10. Ступінь надійності інформації

При зовнішньому аудиті аудитор повинен оцінити вірогідність бухгалтерської звітності економічного суб'єкта у всіх істотних аспектах. Це означає, що оцінки аудитора не можуть бути абсолютно точними.

Внутрішній контроль найчастіше не пов'язаний з операціями на рахунках бухгалтерського обліку. Керівництво підприємства зацікавлене в запобіганні випадків шахрайства на своєму підприємстві (розкрадань, зловживань службовим становищем і тощо), однак атмосфера загальної підозрілості, тотального нагляду за кожним співробітником не повинна бути метою роботи підприємства. Таким чином, внутрішнім контролем використаються приблизні, але оперативні оцінки.

У той же час для внутрішнього контролю важлива кожна деталь. Вчасно непомічений симптом може привести до істотних порушень, шахрайству.

11. Прив'язка вчасно

Зовнішній аудит вивчає фінансово-господарську діяльність організації. Відповідно до принципу документальної обґрунтованості бухгалтерські проведення виконуються після здійснення господарської операції. Таким чином, основною метою зовнішнього аудита є оцінка вірогідності відбиття в обліку того, що вже завершилося.

Внутрішній контроль покликаний організувати структуру контролю, а також підтримувати її в такому стані, щоб у кожний момент часу вона відповідала цілям підприємства. Якщо підприємство має тільки один вид діяльності й реалізує свою продукцію тільки за договором поставки, йому відповідає одна структура внутрішнього контролю, якщо це ж підприємство організує реалізацію своєї продукції в роздріб через торговельний павільйон, структура внутрішнього контролю повинна бути змінена. Таким чином, основною метою внутрішнього контролю є ведення діяльності відповідно до встановлених правил.

12. Зв'язок з іншими дисциплінами

І зовнішній аудит, і внутрішній контроль тісно пов'язані з іншими дисциплінами - фінансами підприємства, економічним аналізом, основами документального забезпечення управління, правовим регулюванням господарської діяльності, соціальною психологією, педагогікою й етикою ділового спілкування, бухгалтерським фінансовим обліком, бухгалтерським управлінським обліком, економікою й організацією промислового підприємства й ін.

Однак, якщо зовнішній аудит пов'язаний із цими дисциплінами пасивно, не маючи можливості використати наявні знання на даному підприємстві, те внутрішній контроль пов'язаний із цими дисциплінами активно, застосовуючи наявні знання з інших дисциплін на практиці.

13. Функція управління

Будучи функцією управління, контроль підрозділяється на попередній, поточний і наступний. Зовнішній аудит являє собою один з видів наступного контролю. А внутрішній контроль - це сукупність методів попереднього поточного й наступного контролю.

Тема 2. Контрольне середовище як складова системи внутрішнього контролю

1. Стиль та організаційна структура підприємства.

2. Порядок здійснення внутрішнього управлінського обліку.

3. Порядок підготовки звітності для зовнішніх користувачів.

1. Стиль та організаційна структура підприємства.

Найважливішим фактором створення сприятливого контрольного середовища є стиль роботи керівництва підприємства.

Керівництво підприємства повинно створити атмосферу всеохоплюючого контролю.

Атмосфера всеохоплюючого контролю - це умови і правила праці, обумовлені підприємством для свого персоналу. Одним з найбільш важливих елементів створення відповідної атмосфери є стиль роботи керівників. Є численні приклади того, як неналежне поводження керівництва стало для підлеглих свого роду зразком для наслідування.

Так, керівники однієї страхової компанії виписували на ім'я «мертвих душ» страхові поліси й продавали їх потім іншим страховим компаніям. Спостерігаючи за подібною діяльністю, один зі співробітників сказав собі: «Немає ніякого сенсу залишати цих фіктивних людей жити. Я позбавлю їх життя і одержу за них посмертну страховку! Це зовсім не буде відрізнятися від того, чим займаються наші керівники». Працівники іншого підприємства, спостерігаючи, як керівники верхнього ешелону завищували доходи фірми, почали приписувати до своїм відрядних додаткові видатки, додавати невідпрацьовані понаднормові і робити інші шахрайські дії.

Сумлінне та чесне відношення до справи виховується в працівників на основі відповідного приклада і оцінки з боку керівництва. Коли управлінська ланка виявляє собою зразок неприйнятної поведінки, їм заражаються і навколишні. Система контролю знецінюється також, коли поведінка керівників розходиться з їхніми словами. Наприклад, коли менеджер говорить: «У жодному разі нікому не віддавайте ключі від комп'ютера й не повідомляйте пароль», а сам вчиняє інакше, він уводить підлеглих в оману, і його неправильна поведінка буде обов'язково ними копіюватися.

Знайомство співробітників підприємства із правилами поведінки на робочому місці може відбуватися в процесі їхнього спілкування з керівниками. При цьому велика увага керівники підприємства повинні приділити розробці своєрідних фірмових «кодексів честі», проведенню спеціальних зборів.

