3. Фізичні способи контролю

Фізичні способи контролю мають на увазі охорону майна, обмеження Доступу до нього й проведення періодичної інвентаризації.

Фізична охорона коштів підприємства часто застосовуються для їхнього захисту від розкрадань або інших зловживань. Фізичні способи охорони й контролю, такі, як банківські сховища, сейфи, ґрати на вікнах, запори, ключі «із секретом», утрудняють доступ до вмісту сховищ і тим самим знижують імовірність здійснення шахрайських дій. Фізичні способи контролю часто застосовуються для зберігання встаткування, що втримується в замкнених ящиках або на спеціальних складах, для зберігання дрібних пристосувань, інструментів, що замикають у столах, а також готівки, що зберігаються звичайно в сейфах.

Найпростіші форми фізичного контролю припускають установку міцних, що защіпаються дверей, проведення сигналізації, залучення охоронців і використання інших коштів, що попереджають доступ до активів осіб, що не мають на те дозволу. Процедури контролю повинні також забезпечувати захист активів і облікових записів від фізичного ушкодження, наприклад випадкового знищення, псування або просто неправильного зберігання.

Фізичні процедури контролю обмежують також доступ зловмисників до активів підприємства. Ефективність контролю залежить від правильного розподілу обов'язків. Для попередження злодійства й інших протизаконних дій необхідно обмежити доступ до всього, що може бути використане для здійснення угоди, тобто продажу майна підприємства. Найчастіше це контроль за готівкою, матеріальними цінностями й т.п.

У комп'ютеризованій системі обліку проводяться процедури контролю, що обмежують доступ до файлів осіб, що не мають спеціального дозволу, завдяки чому зменшується ймовірність здійснення несанкціонованих господарських операцій. Процедури контролю, спрямовані на забезпечення захисти комп'ютерних програм і даних, що зберігаються в пам'яті машини, мають особливу важливість для комп'ютерних систем, у яких є потенційна можливість широкого доступу до програм і даних з терміналів. Такий контроль звичайно встановлюється завдяки проведенню загальних процедур, що мають відношення до схоронності програм і файлів.

Ще одним способом фізичного контролю за схоронністю майна є інвентаризація.

Відповідно до Методичних вказівок по інвентаризації майна й фінансових зобов'язань, затвердженими наказом Мінфіну рф від 13 червня 1995 р. № 49, фізичному контролю (інвентаризації) підлягає все майно організації незалежно від його місцезнаходження й всі види фінансових зобов'язань.

Кромі того, інвентаризації підлягають виробничі запаси й інші види майна, не приналежні організації, але значаться в бухгалтерському обліку ( щоперебувають на відповідальному зберіганні, орендовані, отримані для переробки), а також майно, не враховане за якимись причинами.

Інвентаризація майна провадиться по його місцезнаходженню матеріально відповідальними особами, за яких закріплене це майно.

Інвентаризація дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів проводиться відповідно до Інструкції про порядок одержання, витрати, обліку й зберігання дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженої Міністерством фінансів Російської Федерації 4 серпня 1992 р. № 67, і Інструкцією про порядок проведення інвентаризації цінностей державного фонду Російської Федерації, що перебувають у Комітеті дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів при Міністерстві фінансів Російської Федерації, затвердженої наказом Комітету дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів при Міністерстві фінансів Російської Федерації 13 квітня 1992 р. № 326.

Основними цілями інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності майна;

• зіставлення фактичної наявності майна з даними бух­ галтерского обліку;

• перевірка повноти відбиття в обліку зобов'язань.

Відповідно до Положення про ведення бухгалтерського обліку й бухгалтерської звітності в Російській Федерації проведення інвентаризацій обов'язково:

• при передачі майна організації в оренду, його викупі й продажі, а також у випадках, передбачених законодавством при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;

• перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року (інвентаризація основних коштів можуть проводитися один раз у три роки, а бібліотечних фондів - один раз у п'ять років);

• при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ);

• при встановленні фактів розкрадань або зловживань, а також псування цінностей;

• у випадку стихійних лих^ пожежі, аварій або інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;

• при ліквідації (реорганізації) організації перед складанням ліквідаційного (розділового) балансу й в інших випадках, передбачених законодавством Російської Федерації або норма тивными актами Міністерства фінансів Російської Федерації.

При колективній (бригадної) матеріальної відповідальності інвентаризації проводяться при зміні керівника колективу (бригадира), при вибутті з колективу (бригади) більше п'ятдесяти відсотків його членів, а також на вимогу одного або декількох членів колективу (бригади).

