3. Структура бухгалтерського апарата

До передумов раціональної організації бухгалтерського обліку ставляться:

• чітка структура бухгалтерського апарата;

• розподіл обов'язків між співробітниками бухгалтерії;

• вибір форми бухгалтерського обліку;

• організація робочого місця.

Структура бухгалтерій залежить від характеру діяльності організації, кількості філій і підрозділів, від обсягу й рівня автоматизації облікових робіт. Відповідно до зазначених факторів установлюються типи структурної побудови бухгалтерій.

До першого типу побудови можна віднести бухгалтерію, що складається із секторів. Кожний сектор містить у собі кілька людей і очолюється бухгалтером. Це проста побудова бухгалтерії. Схематично структуру бухгалтерського апарата першого типу можна представити в такий спосіб:

У таких бухгалтеріях можливе створення сектора обліку товарних операцій, сектора обліку розрахункових операцій і загального сектора. Облік може вестися як вручну, так і із застосуванням комп'ютерів. Виконання рахункових робіт масового характеру в якому-небудь одному секторі дає можливість підсилити контроль за цими операціями й спростити вв'язування взаємоконтрольованих показників.

До другого типу структурної побудови ставляться більші бухгалтерії, що підрозділяються на відділи. Усередині деяких відділів створюються групи. Схематично структура облікового апарата другого типу може бути представлена так:

	Головний бухгалтер
Відділ		Відділ			Відділ
Група Група		Група	Група		Група Група

У таких бухгалтеріях, наприклад, відділ обліку товарних операцій має групу обліку товарів і тари на складах, групу обліку товарів і тари в роздрібних торговельних підприємствах, групу обліку транзитних операцій.

Варто помітити, що керівна роль головного бухгалтера при багатоступінчастій побудові бухгалтерії стає скрутною.

Для порівняно невеликої організації характерна двоступенева форма побудови апарата бухгалтерії - це структура третього типу. Однак на відміну від структурної побудови першого типу тут не тільки провадиться розподіл рахункового апарата на сектори або відділи, але й регламентується, хто буде виконувати певні види господарських операцій з майном або зобов'язаннями. Схематично це виглядає так:

Розподіл апарата на відділи, сектори, конкретних виконавців провадиться відповідно до обсягу облікових робіт, специфікою діяльності підприємства. При цьому в чинність недостатності обсягу робіт по обліку однорідних операцій найчастіше окремим виконавцям ставиться в обов'язок облік різноманітних операцій.

Раціональна організація обліку залежить від того, наскільки чітко визначена структура бухгалтерського апарата й розумно розподілені обов'язки між співробітниками бухгалтерії.

Розподіл облікової роботи між окремими виконавцями здійснюється з обліком їхніх індивідуальних особливостей і знань і вимагає контролю з боку головного бухгалтера.

Можливі два підходи до розподілу обов'язків між співробітниками бухгалтерії:

• поопераційний;

• функціональний.

Поопераційний принцип діє, коли обов'язки розподіляються між співробітниками відділів. Наприклад, один працівник приймає звіти з документами від матеріально відповідальних осіб, другий - указує коди кореспондуючих рахунків, третій - уводить інформацію в комп'ютер і т.д.

Цей принцип ґрунтується на розподілі роботи зі ступеня однорідності технічних прийомів. Поопераційний поділ праці між бухгалтерами відділів може привести до зниження персональної відповідальності при виконанні облікових робіт.

І в той же час ця система створює базу для спеціалізації робочих місць, застосування потокових методів і скорочення тимчасових витрат на виконання облікових робіт.

Функціональний принцип поділу праці на противагу поопераційному дозволяє виконавцеві мати повне подання про хід облікових робіт, наближає його до ураховують об’єктам, що, створює умови для повного й рівномірного завантаження кожного рахункового працівника. При такому розподілі робіт потрібне велике число кваліфікованих кадрів. Розподіл обов'язків між співробітниками бухгалтерії знаходить вираження в посадових інструкціях організації. Розробка посадових інструкцій є одним з істотних етапів у плануванні облікових робіт.