Щоб робота із профілактики шахрайства була ефективної, таке спілкування повинне стати постійним. Часта зміна правил залежно від ситуації і обставин приведе до плутанини та у випадку порушень сприяє самовиправданням. Випадки шахрайства найбільше часто зустрічаються при здійсненні ризикованих проектів - коли звичайних процедур контролю не дотримуються. А це підтверджує необхідність їх проведення.

Організаційна структура підприємства

Другим елементом створення атмосфери всеохоплюючого контролю, необхідним для попередження випадків шахрайства, є чітка організаційна структура підприємства. Ймовірність шахрайства значно зменшується, якщо кожен службовець підприємства точно знає, хто за яку ділянку роботи відповідає. У цьому випадку набагато легше простежити долю зниклих сум і набагато важче безнаказано вчини марнотратство або розкрадання. Для створення атмосфери всеосяжного контролю дуже важливо вести точний облік коштів і виконаної роботи.

Як приклад невдалої організації роботи касира наведемо показання однієї банківської співробітниці: «Я була однією з восьми касирок у середньому банку. Тому що всі ми мали доступ до ордерів і чек, то я змогла непомітно взяти 16 видаткових ордерів. Два тижні я не пускала їх у справу, щоб подивитися, помітить хто-небудь їхнє зникнення чи ні. Потім по одному із цих ордерів я одержала 30 000 грн. Після того як протягом двох тижнів ніхто про це не заявив, я використала ще сім ордерів».

Діагностика контрольного середовища підприємства починається з побудови його організаційної структури.

Іншим важливим аспектом діагностики підприємства є аналіз інформаційних потоків, що допомагає зрозуміти механізм роботи підприємства. У процесі вивчення інформаційних зв'язків та інформаційних потоків одержують уявлення про механізми виникнення, руху та обробки інформації, а також спрямованості та інтенсивності документообігу на підприємстві.

Ціль аналізу інформаційних потоків на підприємстві - виявлення місць дублювання, надлишку і нестачі інформації, причин її збоїв і затримок.

Найпоширеніший і один із самих практичних методів аналізу інформаційних потоків - складання графіків інформаційних потоків. Для використання цього методу необхідно знати (або виробити самостійно) певні правила складання графіків і умовні позначення окремих елементів.

Кожна організація може встановити власні правила складання графіків інформаційних потоків, але все-таки рекомендується не зневажати досвідом інших і ознайомитися з існуючими методиками.

Кожний інформаційний потік - одиничне переміщення інформації - має наступні ознаки:

• документ (на чому фізично міститься інформація);

• проблематику (до якої сфери діяльності підприємства відноситься інформація: до постачання, виробництва і збуту продукції; до якого етапу обробки інформації: плануванню, одержанню зведених витрат, закриттю місяця тощо);

• виконавця (людинии, що передає цю інформацію);

• періодичність (частота передачі: щомісяця, щокварталу, щодня тощо).

Крім того, деталізацію інформаційних потоків можна здійснювати на двох рівнях:

• на рівні всього підприємства, де деталізація провадиться до рівня цеху (підрозділу), тобто інформація передається між цехами і службами підприємства;

• на рівні цеху (підрозділу) підприємства, де деталізація провадиться до рівня робочого місця, тобто інформація передається між працівниками цеху й пов'язаних із цехом служб.

Дотримання єдиних правил дає можливість, зокрема службі внутрішнього аудита, на одній мові розмовляти з усіма, хто бере участь в аналізі інформаційних потоків (фінансово-економічними службами, відділом автоматизації й ін.), оперувати з ними в одному форматі даних. На рівні підприємства доцільно складати графіки інформаційних потоків по окремих проблемах, тому що кількість інформаційних потоків (зв'язків) дуже велика й важко виявити їхній алгоритм. На рівні ж окремих цехів (підрозділів) допускається побудова загального графіка інформаційних потоків по всіх проблемах, тому що тут кількість потоків (зв'язків) не занадто велика. Ну а якщо й на цьому рівні інформаційних потоків багато, те необхідно побудувати окремий графік по кожній проблемі.

До графіка інформаційних потоків додають опис, розшифровку інформаційних зв'язків на підприємстві або в підрозділі.

Складений графік інформаційних потоків має істотний недолік - велика кількість інформаційних зв'язків ускладнює його читання і аналіз, але саме аналіз інформаційних потоків і є метою складання графіка.

Тому в сучасних умовах найбільшою популярністю користуються графіки, що зображують не статичні зв'язки між відділами, а потік документів спрямований на виконання якогось певного робочого завдання. Такі графіки інформаційних потоків схожі на сіткових графіків, які активно використаються вже більше трьох десятиліть для планування складних науково-технічних проектів. Складання таких «квазисетевых» графіків тісно вв'язано з теорією реінжинірингу бізнесів-процесів - самою популярною теорією управління компаніями в останні роки.

Кадрова політика складається з ряду елементів.

1. Джерела нових кадрів.

2. Сполучення традиційних методів підбора кадрів з методами на­укової психології

3. Організація системи управління персоналом.

4. Організація звільнення співробітників.