинні документи для реєстрації намірів оплати. А на другому етапі вже при фактичному русі грошових коштів у сформованих документах проставляється відмітка про звершення операції. Причому оплату можна відобража­ли датою, відмінною від дати документа, при цьому буде сформовано проводки тією датою, коли було здійснено платіж. Цю можливість реалізовано тільки у платіжних дорученнях, оскільки для касових документів дата оплати збігається з датою оформ­лення документа.

Коли в інформаційній базі ми відображаємо оплату, пов'язану з розрахунками контрагентів, то заповнювати платіжний документ потрібно з урахуванням деталіза­ції взаєморозрахунків з контрагентом (у цілому за договором або за розрахунковими документами). Причому в документах є можливість вказати не один договір або роз­рахунковий документ, а декілька.

Також у програмі здійснюється контроль від'ємних залишків, при цьому будь-який банківський документ може працювати «в мінус», тому у вас не виникне проблем з ві­дображенням овердрафту. (Овердрафтом (англ. overdraft — перевищення кредиту) — називають кредитування банком розрахункового рахунку клієнта для оплати ним розрахункових документів при недостачі або відсутності на розрахунковому рахунку клієнта-позичальника коштів. В такому випадку банк списує кошти з рахунку клієнта в повному обсязі, тобто автоматично надає клієнту кредит на суму, що перевищує залишок коштів. Овердрафт відрізняється від звичайного кредиту тим, що для погашення заборгованості спрямовуються всі суми, що надходять на рахунок клієнта. Овердрафт — це короткостроковий кредит у межах встановленого ліміту, що дозволяє здійснювати розрахунки, коли коштів на поточному рахунку недостатньо).

Платіжне доручення та інші банківські документи

Облік руху безготівкових грошових коштів згідно з Інструкцією про застосування плану рахунків ведеться на субрахунках 3-го класу «Грошові кошти, розрахунки та інші активи».

Господарські операції, пов'язані з банком та розрахунковими рахунками, в «1С:Бухгалтерії для України» оформляються документами, зібраними в головному меню «Банк» (рис.)

Для оформлення операцій, пов'язаних з рухом безготівкових грошових коштів, у програмі призначено такі документи:

• «Платіжне доручення вхідне» — цим документом оформляються операції надходження оплати від покупця, повернення грошових коштів постачальнику, розрахунки за кредитами і позиками, інші розрахунки з контрагентами, інкасація гро­шових коштів, купівля-продаж валюти та інші надходження безготівкових грошових коштів;

• «Платіжне доручення вихідне» — оформляються операції з оплати рахун­ків тощо.

Для оформлення операцій з банком за розрахунково-касове обслуговування та інші банківські послуги використовують документи:

• «Платіжний ордер на надходження грошових засобів»;

• «Платіжний ордер на списання грошових засобів».

Платіжні ордери також використовують при оформленні операцій надходження або списання грошових коштів, що здійснюються на підставі таких розрахункових документів, як вимога, вимога-доручення чи акредитив.

Платіжний ордер не має друкованої форми.

Платіжне доручення вхідне

Документ «Платіжне доручення вхідне», як і всі документи групи меню «Банк», не може бути початком ланцюжка взаєморозрахунків. Але механізм уведення на під- ставі в цьому документі передбачений. Його можна ввести на підставі документів «Рахунок на оплату покупцю», «Звіт комісіонера», «Реалізація товарів та послуг» тощо. Сам документ може бути підставою для реєстрації податкової накладної.

Нове платіжне доручення можна ввести, зайшовши через меню «Банк – Платіжне доручення вхідне» до однойменного журналу та створивши новий документ або ж клацнувши мишкою по відповідній іконці на панелі функцій. Платіжним дорученням може бути оформлено такі операції:

• «Оплата від покупця» — призначена для відображення надходження безго­тівкових грошових коштів від покупця. При проведенні документа буде визначено стан розрахунків за договором і сума, що надійшла, автоматично розподілиться на аванс та оплату;

• «Повернення грошових коштів постачальником» — указується під час надходження безготівкових грошових коштів, повернених постачальником;

• «Купівля-продаж валюти» — використовується для реєстрації факту зара­хування придбаних валютних коштів на валютний рахунок або надходження коштів у гривні за продану валюту на рахунок;

• «Надходження засобів від ФСС» — отримання грошових коштів від фонду со­ціального страхування на оплату лікарняних працівнику та ін.

При створенні нового документа у формі автоматично підставляються номер, присвоєний платіжному документу при реєстрації в інформаційній базі (реквізит «Рег.номер»), а також дата і основний розрахунковий рахунок підприємства. Реквізит «Вх. номер» призначено для введення реального номера платіжного доручення платника та дати його виписування.

Операції, пов'язані з рухом безготівкових грошових коштів, можна відображати у два етапи. Перший етап — це реєстрація самого документа у програмі, а другий — фактичний рух грошових коштів. На другому етапі у сформованих документах ставимо відмітку про оплату (прапорець напроти «Оплачено») та перепроводимо документ, при цьому дата оплати може відрізнятися від дати формування документа. Цю можливість реалі­зовано тільки у платіжних дорученнях, оскільки для касових документів дата оплати збігається з датою оформлення документа.

Заповнюючи документи, зверніть увагу: програма сама підказує, які реквізити до­кумента обов'язкові до заповнення (вони підсвічуються червоною лінією). Зокрема, обов'язковими реквізитами, що підлягають заповненню, є: найменування платника, банківський рахунок організації, сума і договір. Якщо облік ведеться в розрізі розрахункових документів, у полі «Документ розрахунків» зазначаємо документ, на підставі якого відбулася оплата.

