Тема 4. Процедури і методи внутрішнього контролю як складова частина системи внутрішнього контролю
1. Класифікація процедур і методів внутрішнього контролю.
2. Способи документального контролю.
3. Фізичні способи контролю.
1. Класифікація процедур і методів внутрішнього контролю.
Методи і процедури контролю є важливої складової системи контролю. Підприємцю, що діє без створення юридичної особи та є єдиним працівником на своєму підприємстві, особливі процедури контролю просто не потрібні - він навряд чи захоче обманювати самого себе і підводити замовників. Що стосується підприємств, що мають велику кількість найманих працівників, то в їх розпорядженні повинні бути такі методи і процедури контролю, які спонукували б персонал діяти відповідно до цілей керівників або власників цих підприємств. Крім того, при наявності подібних методів різко скорочуються можливості для здійснення і/або приховання шахрайства. Незважаючи на безліч видів діяльності підприємств, існує тільки п'ять типів методів контролю (рис. 8).
Рис. 8. Склад методів внутрішнього контролю
Різновидів же цих п'яти типів методів, тобто конкретних процедур, контролю дуже багато.
На відміну від заходів і процедур, що є частиною контрольного середовища і системи бухгалтерського обліку і відносящихся до всіх операцій, проведеним підприємством, спеціальні процедури внутрішнього контролю звичайно встановлюються для великих або ризикованих операцій. На склад процедур контролю впливають обсяг, ступінь складності і особливості видів діяльності підприємства, а також специфіка контрольного середовища і системи бухгалтерського обліку. Так, на великому підприємстві зі складними умовами обробки даних необхідно підготувати:
перелік продавців або споживачів;
умови відвантаження продукції;
процедури перевірки якості захисту комп'ютерних даних.
На невеликих підприємствах з відносно простими умовами обробки даних такі процедури контролю не завжди обов'язкові.
Підприємства досягають цілей контролю шляхом розробки і впровадження процедур контролю на різних рівнях організації і на різних рівнях обробки даних.
Деякі процедури контролю застосовні безпосередньо до господарських операцій, файлам даних, записам і активам. Ефективність таких процедур контролю збільшується, якщо проводиться їх регулярна перевірка і якщо розподіл функцій сприяє захисту активів і виключенню або виявленню помилок у фінансових документах. У комп'ютеризованих системах існують процедури контролю, звичайно називані загальними, що не мають відносин до окремих господарських операцій або файлів, але здійснюють значний вплив на весь цикл господарських операцій, на кілька циклів або на роботу підприємства в цілому.
При відсутності комп'ютерної обробки даних (КОД) всі процедури контролю, природно, виконуються вручну. При наявності КОД деякі процедури контролю здійснюються з використанням комп'ютерних програм. Такі процедури контролю одержали назву «програмувальні». Однією із програмувальних процедур контролю є порівняння за допомогою комп'ютера рахунків-фактур на придбання ТМЦ із файлами записів по отриманих товарах. Процедури контролю повинні охоплювати всю систему обробки даних, починаючи з первісної реєстрації інформації з господарських операцій і закінчуючи останніми записами по її зберіганню, занесеними в бухгалтерські регістри або зведеними у файли. При наявності комп'ютера необхідно сполучити програмувальні процедури контролю, що дозволяють складати звіти, і виконання вручну операцій, що мають відношення до таких звітів. Наприклад, перед оплатою рахунку продавця, що відбувається в певний термін, комп'ютерна програма може забезпечити перевірку всіх неоплачених рахунків-фактур на певну дату з використанням відповідного файлу. Якщо відповідність є, рахунки-фактури й звіти по отриманих рахунках-фактурах переходять у файл оплачених рахунків-фактур, після чого для продавця роздруковується платіжне доручення. Якщо відповідності немає або через відсутність інформації з одержання рахунків-фактур, або через розбіжності в даних, зазначених у переліку і рахунку-фактурі, комп'ютер не провадить роздруківки платіжного доручення, а замість цього видає відповідь: «відповідності немає».
Це свідчить про те, що або рахунок-фактура не зазначен у переліку отриманих рахунків-фактур, або немає відповідності між двома документами. Працівник, що перевіряє якість виконання бухгалтерського обліку, знімає питання, указуючи, що або товарно-матеріальні цінності не були отримані і, отже, звіт про їх одержання не складався, або дані не узгоджуються між собою і перерахування грошей продавцеві не здійснюється. Перевірка відповідності даних за допомогою комп'ютера і видача інформації з відсутності узгодження являють собою програмовані процедури контролю, а здійснення перевірки й видача висновку - ручні процедури контролю. Обидві операції необхідні для досягнення цілей, що переслідуються при перевірці. У цьому випадку ціль полягає в забезпеченні законного перерахування грошей продавцеві.
У комп'ютеризованих системах комп'ютерні програми можуть створити деякі документи без виконання яких-небудь робіт вручну. З використанням комп'ютера можуть бути, наприклад, проведені наступні операції: перенесення в журнал наступного місяця записів, зроблених у поточному місяці; анулювання попередньо оплачених рахунків за наступний місяць; оплата операційних видатків (орендна плата й т.п.).
Для забезпечення контролю дані, занесені в пам’ять комп'ютера і належні до обробки, повинні бути повними, точними, законними; параметри, умови і програми, що використаються для початку роботи з такими господарськими операціями, повинні оптимізуватися і підтримуватися на відповідному рівні.
Підприємства розробляють і впроваджують процедури контролю для того, щоб бути впевненими в законності здійснюваних господарських операцій, в тому, що інформація з них зареєстрована повністю та точно, що всі помилки в процесі ведення справ і реєстрації даних по них виявляються з максимальною швидкістю (незалежно від того, чи відбулася помилка при обробці даних по незаконних господарських операціях, чи полягає вона в неможливості провести обробку даних по законних операціях), що цілісність зареєстрованих даних по веденню фінансової діяльності забезпечена файлами комп'ютера або бухгалтерських книг і що доступ до активів і пов'язаних з ними документам обмежений. Це значить, що процедури контролю дають впевненість в тому, що цілі контролю, що полягають в забезпеченні повноти, точності, законності операцій, у захисті файлів і активів, були досягнуті і що системою бухгалтерського обліку видається надійна фінансова інформація. Підприємствам варто застосовувати різні способи досягнення зазначених цілей.
Сполучення атмосфери всеосяжного контролю, системи бухгалтерського обліку і різних варіантів сполучення п'яти методів контролю спрямовано на усунення і/або зменшення ймовірності здійснення шахрайства. Добре налагоджений контроль задає параметри прийому на роботу найбільш чесних співробітників, сприяє моделюванню й заохоченню їх належної поведінки, розумінню важливості виконуваної роботи і забезпечує такий документообіг, що ускладнює приховування шахрайства. Наведені вище п'ять методів контролю закривають перед потенційними шахраями доступ до цінностей, позбавляють їх можливості сховати сліди свого злочину і безкарно користуватися його плодами. Таким чином, три названих елементи є складової загальної структури системи внутрішнього контролю в будь-якій організації або на підприємстві.