2. Способи документального контролю

Іншим видом контролю є використання документів або записів на електронних носіях. Документи рідко служать для попередження шахрайства, зате вони незамінні для розслідування злодіяння, що вже відбулося. Так, банки для виявлення афер з боку своїх співробітників або клієнтів спеціально виготовляють фіктивні документи з незвичайними пунктами і відслідковують банківські рахунки своїх працівників. Більшість компаній вимагають для здійснення угод по купівлі-продажу документи типу нарядів-замовлень. Досконала система фінансової і бухгалтерської звітності є одночасно і формою документального контролю.

Процедура контролю повноти даних, що використовується в комп'ютерній системі, розроблена для посвідчення в тому, що всі первинні дані по господарських операціях введені і прийняті на обробку. Початкова реєстрація даних по цих операціях часто передбачає виконання ручних дій перед введенням даних по господарських операціях у комп'ютер, хоча в багатьох системах ручний етап не використається. У ручній системі процедури контролю розробляються для посвідчення в тому, що дані по всім господарським операціям, які відбулися, внесені в контрольний документ (звіт про одержання товару або документів на відвантаження) і зареєстровані. При відсутності відповідних процедур контролю повноти даних існує ймовірність втрати документів або їх неправильного сортування, що у свою чергу може призвести до неправильної реєстрації даних по господарських операціях. Незалежно від засобів обробки варто передбачати процедури контролю, що забезпечують коригування і повторний облік вибракованих позицій. Процедури контролю, що забезпечують повноту відображення даних по господарських операціях, здійснюються різними способами.

І. Відбувається нумерація всіх господарських операцій відразу після їх здійснення (або, бажано, попередня нумерація)та облік їх всіх після обробки.

1. У ручній системі нумерація документів являє собою бухгалтерську процедуру, а процедура контролю здійснюється для перевірки того, чи були дані по всіх пронумерованих документах оброблені повністю.

2. У комп'ютерній системі для перевірки послідовно пронумерованих документів і визначення відсутніх або задубльованих номерів з метою наступного проведення ручної обробки може бути проведена так звана комп'ютерна послідовна перевірка. Імовірність навмисного або випадкового перекручування нумерації може бути зменшена у випадку, якщо числова послідовність буде попередньо роздрукована. Якщо ризик неправильної нумерації вважається незначним, номер привласнюється документу одночасно з його заповненням.

ІІ. Проводиться перевірка обробки всіх даних шляхом застосування так званих «контрольних сум».

1. У ручній системі така перевірка здійснюється підсумовуванням документів, що належать до кожної групи, перед початком і після проведення обробки даних по операціях. Вважається, що обробка даних проведена правильно, якщо обидві суми однакові. Процедура контролю містить у собі порівняння двох сум, пошук і виправлення помилок, що стали причиною розбіжностей. Є різні види перевірки сум. Система подвійного контролю передбачає рівність між сумами дебету й кредиту.

2. У комп'ютерній системі така перевірка може бути проведена шляхом групування документів-джерел і з'ясування кількості документів у кожній групі.

3. Проводиться порівняння даних з різних джерел. Прикладом цього виду контролю може бути узгодження вхідних даних по господарських операціях у межах групи неупорядкованих документів (наприклад узгодження між накладними на одержання товарів і даними, занесеними у файл замовлень на покупку) з періодичним контролем або вручну, або за допомогою комп'ютера, щоб переконатися, що документ не був загублений у процесі обробки даних.

4. Визначається, чи була внесена в документи інформація по всіх господарських операцій. Так, при обліку вручну всі робочі години, що підлягають оплаті, повинні бути зазначені в табельному журналі; при цьому їх число повинно відповідати часу, за яке провадиться оплата конкретному працівникові.

5. Проводиться порівняння НДІ з показниками в первинних документах. Така методика часто використається для обліку НДІ в комп'ютеризованій системі, оскільки ці показники мають велике значення й відносно рідко змінюються.

Процедури контролю повноти даних також необхідні для посвідчення в тім, що інформація відображена правильно, а фінансові звіти, призначені для внутрішнього і зовнішнього користування, складені належним чином. Такі процедури контролю особливо важливі при надходженні даних у бухгалтерський регістр контрольних (синтетичних) рахунків із джерел, відмінних від тих регістрів, куди дані були внесені спочатку.

Процедури контролю, що стосуються повноти внесення змін у комп'ютерну систему обліку, розробляються для впевненості в тому, що дані по всіх господарських операціях були введені, прийняті на обробку і постійно поповнюються. У деяких випадках за допомогою процедур контролю змін можна простежити повноту їх внесення.

Процедури контролю необхідні для впевненості в тому, що дані по кожній господарській операції внесені в повному обсязі, на потрібний рахунок і в потрібний час. Точність у сумі і рахунку в більшості випадків досягається впровадженням процедур контролю за результатами розрахунків і класифікацією рахунків. У системах, де розрахунки ведуть вручну й ризик помилки при обробці даних по господарським операціям невеликий, періодично варто проводити подвійну перевірку із залученням особи, яка повторила б розрахунки і класифікувало рахунку.

У комп'ютеризованій системі обліку перевірка точності внесення даних проводиться для впевненості в тому, що дані правильно зареєстровані і введені в комп'ютер. Хоча процедури контролю звичайно використаються стосовно до даних, які впливають на залишки, наведені в облікових регістрах, такі відомості, як, наприклад, номер споживача або дата рахунку-фактури, також можуть стати предметом процедур контролю.

Для досягнення високої точності перевірки даних велике значення мають процедури контролю, які переконують, що дані по всіх господарських операціях занесені в потрібний час. Це передбачає наявність процедур визначення строків проведення операції. Зазначені процедури також дозволяють здійснити правильне «вибракування», тобто переконатися, що по всіх операціях дані зареєстровані і відображені в звітах за певні періоди часу. Так, дані по отриманих товарах перевіряють і реєструють у момент їхнього одержання. Звичайно документація по прийманню товарів рівняється з рахунками продавця. Такий підхід є частиною процедури контролю по перевірці своєчасності реєстрації даних по господарських операціях.

Різні процедури обробки даних, що проходять через систему бухгалтерського обліку, можуть забезпечувати можливість видачі «звітів по відхиленнях», які використаються управлінським персоналом у роботі. Такі звіти дозволяють впевнитися у відсутності деяких помилок. Наприклад, перше ніж кошти, що надійшли від покупців, будуть перераховані на відповідні рахунки, вони можуть бути порівняні з окремими рахунками покупців. Ціль перевірки на відповідність і складання «звіту по відхиленнях» складається в одержанні впевненості про наявність даних по всім відібраним для перевірки рахункам-фактурам. Співставлення накладних на відвантаження з рахунками на оплату і складання «звіту по відхиленнях» також свідчать про точність і законність господарських операцій із продажу. Крім того, як відзначалося вище, сам по собі контроль, проведений управлінським персоналом, і аналіз «звітів по відхиленнях» є важливими умовами ефективного контролю на підприємстві.