На практиці часто виникають ситуації, коли одним платіжним дорученням викону­ється оплата за кількома рахунками. У цьому випадку розподілити платіж, що надій­шов, на складові допоможе кнопка «Список». Після натиснення на кнопку зовнішній вигляд форми документа зміниться. З'явиться таблиця, з якій зазначаємо ті рахунки чи договори, за якими надійшла оплата.

Розглянемо інші реквізити документа. Так, реквізит «Стаття руху грошових засобів» не є обов'язковим для заповнення. Але в документі «Платіжне доручення вихідне» його краще заповнити, оскільки в подальшому завдяки цьому реквізиту можна буде формувати звіти за статтями руху грошових коштів. Значен- ня для підстановки до цього реквізиту зберігаються в довіднику «Статті руху грошових засобів». Довідник заповнюється користувачами самостійно.

Реквізит «Ставка ПДВ» заповниться автоматично після того, як буде зазначене контрагент та договір.

Рахунки розрахунків з контрагентами, що використовуватимуться у проводках указуються безпосередньо у формі платіжного доручення (розділ «Рахунки бухгалтерського обліку»). Але спеціально рахунки вводити не потрібно. При створенні нового документа вони підставляються автоматично з регістра відомостей «Рахунки обліку розрахунків з контрагентами».

У документах реєстрації надходження безготівкових грошових коштів друковані форми не передбачено.

Платіжне доручення вихідне

Платіжні доручення можна заповнювати і як самостійно створений документ, і через механізм введення на підставі. Документ «Платіжне доручення вихідне» вводиться на підставі документів «Надходження товарів та послуг», «Надходження додаткових витрат», «Повернення товарів від покупця».

Цим документом відображаються такі види господарських операцій:

• «Оплата постачальнику» — призначено для відображення розрахунків з постачальниками;

• «Повернення грошей покупцю» — використовується для відображення повернення безготівкових грошових коштів покупцю;

• «Перерахування податків/внесків по заробітній платі» — використовується для відображення факту сплати податків. Для виконання операції необхідно вказати рахунок обліку розрахунків щодо податку, який перераховується, значення аналітичних вимірів, вибраних для цього рахунка, і статтю руху грошових коштів;

• «Розрахунки по кредитах та позиках з контрагентами» — цей вид операції використовується для відображення сплати за кредитами та позиками;

• «Купівля-продаж валюти» — цей вид операції використовується для реєстрації факту перерахування валютних коштів для продажу або в разі перерахування гривні для купівлі валюти;

• «Перерахування заробітної плати» — використовується для списання безготівкових грошових коштів на перерахування заробітної плати;

• «Перерахування грошових коштів підзвітній особі» — застосовується при перерахуванні грошових коштів підзвітній особі. При цьому у формі документа з довідника «Фізичні особи» необхідно вказати підзвітну особу та ін.

Екранна форма документа (рис.) містить необхідні для оформлення бланка платіжного доручення реквізити, при цьому вона зовні видозмінюється залежно від виду операції, що оформляється. Більшість реквізитів у платіжних дорученнях заповнюється автоматично з довідників відразу ж після вибору контрагента та договору. До того ж програма самостійно обчислює новий номер платіжного доручення для кожного розрахункового рахунка.

Друк платіжних доручень. Якщо використання копіювального (самокопіювального) паперу неможливе, то на всіх тотожних примірниках розрахункового документа у правому верхньому кутку має бути проставлено порядкові номери примірників (1,2,3 і т.д.). В «1С: Бухгалтерії» 8.2 це передбачено. Після клацання по кнопці «Друк» відкриється діалогове вікно для введення кількості примірників. Яке число ви зазначите, стільки платіжок і буде надруковано.

Банківська виписка

Якщо в «1С:Бухгалтерії 7.7» проводки щодо руху безготівкових грошових коштів створювала тільки банківська виписка, то в «1С:Бухгалтерії 8.2 для України» все навпаки. Проводки формуються платіжними дорученнями, а банківська виписка — це лише обробка, що допомагає рознести отриману з банку виписку, при цьому вона не виконує жодних проводок.

Зайдемо в меню «Банк» та клацнемо по пункту «Виписка банку». У формі обробки, по відкрилася, вкажемо організацію, розрахунковий рахунок, а також період, за який хочемо побачити виписки банків. У результаті у вікні обробки буде виведено пере­лік наявних у базі банківських виписок (рис.).

У формі обробки можна не лише побачити всі сформовані виписки по конкретно­му рахунку підприємства, а й зареєструвати платіжні документи згідно з отриманою з банку випискою. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Додати». У вікні, по відкрилося, вкажемо організацію, розрахунковий рахунок та дату виписування.

Щоб додати до виписки платіжні документи, натискуємо на кнопку «Додати», після чого у вікні, що відкрилося, вибираємо тип документа, а потім і вид операції.

Заповнюючи виписку банку, можна встановити ознаку оплати вихідним платіжним документом, введеним раніше до інформаційної бази. Для цього призначено кнопку «Підібрати неоплачені» — в окремому вікні буде відібрано список усіх вихідних платіжних документів, оплату яких не було відображено раніше. У списку документів потрібні позначити прапорцями оплачені платіжні доручення та натиснути на кнопку «Провести відмічені». У результаті для позначених платіжних документів автоматично буде встановлено ознаку оплати, документи сформують проводки перерахування грошових коштів.