Кількість інвентаризацій у звітному році, дата їхнього проведення, перелік майна нефінансових зобов'язань, що перевіряють при кожній з них, установлюються керівником організації, крім випадків, коли проведення інвентаризації обов'язково.

Для проведення інвентаризації в організації створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. При великому обсязі робіт для одночасного проведення інвентаризації майна й фінансових зобов'язань створюються робочі інвентаризаційні комісії. При малому обсязі робіт і наявності в організації ревізійної комісії проведення інвентаризацій може покладати на неї. Персональний склад постійно діючих і робочих інвентаризаційних комісій затверджує керівник організації.

Документ про склад комісії (уніфікована форма ИНВ-22) (наказ, постанова, розпорядження) реєструють у книзі контролю за виконанням наказів про проведення інвентаризації (уніфікована форма ИНВ-23).

До складу інвентаризаційної комісії включаються представники адміністрації організації, працівники бухгалтерської служби й інших фахівців (інженери, економісти, техніки й т.д.); можливий включення представників служби внутрішнього аудита організації, незалежних аудиторських організацій.

Відсутність хоча б одного члена комісії при проведенні інвентаризації служить підставою для визнання результатів інвентаризації недійсними.

До початку перевірки фактичної наявності майна інвентаризаційної комісії слід одержати останні на момент инвентд' ризации прибуткові й видаткові документи або звіти про рух матеріальних цінностей і коштів.

Голова інвентаризаційної комісії візує всі прибуткові й видаткові документи, прикладені до реєстрів (звітам), із вказівкою «до інвентаризації на «...» (дата), що повинне служити підставою для визначення бухгалтерією залишків майна до початку інвентаризації за обліковим даними.

Матеріально відповідальні особи дають розписки про те, що до початку інвентаризації всі видаткові й прибуткові документи на майно здані в бухгалтерію або передані комісії й всі цінності, що надійшли під їхню відповідальність, оприбутковані, а вибулі - списані у видаток. Аналогічні розписки дають і особи, що мають підзвітні суми на придбання доручення на одержання майна.

Відомості про фактичну наявність майна й реальності врахованих фінансових зобов'язань вказуються в інвентаризаційних описах або актах інвентаризації, які створюються не менш чим у двох екземплярах. (Надалі «інвентаризаційні описи» і «акти інвентаризації» будуть іменуватися «опису»).

Інвентаризаційна комісія забезпечує повноту й точність внесення в описі даних про фінансові зобов'язання й фактичні залишки основних і коштів, запасів, товарів, іншого майна, забезпечує правильність і своєчасність оформлення матеріалів інвентаризації.

Фактична наявність майна при інвентаризації визначають шляхом обов'язкового підрахунку його кількості, зважування, обмірювання.

Керівник організації повинен створити умови для повної й точної перевірки фактичної наявності майна у встановлений термін - сформувати бригаду для переваження й переміщення вантажів, постачити інвентаризаційну комісію технічно справним ваговим господарством, вимірювальними й контрольними приладами, мірною тарою.

За матеріалами й товарами, що зберігається в неушкодженому впакуванні постачальника, кількість цих цінностей може визначатися на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі (на вибірку) частини цих цінностей. Визначення ваги (або обсягу) навалювальних матеріалів допускається провадити на підставі обмірювань і технічних розрахунків.

При інвентаризації великої кількості вагових товарів відомості схилів готовить роздільно один зі членів інвентаризаційної комісії й матеріально відповідальна особа. Наприкінці робочого дня (або по закінченні перевагомі) дані цих відомостей звіряють, і вивірений підсумок вносять в опис. Акти обмірювань, технічні розрахунки й відомості схилів додають до опису.

Перевірка фактичної наявності майна провадиться при обяз тельном участі матеріально відповідальних осіб.

Інвентаризаційні описи можуть бути заповнені як з использ ванием коштів обчислювальної й іншої організаційної техніки, і ручним способом.

Описи заповнюються чорнилом або кульковою ручкою чітко і яси без помарок і підчищень.

Найменування инвентаризуемых цінностей і об'єктів, їхню кількість указують в описах по номенклатурі й в одиницях виміру, пр| нятых в обліку.

На кожній сторінці опису прописом указують число порядковь номерів матеріальних цінностей і загальна їхня кількість у натуральних! показниках, записаних на даній сторінці, поза залежністю від того, у яких одиницях виміру (штуках, кілограмах, метрах і т.д.) ці цінності показані.

Виправлення помилок провадиться у всіх екземплярах описів шляхом закреслювання неправильних записів і проставления над ними вірних. Виправлення повинні бути обговорені й підписані всіма членами інвентаризаційної комісії й матеріально відповідальними особами.

