4. Внутрішньогосподарський контроль розрахунків з персоналом.

Цілі внутрішнього контролю розрахунків з персоналом полягають у забезпеченні:

• оплати всієї затвердженої до оплати роботи;

• обліку розміру заробітної плати, включаючи відрахування, на відповідних рахунках бухгалтерського обліку (рахунках обліку витрат і рахунках обліку власних джерел коштів підприємства).

Основний принцип розподілу обов'язків у цій системі внутрішнього контролю - поділ на відділи. Як правило, ця форма спеціалізації не застосовується в невеликих підприємствах, оскільки складання табеля й розрахунково-платіжної відомості, а також виплата грошей можуть здійснюватися одним працівником.

Ключові напрямки внутрішнього контролю розрахунків з персоналом полягають у наступному:

• зарплата не повинна виплачуватися за невиконану роботу;

• премії й комісійні повинні правильно розраховуватися і виплачуватися;

• не повинне існувати можливостей для фіктивного збільшення величини виплат;

• всі утримання повинні правильно розраховуватися і відображатися;

• суми витрат на виплату заробітної плати повинні відповідним чином відображатися на рахунках обліку собівартості і рахунках обліку інших джерел.

Процедури внутрішнього контролю

1. Фактично відпрацьований час повинен відповідним чином реєструватися й затверджуватися.

2. Для обліку різних видів робіт необхідно розробити типові форми документів, у яких відбивалася б сутність кожного виду роботи. Наряди-замовлення, калькуляційні картки замовлень і графіки використання робочого часу у швидкому майбутньому можуть припинити своє існування, тому що працівники всі частіше звертаються до адміністрації із проханням про введення підметів оплаті відпрацьованих годин відразу в комп'ютерну систему, що дозволяє організації перебувати на сучасному рівні.

3. Відпрацьований час повинне незалежно контролюватися:

• картки табельного обліку, графіки використання робочого часу, відрядні робочі вбрання й інші первинні документи повинні перед складанням платіжної відомості перевірятися й затверджуватися майстром або іншою незалежною особою;

• повинен бути організований контроль за виробничим браком;

• санкціонування понаднормових робіт повинне бути проведене заздалегідь, роботи визначені по видах і врахована; кількість понаднормових годин повинне бути обмежене (не більше 14 годин на тиждень);

• прогули й запізнення на роботу повинні адекватно враховуватися; на підставі такого обліку необхідно робити відповідні коректування;

• повинні бути встановлені межі, що підлягають обов'язкової звітності там, де заявлено більш ніж 14 годин понаднормових протягом одного тижня;

4. Повинен бути організований ефективний нагляд за що служать і інженерно-технічними працівниками, що перебувають на погодинній формі оплати праці.

5. Персонал відділу розрахунку заробітної плати повинен мати достатню кваліфікацію.

6. Премії й комісійні повинні санкціонуватися незалежно й звірятися із записами про реалізації й т.д.

7. Прибутковий податок, внески на пенсійне державне страхування та інші втримання повинні бути правильно розраховані й враховані.

8. Платіжна відомість повинна бути предметом незалежної перевірки й твердження до того, як будуть видані гроші або санкціоноване банківське переведення.

Посадові обов'язки ключового персоналу

Відповідно до посадових обов'язків начальник відділу кадрів виконує наступні функції:

• очолює роботу з комплектування підприємства кадрами робітників та службовців необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації відповідно до цілей, стратегією й профілем підприємства, що змінюються зовнішніми й внутрішніми умовами його діяльності, формуванню й веденню банку даних про кількісний і якісний склад кадрів, їхньому розвитку й русі;

• організує розробку прогнозів, визначає поточну й перспективну потребу в кадрах і джерела її задоволення виходячи із ситуації на ринку праці, встановлює прямі зв'язку з навчальними закладами й службами зайнятості, контакти з підприємствами аналогічного профілю, інформує працівників усередині підприємства про наявні вакансії, використає засоби масової інформації для приміщення оголошень про наймання працівників;

• бере участь у розробці кадрової політики й кадрової стратегії підприємства;

• здійснює роботу з підбора, відбору й розміщенню кадрів на основі оцінки їхньої кваліфікації, особистих і ділових якостей, контролює правильність використання працівників у підрозділах підприємства;

• забезпечує прийом і розподіл молодих фахівців і молодих робітників відповідно до отриманого в навчальному закладі професією й спеціальністю;

• разом з керівниками підрозділів організує проведення їхнього стажування й роботи, допомагає адаптуватися до виробничої діяльності;

здійснює планомірну роботу зі створення резерву для висування на основі таких організаційних форм, як планування ділової кар'єри, підготовка кандидатів на висування по індивідуальних планах, ротаційне пересування керівників і фахівців, навчання на спеціальних курсах, стажування на відповідних посадах;

• організує проведення атестації працівників підприємства, її методичне й інформаційне забезпечення, бере участь в аналізі результатів атестації, розробці заходів щодо реалізації рішень атестаційних комісій, визначає коло фахівців, кому необхідно пройти повторну атестацію;

• бере участь у розробці систем комплексної оцінки працівників і результатів їхньої діяльності, службово-професійного руху персоналу, підготовці пропозицій по вдосконалюванню проведення атестації;

• організує своєчасне оформлення прийому, перекладу й звільнення працівників відповідно до трудового законодавства, положеннями, інструкціями й наказами керівника підприємства, облікового складу, видачу довідок про дійсну й минулу трудову діяльність працівників, зберігання й заповнення трудових книжок і ведення встановленої документації по кадрам, а також підготовку матеріалів для подання персоналу до заохочень і нагороджень;

• забезпечує підготовку документів по пенсійному страхуванню, а також документів, необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їхніх родин, а також подання їх в орган соціального забезпечення;

• проводить роботу з відновлення матеріально-технічної й інформаційної бази кадрової служби, впровадженню сучасних методів керування кадрами з використанням автоматизованих підсистеми автоматизованих робітників місць працівників кадрових служб, створенню банку даних про персонал підприємства, його своєчасному поповненню, оперативному поданню необхідної інформації користувачам;

• забезпечує дотримання соціальних гарантій працюючої, порядку працевлаштування й перенавчання працівників, що вивільняються, надання їм установлених пільг і компенсацій;

• проводить систематичний аналіз кадрової роботи на підприємстві, розробляє пропозиції по її поліпшенню;

• забезпечує складання звітності по обліку особового складу й роботі з кадрами.