Тема 3. Система бухобліку як складова частина системи внутрішнього контролю

1. Цілі та засоби внутрішнього контролю системи бухобліку.

2. Організація документообігу.

3. Структура бухгалтерського апарату.

1. Цілі та засоби внутрішнього контролю системи бухобліку.

Будь-яка господарська діяльність припускає здійснення господарських операцій і ведення бухгалтерського обліку цих операцій. Бухгалтерський облік містить у собі серію процедур збору даних, їхньої реєстрації й обробки. Такі процедури можуть виконуватися як вручну (наприклад реєстрація отриманих від постачальників товарно-матеріальних цінностей), так і за допомогою комп'ютерів (наприклад автоматизоване формування платіжних доручень для погашення заборгованості постачальникам). Відповідні процедури, виконувані на комп'ютері, називаються програмувальними процедурами бухгалтерського обліку. Система на базі комп'ютера звичайно містить у собі набір як ручних, так і компьютеризованих процедур, що забезпечують реєстрацію даних по господарських операціях із самого початку й до занесення даних у Головну книгу.

Ефективна система бухгалтерського обліку повинна забезпечувати:

• відображення в обліку всіх без винятку факторів господарської діяльності;

• однозначну ідентифікацію господарських операцій і фактів господарської діяльності в первинних документах таким чином, що б не було розбіжностей у їх тлумаченні;

• правильність оцінки вартості активів, зобов'язань і господарських операцій у грошовому вираженні (валюті України);

• віднесення фактів господарської діяльності до тих періодів, у яких вони мали місце, і визначення точного часу здійснення господарських операцій;

• своєчасне, правильне й оперативне формування зовнішньої й внутрішньої звітності.

Документи, сформовані системою бухгалтерського обліку, дають третім сторонам, управлінському відділу і співробітникам підприємства інформацію про зроблені господарські операції.

У системі бухгалтерського обліку використовується два основних типи даних:

• нормативно-довідкова інформація (НСІ);

• дані по господарських операціях.

НСІ має постійний або майже постійний характер і періодично використається при обробці іншої інформації. Наприклад, тарифна сітка використається для розрахунку заробітної плати, а граничні розміри кредиту для покупця - для ухвалення рішення про прийом замовлень або про відмову від них.

Дані по господарських операціях носять у кожному конкретному випадку індивідуальний характер. Так, наприклад, відомості про число годин, які даний співробітник відробила за конкретний тиждень, використаються для розрахунку його заробітної плати. Помилки в НСІ мають більше серйозні наслідки в порівнянні з помилками в даних по господарських операціях, оскільки вплинуть на ці дані перш, ніж будуть виправлені. Особливо часто це проявляється в комп'ютеризованих системах, у яких НСІ формується звичайно на самому початку створення системи.

Концептуально система бухгалтерського обліку відособлена від контрольних процедур, що утворять третій елемент структури контролю. Однак на практиці такого поділу між системою бухгалтерського обліку, що використається для досягнення цілей контролю, і процедурами контролю господарських операцій, які реєструються системою бухгалтерського обліку, не існує. Саме тому склад і втримування контрольних процедур залежить від елементів системи бухгалтерського обліку, наприклад засобів обробки, обсягу господарських операцій, рівня досконалості й т.п.

Так, ручна система бухгалтерського обліку, що використається для обробки рахунків-фактур на реалізацію продукції, може сприяти досягненню мети, що укладається в контролі за процесом реалізації у випадку, якщо:

• всі рахунки-фактури й документи на відвантаження були попередньо пронумеровані;

• відсутні або невідповідні документи були виявлені й відкоректовані особами, що не займаються відвантаженням або складанням рахунків-фактур;

• персонал служби контролю провів перевірку й затвердив вищевказані процедури.

У зробленій комп'ютеризованій системі відповідна процедура контролю звичайно містить у собі:

• перевірку сумісності замовлень на відвантаження з файлом замовлення й файлом господарської операції по реалізації;

• видачу комп'ютером звіту;

• управління програмами захисту файлів даних;

• здійснення контролю й керівництва з боку персоналу, що має відповідні повноваження.

У кожному випадку склад процедур контролю визначається складеними елементами системи бухгалтерського обліку.

Система ж бухгалтерського обліку сама є предметом, для якого необхідний суворий внутрішній контроль. Але оскільки система бухгалтерського обліку є невід'ємною частиною всіх функціональних областей, те немає необхідності представляти неї у вигляді окремої схеми. Цілі системи внутрішнього контролю й приклади коштів контролю, використовуваних для їхнього досягнення, приводяться нижче.

1. Система бухгалтерського обліку повинна відображати всі санкціоновані, і тільки санкціоновані, операції

2. Точна вхідна інформація

3. Точне рознесення по регістрах бухгалтерського обліку

4. Схоронність облікових документів

5. Запобігання зловживань у результаті таємної змови працівників підприємства

6. Забезпечення оперативною управлінською інформацією

7. Виявлення незвичайних або аномальних фактів