В описах не допускається залишати незаповнені рядки, на останніх сторінках незаповнені рядки прокреслюються. На останній сторінці опису повинна бути зроблена оцінка про проведення перевірки цін, таксування (множення кількості на ціну за одиницю) і підведенні підсумків за підписами осіб, що провадили цю перевірку.

Опису підписують всі члени інвентаризаційної комісії й матеріально відповідальні особи. Наприкінці опису матеріально відповідальні особи дають розписку, що підтверджує проведення комісією перевірки майна в їхній присутності, відсутність до членів комісії яких-небудь претензій і прийняття перерахованого в описі на відповідальне зберігання.

При перевірці фактичної наявності майна у випадку зміни матеріально відповідальних осіб принявший майно розписується в описі про одержання, а що здав - про здачу цього майна.

На майно, що перебуває на відповідальному зберіганні, орендоване або отримане для переробки, складаються окремі описи.

Якщо інвентаризація майна проводиться протягом декількох днів, то приміщення, де зберігаються матеріальні цінності, при догляді інвентаризаційної комісії повинні бути опечатані. Під час переры вов у роботі інвентаризаційних комісій (обідня перерва, нічний час, інші причини) опису повинні зберігатися в ящику (шафі, сейфі) у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.

Виявивши після інвентаризації помилки в описах, матеріально відповідальні особи повинні негайно (до відкриття складу, коморі, секції й т.п.) заявити про це голові інвентаризаційної комісії. Інвентаризаційна комісія здійснює перевірку зазначених фактів і у випадку їхнього підтвердження виправляє виявлені помилки у встановленому порядку.

Для оформлення інвентаризації необхідно застосовувати форми первинної облікової документації по інвентаризації майна й фінансових зобов'язань.

Форми документів по обліку результатів інвентаризації затверджені постановою Держкомстату РФ від 18 серпня 1998 р. № 88 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації по обліку касових операцій, по обліку результатів інвентаризації».

Зокрема, при інвентаризації робочої худоби й продуктивних тварин, птахів і пчелосемей, багаторічних насаджень і розплідників застосовуються форми, затверджені Міністерством сільського господарства й продовольства Російської Федерації для сільськогосподарських організацій.

По закінченні інвентаризації можуть проводитися контрольні перевірки правильності здійснення інвентаризації, у яких беруть участь члени інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальні особи обов'язково до відкриття складу, коморі, секції й т.п., де проводилася інвентаризація.

Результати контрольних перевірок правильності проведення інвентаризації оформляються актом (уніфікована форма ИНВ-24) і реєструються в книзі обліку контрольних перевірок правильності проведення інвентаризацій (уніфікована форма ИНВ-25).

Суми надлишків і недостач товарно-матеріальних цінностей у порівнювальних відомостях вказуються відповідно до їх оцінки в бухгалтерському обліку.

Для оформлення результатів інвентаризації можуть застосовуватися регістри, у яких об'єднані показники інвентаризаційних описів і порівнювальних відомостей.

На цінності, не приналежні організації, але значаться в бухгалтерському обліку'( щоперебувають на відповідальному зберіганні, орендовані, отримані для переробки), складаються окремі порівнювальні відомості.

Порівнювальні відомості можуть бути складені як з використанням коштів обчислювальної й іншої організаційної техніки, так і вручну.

Недостачі матеріальних цінностей, коштів і іншого майна, а також псування понад норми природних втрат ставляться на винних осіб; у тих випадках, коли винуватці не встановлені або в стягненні з винних осіб відмовлено судом, збитки від недостач і псування списуються на витрати виробництва й обігу в організації або зменшення фінансування (фондів) у бюджетної організації.

У документах, надаваних для оформлення списання недостач цінностей і псування понад норми природних втрат, повинні втримуватися рішення слідчих або судових органів, що підтверджують або відсутність винних осіб, або відмова на стягнення збитку з винних осіб, або висновок про факт псування цінностей, отримане від відділу технічного контролю або спеціалізованих організацій (інспекцій по якості й ін.).

Взаємний залік надлишків і недостач у результаті пересортицы може бути допущений тільки у вигляді виключення за той самий перевіряє период, що, у того самого особи, що перевіряє, відносно товарно-матеріальних цінностей того самого найменування й у тотожних кількостях.

Результати періодичної інвентаризації повинні бути відбиті в обліку й звітності того місяця, у якому була закінчена інвентаризація, а річний - у річному бухгалтерському звіті.

Дані інвентаризацій, проведених у звітному році, узагальнюються у відомості результатів, виявлених інвентаризацією.